Messagerie vocale
Créez des messages d’accueil professionnels et gérez vos messages grâce à la transcription, aux notifications et à un routage avancé
Aperçu
La messagerie vocale vous permet de ne jamais manquer de communications importantes, même lorsque vous ne pouvez pas répondre aux appels. Grâce au système de messagerie vocale d’OpenPhone, vous pouvez créer des messages d’accueil professionnels, recevoir des transcriptions automatiques et gérer vos messages efficacement sur tous vos appareils. Que vous ayez besoin de messages d’accueil différents pour les heures d’ouverture, de messages pour les jours fériés ou d’enregistrements propres à chaque service, la messagerie vocale assure l’accessibilité de votre entreprise en tout temps, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.Comprendre la messagerie vocale dans OpenPhone
Fonctionnement de la messagerie vocale
Lorsque les appels ne sont pas répondus :- L’appelant entend votre message d’accueil personnalisé
- Il laisse son message
- Le système transcrit l’audio
- Vous recevez des notifications sur tous vos appareils
- Le message est conservé dans le fil de conversation
Principales fonctionnalités
- Messages d’accueil personnalisés : Différents messages selon la situation
- Transcription automatique : Lisez les messages sans avoir à les écouter
- Filtrage des propos inappropriés : Transcriptions adaptées à un environnement professionnel
- Stockage illimité : Les messages sont conservés jusqu’à ce que vous les supprimiez
- Synchronisation sur plusieurs appareils : Accédez à vos messages vocaux où que vous soyez
- Notifications par courriel : Recevez les transcriptions dans votre boîte de réception
Configuration de la messagerie vocale
Ajouter à votre flux d’appels
- Ouvrez le concepteur de flux d’appels
- Faites glisser l’étape Messagerie vocale sur le canevas
- Placez-la après :
- Faire sonner les utilisateurs (en cas de non-réponse)
- Heures d’ouverture (en dehors des heures)
- Options du menu téléphonique
- Configurez le message d’accueil et les paramètres
Créez votre message d’accueil
Sélectionnez l’étape de messagerie vocale et choisissez votre méthode : Téléverser un fichier- Il s’agit d’un message d’accueil préenregistré que vous avez créé à l’extérieur d’OpenPhone
- Le fichier téléversé doit être au format MP3 ou WAV
- Écoutez-le avant de le téléverser pour vous assurer que la qualité audio est bonne
- Cliquez sur le bouton Enregistrer
- Utilisez le microphone de votre ordinateur ou de votre téléphone
- Prévisualisez pour vous assurer que le résultat vous convient
- Vous pouvez réenregistrer autant de fois que vous le souhaitez
- Saisissez le texte de votre message d’accueil
- Notre IA générera une voix professionnelle
- Solution rapide pour mettre à jour votre messagerie vocale pendant les vacances ou à tout autre moment
- Cela vous assure un ton et une clarté uniformes
La synthèse vocale est parfaite pour les messages d’accueil qui changent souvent, comme les horaires des fêtes ou les messages temporaires.
Configurer les paramètres
Activez des fonctionnalités supplémentaires :- Transcription de la messagerie vocale : Conversion automatique en texte
- Filtre de grossièretés : Nettoie les transcriptions
- Notifications par courriel : Transfert vers la boîte de réception
- Durée de la sonnerie : Définir le délai avant la messagerie vocale
Exemples de messages d’accueil professionnels
Message d’accueil d’affaires standard “Merci d’avoir appelé [Business Name]. Nous sommes actuellement en train d’aider d’autres clients. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et un court message, et nous vous rappellerons dans un délai d’un jour ouvrable.” Message en dehors des heures d’ouverture “Vous avez joint [Business Name]. Nos heures de bureau sont du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (heure de l’Est). Veuillez laisser un message et nous vous répondrons lors du prochain jour ouvrable. Pour les urgences, appuyez sur 0.” Message pour un département spécifique “Vous avez joint l’équipe [Department] de [Business Name]. Tous nos représentants sont présentement occupés. Laissez un message détaillé incluant votre numéro de compte, et nous vous rappellerons dans un délai de 4 heures.” Message pour les congés fériés “Joyeuses Fêtes de la part de [Business Name]! Nous serons fermés du [Date] au [Date]. Veuillez laisser un message et nous vous répondrons à notre retour. Pour toute urgence, écrivez-nous à cette adresse courriel.” Boîte vocale personnelle “Bonjour, vous avez joint [Name] chez [Business Name]. Je suis soit en ligne avec un autre appel, soit absent de mon bureau. Laissez un message et je vous rappellerai dès que possible.”Besoin de plus d’inspiration? Consultez 45 exemples de messages de boîte vocale professionnelle pour des scripts adaptés à votre secteur.
Gestion des paramètres de la messagerie vocale
Sur le web/ordinateur
- Allez dans Paramètres → Numéros de téléphone
- Sélectionnez le numéro à configurer
- Faites défiler jusqu’à la section Messagerie vocale
- Configurez :
- Choix du message d’accueil
- Paramètres de transcription
- Filtre de propos inappropriés
- Durée de la sonnerie
Sur mobile
- Touchez l’icône des paramètres ⚙️
- Touchez Gérer à côté des numéros de téléphone
- Sélectionnez votre numéro
- Touchez Messagerie vocale
- Enregistrez ou importez un message d’accueil
- Le message d’accueil sélectionné affiche une coche violette ✔️
Stratégies avancées pour la messagerie vocale
Messages selon l’horaire
Adaptez vos messages selon les heures d’ouverture :- Pendant les heures d’ouverture : Message d’accueil bref et professionnel
- En dehors des heures d’ouverture : Informations détaillées avec délai de retour d’appel
- Fins de semaine : Message spécial pour la fin de semaine
- Jours fériés : Dates de fermeture et contacts d’urgence
Acheminement par service
Créez des boîtes vocales dédiées :Options linguistiques
Servez une clientèle multilingue :- Message d’accueil principal dans la langue par défaut
- Menu téléphonique pour choisir la langue
- Boîtes vocales selon la langue sélectionnée
- Transcriptions dans la langue détectée
Gestion des débordements
Lorsque l’équipe est à pleine capacité :Fonctionnalités de la messagerie vocale
Précision de la transcription
Améliorez la qualité des transcriptions :- Un message d’accueil clair incite les appelants à parler distinctement
- Demandez d’épeler le nom pour plus de précision
- Activez le filtre de langage inapproprié pour un texte plus soigné
- Passez en revue et corrigez les transcriptions importantes
Paramètres de durée de la sonnerie
Personnalisez le moment où la messagerie vocale s’active :- Par défaut : 30 secondes
- Messagerie vocale rapide : 15 à 20 secondes
- Sonnerie prolongée : 45 à 60 secondes
- Par groupe : Durées différentes selon les groupes de sonnerie
Filtrage du langage inapproprié
Assurez-vous que les transcriptions demeurent professionnelles :- Allez dans Paramètres → Numéros de téléphone
- Sélectionnez votre numéro
- Faites défiler jusqu’à la section Messagerie vocale
- Activez Filtrer le langage inapproprié
Accès aux messages vocaux
Dans les fils de discussion
Tous les messages vocaux apparaissent dans la discussion correspondante :- Lecteur audio pour l’écoute
- Transcription complète affichée dessous
- Option de téléchargement pour archivage
- Horodatage et durée
Notifications
Restez au courant des nouveaux messages :- Icônes de badge : Nombre de messages non lus dans la boîte de réception
- Notifications push : Alertes mobiles
- Transferts par courriel : Transcriptions envoyées par courriel
- Intégration à Slack : Notifications pour l’équipe
Mode Ne pas déranger
Envoyez les appels directement à la messagerie vocale :- Définir la durée : 30 min, 1 heure, 8 heures ou durée personnalisée
- Les textos sont toujours reçus normalement
- Les notifications de messages vocaux continuent
- N’affecte pas les numéros partagés
Stockage et conservation
Stockage des messages
- Durée : Indéfinie (jusqu’à suppression)
- Emplacement : Dans les fils de discussion
- Sauvegarde : Stockage automatique infonuagique
- Exportation : Disponible par exportation des données
Après l’annulation
- Messages conservés pendant 14 jours
- Exportez vos données avant d’annuler
- Téléchargez les messages vocaux importants
- Demandez une exportation complète des données au besoin
Options d’intégration
Notifications par courriel
Recevez les messages vocaux directement dans votre boîte de réception :- Configurez l’intégration par courriel
- Choisissez les notifications de messages vocaux
- Transcriptions incluses
- Plusieurs destinataires pris en charge
Webhooks et API
Automatisez la gestion des messages vocaux :- Déclenchez des mises à jour dans le CRM
- Créez des billets de soutien
- Envoyez vers des services de traduction
- Archivez dans le nuage
Collaboration en équipe
Gérez les messages vocaux en équipe :- Accès partagé au numéro
- Commentaires internes sur les messages
- Attribution aux membres de l’équipe
- Suivi du statut (terminé/en attente)
Conseils d’enregistrement
Qualité professionnelle
Créez des messages d’accueil clairs et efficaces :- Environnement silencieux : Aucun bruit de fond
- Parlez lentement : Articulation claire
- Ton amical : Chaleureux tout en restant professionnel
- Message concis : Idéalement de 20 à 30 secondes
Bonnes pratiques pour le script
- Mentionnez le nom de l’entreprise dès le début
- Indiquez à quoi s’attendre pour un retour d’appel
- Demandez les renseignements essentiels
- Proposez d’autres moyens de contact (courriel, site web)
- Remerciez l’appelant pour son message
Mises à jour régulières
Gardez vos messages d’accueil à jour :- Révisez-les chaque mois
- Mettez-les à jour pour les jours fériés
- Ajustez-les selon les changements d’horaire
- Retirez les informations périmées
FAQ
Quelle est la durée maximale des messages vocaux?
Quelle est la durée maximale des messages vocaux?
Les appelants peuvent laisser des messages d’une durée maximale de 3 minutes. Cela permet de donner suffisamment de temps pour des messages détaillés tout en évitant les enregistrements trop longs.
Puis-je avoir des messages vocaux différents selon l’appelant?
Puis-je avoir des messages vocaux différents selon l’appelant?
Pas directement, mais vous pouvez utiliser des menus téléphoniques pour diriger différents types d’appelants vers différentes boîtes vocales, chacune avec son propre message d’accueil.
Les transcriptions de messages vocaux sont-elles précises?
Les transcriptions de messages vocaux sont-elles précises?
Les transcriptions sont généralement précises, mais il peut y avoir des erreurs avec les noms, les termes techniques ou les accents. L’audio est toujours disponible pour vérification.
Puis-je transférer mes messages vocaux par courriel?
Puis-je transférer mes messages vocaux par courriel?
Oui, vous pouvez configurer des notifications par courriel pour recevoir des alertes de messages vocaux avec les transcriptions. Le fichier audio peut être consulté en vous connectant à OpenPhone.
Que se passe-t-il avec les messages vocaux si je supprime une conversation?
Que se passe-t-il avec les messages vocaux si je supprime une conversation?
La suppression d’une conversation retire définitivement tous les messages, y compris les messages vocaux. Téléchargez les messages importants avant de supprimer une conversation.
Les appelants peuvent-ils passer mon message d’accueil?
Les appelants peuvent-ils passer mon message d’accueil?
La plupart des appelants peuvent appuyer sur # pour passer directement au bip d’enregistrement, bien que cela dépende de leur fournisseur. Gardez vos messages d’accueil courts dans tous les cas.
Comment puis-je récupérer des messages vocaux supprimés?
Comment puis-je récupérer des messages vocaux supprimés?
Une fois supprimés, les messages vocaux ne peuvent pas être récupérés. Téléchargez toujours les messages importants avant de les supprimer d’une conversation.
Puis-je utiliser la messagerie vocale comme service de réponse téléphonique?
Puis-je utiliser la messagerie vocale comme service de réponse téléphonique?
Oui, vous pouvez configurer des messages d’accueil détaillés qui fournissent de l’information, puis utiliser les transcriptions et les notifications pour répondre rapidement aux messages.