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Aperçu

La messagerie vocale vous permet de ne jamais manquer de communications importantes, même lorsque vous ne pouvez pas répondre aux appels. Grâce au système de messagerie vocale d’OpenPhone, vous pouvez créer des messages d’accueil professionnels, recevoir des transcriptions automatiques et gérer vos messages efficacement sur tous vos appareils. Que vous ayez besoin de messages d’accueil différents pour les heures d’ouverture, de messages pour les jours fériés ou d’enregistrements propres à chaque service, la messagerie vocale assure l’accessibilité de votre entreprise en tout temps, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

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Comprendre la messagerie vocale dans OpenPhone

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Fonctionnement de la messagerie vocale

Lorsque les appels restent sans réponse :
  1. L’appelant entend votre message d’accueil personnalisé
  2. Il enregistre son message
  3. Le système transcrit l’audio
  4. Vous recevez des notifications sur tous vos appareils
  5. Le message est conservé dans le fil de conversation

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Fonctionnalités clés

  • Messages d’accueil personnalisés : Messages adaptés à différents scénarios
  • Transcription automatique : Lisez les messages sans avoir à écouter
  • Filtrage des grossièretés : Transcriptions nettoyées pour un milieu professionnel
  • Stockage illimité : Messages conservés jusqu’à ce que vous les supprimiez
  • Synchronisation multiappareil : Accédez à vos messages vocaux partout
  • Notifications par courriel : Recevez les transcriptions dans votre boîte de réception

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Configuration de la messagerie vocale

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Ajouter à votre flux d’appels

  1. Ouvrez l’éditeur de flux d’appels
  2. Faites glisser l’étape Messagerie vocale sur la zone de travail
  3. Placez-la après :
    • Faire sonner les utilisateurs (si aucune réponse)
    • Heures d’ouverture (en dehors des heures)
    • Options du menu téléphonique
  4. Configurez le message d’accueil et les paramètres
Configuration de la messagerie vocale dans l’éditeur de flux d’appels

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Créer votre message d’accueil

Sélectionnez l’étape de messagerie vocale et choisissez votre méthode : Téléverser un fichier
  • Message d’accueil préenregistré créé à l’extérieur d’OpenPhone
  • Le fichier téléversé doit être en MP3 ou WAV
  • Écoutez-le avant le téléversement pour vous assurer d’une haute qualité audio
Enregistrer dans OpenPhone
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer
  • Utilisez le microphone de votre ordinateur ou celui de votre téléphone
  • Prévisualisez pour confirmer que le résultat vous convient
  • Réenregistrez autant de fois que vous le voulez
Synthèse vocale (texte en parole)
  • Saisissez le texte de votre message d’accueil
  • Notre IA générera une voix professionnelle
  • Méthode rapide pour un message à jour pendant les congés ou en tout autre temps
  • Vous assurera un ton et une clarté uniformes
La synthèse vocale est idéale pour les messages qui changent souvent, comme les horaires des jours fériés ou les messages temporaires.

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Configurer les paramètres

Activez des fonctionnalités supplémentaires :
  • Transcrire la messagerie vocale : conversion automatique en texte
  • Filtre des grossièretés : nettoie les transcriptions
  • Notifications par courriel : transférer vers la boîte de réception
  • Durée de la sonnerie : définir le délai avant la messagerie vocale

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Exemples de salutations professionnelles

Salutation d’affaires standard “Merci d’avoir appelé [Business Name]. Nous aidons actuellement d’autres clients. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et un bref message, et nous vous rappellerons d’ici un jour ouvrable.” Salutation après les heures d’ouverture “Vous avez joint [Business Name]. Nos heures de bureau sont du lundi au dimanche, de 9 h à 17 h (HE). Veuillez laisser un message et nous vous répondrons le prochain jour ouvrable. En cas d’urgence, appuyez sur 0.” Salutation propre à un service “Vous avez joint l’équipe [Department] de [Business Name]. Tous nos représentants sont actuellement occupés. Laissez un message détaillé incluant votre numéro de compte, et nous vous rappellerons dans les 4 heures.” Salutation pour les Fêtes “Joyeuses Fêtes de la part de [Business Name]! Nous sommes fermés du [Date] au [Date]. Veuillez laisser un message et nous vous répondrons à notre retour. Pour les demandes urgentes, écrivez-nous à cette adresse.” Messagerie vocale personnelle “Bonjour, vous avez joint [Name] de [Business Name]. Je suis actuellement en ligne avec un autre appel ou loin de mon poste. Laissez un message et je vous rappellerai dès que possible.”
Besoin de plus d’inspiration? Consultez 45 Professional Voicemail Greeting Examples pour des scripts propres à votre secteur.

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Gestion des paramètres de messagerie vocale

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Sur le Web/ordinateur de bureau

  1. Accédez à Paramètres → Numéros de téléphone
  2. Sélectionnez le numéro à configurer
  3. Faites défiler jusqu’à la section Messagerie vocale
  4. Configurez :
    • Sélection du message d’accueil
    • Paramètres de transcription
    • Filtre de langage vulgaire
    • Durée de la sonnerie

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Sur mobile

  1. Touchez l’icône d’engrenage des paramètres ⚙️
  2. Touchez Gérer à côté de Numéros de téléphone
  3. Sélectionnez votre numéro
  4. Touchez Messagerie vocale
  5. Enregistrez ou importez un message d’accueil
  6. Le message d’accueil sélectionné affiche une coche violette ✔️

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Stratégies avancées pour la messagerie vocale

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Messages selon l’horaire

Utilisez les heures d’ouverture pour diffuser différents messages :
  • Pendant les heures d’ouverture : message bref et professionnel
  • Après les heures d’ouverture : renseignements détaillés avec délai de retour
  • Fins de semaine : message spécial de fin de semaine
  • Jours fériés : dates de fermeture et contacts d’urgence

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Routage par service

Créez des boîtes vocales spécifiques : 
Menu téléphonique (SVI/IVR) → Sélection du service → Boîte vocale spécifique
  Ventes → Boîte vocale Ventes
  Support → Boîte vocale Support avec info sur le SLA
  Facturation → Boîte vocale Facturation avec options de paiement

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Options linguistiques

Servez une clientèle multilingue :
  1. Message d’accueil principal dans la langue principale
  2. Menu téléphonique pour la sélection de la langue
  3. Boîtes vocales propres à chaque langue
  4. Transcriptions dans la langue détectée

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Gestion du débordement

Lorsque l’équipe est à pleine capacité : 
Faire sonner les utilisateurs (30 s) → Diffuser un message → Boîte vocale
« Tous nos représentants sont occupés. Votre appel est important… »

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Fonctionnalités de la messagerie vocale

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Précision de la transcription

Améliorez la qualité des transcriptions :
  • Un message d’accueil clair incite les appelants à parler distinctement
  • Demandez d’épeler le nom pour plus de précision
  • Activez le filtre de vulgarité pour un texte plus propre
  • Passez en revue et corrigez les transcriptions importantes

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Réglages de la durée de sonnerie

Personnalisez le moment où la messagerie vocale s’active :
  • Par défaut : 30 secondes
  • Acheminement rapide vers la messagerie vocale : 15 à 20 secondes
  • Sonnerie prolongée : 45 à 60 secondes
  • Par groupe : durées différentes selon les groupes de sonnerie
Configuration de la durée de sonnerie

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Filtrage de la vulgarité

Assurez des transcriptions professionnelles :
  1. Allez à Settings → Phone numbers
  2. Sélectionnez votre numéro
  3. Faites défiler jusqu’à la section Messagerie vocale
  4. Activez Filter profanity

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Accéder aux messages vocaux

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Dans les fils de conversation

Tous les messages vocaux apparaissent dans le fil de conversation concerné :
  • Lecteur audio pour l’écoute
  • Transcription complète en dessous
  • Option de téléchargement pour l’archivage
  • Horodatage et durée

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Notifications

Restez informé des nouveaux messages :
  • Icônes de badge : Nombre de non lus dans la boîte de réception
  • Notifications push : Alertes mobiles
  • Transferts par courriel : Transcriptions par courriel
  • Intégration à Slack : Notifications d’équipe

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Mode Ne pas déranger

Envoyez les appels directement à la messagerie vocale :
  • Définir la durée : 30 min, 1 heure, 8 heures ou personnalisée
  • Les textos continuent d’être reçus normalement
  • Les notifications de messagerie vocale se poursuivent
  • N’affecte pas les numéros partagés

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Stockage et conservation

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Stockage des messages

  • Durée : Indéfinie (jusqu’à suppression)
  • Emplacement : Dans les fils de discussion
  • Sauvegarde : Stockage infonuagique automatique
  • Exportation : Disponible via l’exportation des données

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Après l’annulation

  • Messages garantis pendant 14 jours
  • Exportez les données avant d’annuler
  • Téléchargez les messages vocaux importants
  • Demandez une exportation complète des données au besoin

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Options d’intégration

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Notifications par courriel

Recevez les messages vocaux dans votre boîte de réception :
  1. Configurer l’intégration par courriel
  2. Sélectionner les notifications de messagerie vocale
  3. Transcriptions incluses
  4. Plusieurs destinataires pris en charge

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Webhooks et API

Automatisez la gestion des messages vocaux :
  • Déclencher des mises à jour du CRM
  • Créer des billets de support
  • Envoyer à des services de traduction
  • Archiver dans un stockage infonuagique

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Collaboration d’équipe

Partagez la gestion des messages vocaux :
  • Accès au numéro partagé
  • Commentaires internes sur les messages
  • Attribution aux membres de l’équipe
  • Suivi de l’état (terminé/en attente)

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Conseils d’enregistrement

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Qualité professionnelle

Créez des messages d’accueil clairs et efficaces :
  • Environnement calme : aucun bruit de fond
  • Parlez lentement : articulation claire
  • Ton amical : chaleureux, mais professionnel
  • Message bref : idéalement 20 à 30 secondes

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Bonnes pratiques de script

  • Indiquez immédiatement le nom de l’entreprise
  • Établissez les attentes en matière de rappel
  • Demandez les renseignements essentiels
  • Proposez des options (courriel, site web)
  • Remerciez l’appelant pour son message

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Mises à jour régulières

Gardez les messages d’accueil à jour :
  • Passez en revue chaque mois
  • Mettez à jour pour les jours fériés
  • Tenez compte des changements d’horaire
  • Supprimez l’information désuète

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FAQ