Aperçu

La messagerie vocale vous permet de ne jamais manquer de communications importantes, même lorsque vous ne pouvez pas répondre aux appels. Avec Quo, l’ancien système de messagerie vocale d’OpenPhone, vous pouvez créer des messages d’accueil professionnels, recevoir des transcriptions automatiques et gérer efficacement vos messages sur tous vos appareils. Que vous ayez besoin de messages d’accueil différents pour les heures d’ouverture, de messages pour les jours fériés ou d’enregistrements propres à un service, la messagerie vocale garde votre entreprise accessible 24 h/24, 7 j/7.

Comprendre la boîte vocale dans Quo

Fonctionnement de la boîte vocale

Lorsque les appels restent sans réponse :
  1. L’appelant entend votre message d’accueil personnalisé
  2. Il enregistre son message
  3. Le système transcrit le message audio
  4. Vous recevez des notifications sur tous vos appareils
  5. Le message est enregistré dans le fil de conversation

Fonctionnalités clés

  • Messages d’accueil personnalisés : Messages différents selon le contexte
  • Transcription automatique : Lisez les messages sans écouter
  • Filtrage des grossièretés : Transcriptions épurées pour des environnements professionnels
  • Stockage illimité dans le temps : Messages conservés jusqu’à leur suppression
  • Synchronisation multiappareil : Accédez à vos messages vocaux partout
  • Notifications par courriel : Recevez les transcriptions dans votre boîte de réception

Configuration de la boîte vocale

Ajouter à votre flux d’appels

  1. Ouvrez l’éditeur de flux d’appels
  2. Faites glisser l’étape Boîte vocale sur la zone de travail
  3. Placez-la après :
    • Faire sonner les utilisateurs (si aucune réponse)
    • Heures d’ouverture (en dehors des heures)
    • Options du menu téléphonique
  4. Configurez le message d’accueil et les paramètres
Configuration de la boîte vocale dans l’éditeur de flux d’appels

Créez votre message d’accueil

Sélectionnez l’étape de messagerie vocale et choisissez votre méthode : Téléverser un fichier
  • Il s’agit d’un message d’accueil préenregistré que vous avez créé à l’extérieur de Quo
  • Le fichier téléversé doit être en MP3 ou en WAV
  • Écoutez-le avant de le téléverser pour vous assurer que l’audio est de haute qualité
Enregistrer dans Quo
  • Cliquez sur le bouton Record
  • Utilisez le microphone de votre ordinateur ou celui de votre téléphone
  • Préécoutez pour vous assurer que le résultat vous convient
  • Vous pouvez réenregistrer autant de fois que vous le souhaitez
Synthèse vocale
  • Saisissez le texte de votre message d’accueil
  • Notre IA générera une voix professionnelle
  • Façon rapide de mettre à jour votre messagerie vocale pendant les Fêtes ou à tout autre moment
  • Cela vous offrira un ton et une clarté uniformes
La synthèse vocale est parfaite pour les messages d’accueil qui changent souvent, comme les heures des Fêtes ou les messages temporaires.

Configurer les paramètres

Activez des fonctionnalités supplémentaires :
  • Transcription de la messagerie vocale : Conversion automatique en texte
  • Filtre de grossièretés : Nettoie les transcriptions
  • Notifications par courriel : Transfert vers la boîte de réception
  • Durée de sonnerie : Définissez le délai avant la messagerie vocale

Exemples de messages d’accueil professionnels

Message d’accueil standard “Merci d’avoir appelé [Business Name]. Nous aidons actuellement d’autres clients. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et un bref message, et nous vous rappellerons dans un délai d’un jour ouvrable.” Message d’accueil en dehors des heures d’ouverture “Vous avez rejoint [Business Name]. Nos heures de bureau sont du lundi au dimanche, de 9 h à 17 h (HE). Veuillez laisser un message et nous vous répondrons le prochain jour ouvrable. En cas d’urgence, appuyez sur 0.” Message d’accueil pour un service “Vous avez joint l’équipe [Department] de [Business Name]. Tous nos représentants sont présentement occupés. Laissez un message détaillé incluant votre numéro de compte, et nous vous rappellerons dans les 4 heures.” Message d’accueil pour les Fêtes “Joyeuses Fêtes de la part de [Business Name]! Nous serons fermés du [Date] au [Date]. Veuillez laisser un message et nous vous répondrons à notre retour. Pour les demandes urgentes, écrivez-nous à cette adresse.” Boîte vocale personnelle “Bonjour, vous avez rejoint [Name] de [Business Name]. Je suis soit en ligne avec un autre appel, soit loin de mon poste. Laissez un message et je vous recontacterai dès que possible.”
Besoin de plus d’inspiration? Consultez 45 Professional Voicemail Greeting Examples pour des scripts adaptés à votre secteur.

Gestion des paramètres de la messagerie vocale

Sur le Web/ordinateur

  1. Allez à SettingsPhone numbers
  2. Sélectionnez le numéro à configurer
  3. Faites défiler jusqu’à la section Voicemail
  4. Configurez :
    • Sélection du message d’accueil
    • Paramètres de transcription
    • Filtre de grossièretés
    • Durée de la sonnerie

Sur mobile

  1. Touchez l’icône des paramètres ⚙️
  2. Touchez Gérer à côté des numéros de téléphone
  3. Sélectionnez votre numéro
  4. Touchez Messagerie vocale
  5. Enregistrez ou importez un message d’accueil
  6. Le message d’accueil sélectionné affiche une coche violette ✔️

Stratégies avancées de messagerie vocale

Salutations selon l’horaire

Utilisez les heures d’ouverture pour adapter vos messages :
  • Pendant les heures d’ouverture : Salutation brève et professionnelle
  • Après les heures d’ouverture : Informations détaillées avec délai de réponse
  • Fin de semaine : Message spécial pour la fin de semaine
  • Jours fériés : Dates de fermeture et coordonnées pour urgences

Routage par service

Créez des boîtes vocales spécifiques :
Menu téléphonique → Sélection du service → Messagerie vocale spécifique
  Ventes → Messagerie vocale des ventes
  Soutien → Messagerie vocale du soutien avec info ANS
  Facturation → Messagerie vocale de la facturation avec options de paiement

Options linguistiques

Servez une clientèle multilingue :
  1. Message d’accueil principal dans la langue par défaut
  2. Menu téléphonique pour choisir la langue
  3. Boîtes de messagerie vocale propres à chaque langue
  4. Transcriptions dans la langue détectée

Gestion des débordements

Lorsque l’équipe est à pleine capacité :
Faire sonner les utilisateurs (30 sec) → Diffuser le message → Boîte vocale
« Tous nos représentants sont occupés. Votre appel nous tient à cœur... »

Fonctions de la messagerie vocale

Précision de la transcription

Améliorez la qualité des transcriptions :
  • Un message d’accueil clair incite les appelants à parler distinctement
  • Demandez d’épeler le nom pour plus d’exactitude
  • Activez le filtre de grossièretés pour un texte plus propre
  • Passez en revue et corrigez les transcriptions importantes

Paramètres de durée de sonnerie

Personnalisez le moment où la messagerie vocale s’active :
  • Par défaut : 30 secondes
  • Acheminement rapide vers la messagerie : 15 à 20 secondes
  • Sonnerie prolongée : 45 à 60 secondes
  • Par groupe : Durées différentes selon les groupes de sonnerie
Configuration de la durée de sonnerie

Filtrage des grossièretés

Gardez des transcriptions professionnelles :
  1. Allez à SettingsPhone numbers
  2. Sélectionnez votre numéro
  3. Faites défiler jusqu’à la section Voicemail
  4. Activez Filter profanity

Accès aux messages vocaux

Dans les fils de conversation

Tous les messages vocaux s’affichent dans la conversation correspondante :
  • Lecteur audio pour l’écoute
  • Transcription complète en dessous
  • Option de téléchargement pour l’archivage
  • Horodatage et durée

Notifications

Restez au courant des nouveaux messages :
  • Badges : Nombre de messages non lus dans la boîte de réception
  • Notifications push : Alertes sur mobile
  • Transferts par courriel : Transcriptions envoyées par courriel
  • Intégration à Slack : Notifications pour l’équipe

Mode Ne pas déranger

Envoyer les appels directement à la messagerie vocale :
  • Définir la durée : 30 min, 1 heure, 8 heures ou personnalisée
  • Les textos sont toujours reçus normalement
  • Les notifications de messagerie vocale continuent
  • N’affecte pas les numéros partagés

Stockage et rétention

Stockage des messages

  • Durée : Indéfinie (jusqu’à suppression)
  • Emplacement : Dans les fils de conversation
  • Sauvegarde : Stockage infonuagique automatique
  • Exportation : Disponible dans l’exportation des données

Après l’annulation

  • Messages conservés pendant 14 jours
  • Exportez vos données avant d’annuler
  • Téléchargez les messages vocaux importants
  • Demandez, au besoin, une exportation complète de vos données

Options d’intégration

Notifications par courriel

Recevez vos messages vocaux dans votre boîte de réception :
  1. Configurez l’intégration par courriel
  2. Sélectionnez les notifications de messages vocaux
  3. Transcriptions incluses
  4. Plusieurs destinataires pris en charge

Webhooks et API

Automatisez la gestion des messages vocaux :
  • Déclenchez des mises à jour du CRM
  • Créez des tickets de support
  • Envoyez vers des services de traduction
  • Archivez dans le nuage

Collaboration d’équipe

Gestion partagée de la messagerie vocale :
  • Accès au numéro partagé
  • Commentaires internes sur les messages
  • Attribution aux membres de l’équipe
  • Suivi de l’état (terminé/en attente)

Conseils pour l’enregistrement

Qualité professionnelle

Créez des messages d’accueil clairs et efficaces :
  • Environnement calme : aucun bruit de fond
  • Parlez lentement : articulation claire
  • Ton convivial : chaleureux, mais professionnel
  • Message bref : idéalement 20 à 30 secondes

Bonnes pratiques pour les scripts

  • Indiquez immédiatement le nom de votre entreprise
  • Établissez les attentes quant au rappel
  • Demandez les renseignements clés
  • Proposez d’autres moyens de contact (courriel, site Web)
  • Remerciez l’appelant pour son message

Mises à jour régulières

Gardez les messages d’accueil à jour :
  • Révisez-les chaque mois
  • Mettez-les à jour pour les jours fériés
  • Adaptez-les aux changements d’horaire
  • Supprimez les informations obsolètes

FAQ