Lire un message audio
Partagez des messages enregistrés, des annonces et des renseignements avec les appelants à tout moment dans votre flux d’appels
Aperçu
La fonction de lecture audio vous permet de partager des messages préenregistrés avec les appelants sans qu’un membre de l’équipe ait à intervenir. Que vous ayez besoin d’annoncer les heures d’ouverture pendant les jours fériés, de fournir des renseignements souvent demandés ou de transmettre des mises à jour importantes, les messages audio assurent une communication uniforme et professionnelle en tout temps.Comprendre la lecture audio
Fonctionnement
La lecture audio est une étape du flux d’appels qui :- Diffuse votre message personnalisé à l’appelant
- Attend que le message soit entièrement diffusé
- Passe à l’étape suivante de votre flux (ou met fin à l’appel)
Cas d’utilisation courants
- Annonces de jours fériés : Informer des fermetures spéciales
- Changements temporaires : Communiquer des modifications d’horaire
- Informations sur l’entreprise : Fournir les heures d’ouverture, l’emplacement, les indications
- Réponses aux questions fréquentes : Répondre automatiquement aux questions courantes
- Avis d’urgence : Transmettre des mises à jour urgentes
- Messages de bienvenue : Accueillir les appelants avant le transfert
Configuration de la lecture audio
Ajoutez à votre flux d’appels
- Ouvrez le concepteur de flux d’appels
- Faites glisser l’étape Lire un audio sur votre canevas
- Placez-la de façon stratégique :
- Après l’appel entrant (accueil)
- Comme option dans le menu téléphonique (information)
- Après la sonnerie des utilisateurs (en cas de non-réponse)
- Dans le parcours hors des heures d’ouverture (annonces)
Configurez votre audio
Sélectionnez l’étape de lecture audio et choisissez votre méthode :Téléverser un fichier
- Formats pris en charge : MP3, WAV
- Messages professionnels préenregistrés
- Musique ou effets sonores
- Contenu déjà existant
Enregistrer dans OpenPhone
- Cliquez sur le bouton Enregistrer
- Utilisez le microphone de votre ordinateur
- Écoutez un aperçu avant d’enregistrer
- Réenregistrez au besoin
Synthèse vocale
- Saisissez votre message
- Une voix professionnelle alimentée par l’IA le lit
- Mises à jour et modifications rapides
- Ton et rythme uniformes
La synthèse vocale est parfaite pour les messages qui changent souvent, comme les horaires des fêtes ou les annonces temporaires.
Modèles de messages courants
Fermeture pour les fêtes
“Merci d’avoir appelé [Business Name]. Nous sommes fermés à l’occasion de [Holiday] et rouvrirons le [Date]. Pour toute urgence, veuillez écrire à [email protected]. Passez de joyeuses fêtes!”Horaire temporaire
“Bienvenue chez [Business Name]. Veuillez prendre note de notre horaire temporaire : [New Schedule]. Nous sommes désolés des inconvénients et avons hâte de vous servir.”Interruption de service
“Nous éprouvons actuellement des difficultés techniques avec notre [Service]. Notre équipe travaille à régler le problème. Veuillez rappeler dans [Timeframe] ou écrire à [email protected].”Déménagement
“[Business Name] a déménagé! Venez nous voir à notre nouvelle adresse : [Address]. Notre numéro de téléphone et nos heures d’ouverture restent les mêmes. Au plaisir de vous accueillir.”Informations fréquemment demandées
“Notre promotion en cours offre 20 % de rabais sur tous les services jusqu’au [Date]. Aucun rendez-vous n’est requis. Visitez notre site Web pour tous les détails et exclusions.”FAQ
Quels formats audio sont pris en charge ?
Quels formats audio sont pris en charge ?
OpenPhone prend en charge les fichiers MP3 et WAV pour l’audio téléversé. Pour de meilleurs résultats, utilisez le format MP3 avec des débits standards (128 à 192 kbps).
Y a-t-il une limite de temps pour les messages audio ?
Y a-t-il une limite de temps pour les messages audio ?
Bien qu’il n’y ait pas de limite stricte, il est préférable de garder les messages sous la barre des 60 secondes. Les appelants pourraient raccrocher si les messages sont trop longs.
Puis-je utiliser de la musique de fond ?
Puis-je utiliser de la musique de fond ?
Oui, mais assurez-vous d’avoir les droits nécessaires pour toute musique utilisée. Gardez le volume bas afin que le message demeure clair. Pensez à des options libres de droits.
Comment puis-je mettre à jour les messages rapidement ?
Comment puis-je mettre à jour les messages rapidement ?
Utilisez la synthèse vocale pour les messages qui changent fréquemment. Vous pouvez modifier le texte et republier votre flux d’appels en quelques secondes.
Différents numéros peuvent-ils avoir des messages différents ?
Différents numéros peuvent-ils avoir des messages différents ?
Oui, chaque numéro de téléphone possède son propre flux d’appels, ce qui vous permet de personnaliser les messages audio pour chaque numéro individuellement.
Que se passe-t-il après la lecture de l’audio ?
Que se passe-t-il après la lecture de l’audio ?
C’est vous qui décidez ! Configurez l’étape suivante : terminer l’appel, diriger vers la boîte vocale, retourner au menu ou poursuivre avec une autre action.
Puis-je faire jouer plusieurs messages à la suite ?
Puis-je faire jouer plusieurs messages à la suite ?
Oui, ajoutez plusieurs étapes de lecture audio consécutives. Toutefois, tenez compte de la patience des appelants : trop de messages pourraient entraîner des raccrochages.
Les messages sont-ils lus lors des appels sortants ?
Les messages sont-ils lus lors des appels sortants ?
Non, les étapes de lecture audio fonctionnent uniquement pour les appels entrants dans votre flux d’appels. Les appels sortants se connectent directement.