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Aperçu

Les menus téléphoniques (RVI – Réponse vocale interactive) transforment votre numéro d’entreprise en un système sophistiqué de gestion des appels. Les appelants entendent des messages d’accueil professionnels et peuvent accéder à la destination de leur choix à l’aide du clavier ou de commandes vocales—comme lorsqu’on appelle une grande entreprise, mais accessible à toutes les entreprises, peu importe leur taille.

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Comprendre les menus téléphoniques

Ce que vivent les appelants Lorsque quelqu’un appelle votre numéro et qu’un menu téléphonique est en place :
  1. Il entend un message d’accueil personnalisé que vous avez enregistré ou importé
  2. Il entend une série d’options de menu (« Appuyez sur 1 pour les ventes, 2 pour l’assistance… »)
  3. Il fait sa sélection au moyen du clavier ou de la voix
  4. Il est immédiatement et automatiquement dirigé vers la bonne destination
Avantages pour votre entreprise
  • Image professionnelle : Vous donne l’allure d’une organisation plus grande
  • Acheminement efficace : Aide les appelants à joindre la bonne personne plus rapidement
  • Réduction des interruptions : Filtre le pourriel et les appels automatisés, qui ne savent généralement pas quoi faire devant un menu téléphonique
  • Options libre-service : Vous pouvez aider les gens à obtenir l’information dont ils ont besoin sans que le personnel ait à décrocher
  • Évolutivité : Vous pouvez gérer plus d’appels sans ajouter de personnel ni de complexité
Les menus téléphoniques sont offerts avec les forfaits Business et Scale. Les utilisateurs du forfait Starter peuvent passer à un forfait supérieur pour accéder à cette fonctionnalité.

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Configuration de votre menu téléphonique

Accéder à l’outil de création de flux d’appels
  1. Ouvrez OpenPhone sur le Web ou sur ordinateur
  2. Allez à Settings → Phone numbers
  3. Sélectionnez le numéro à configurer
  4. Cliquez sur Edit call flow sous la section Flux d’appels
Accéder à l’outil de création de flux d’appels pour configurer le menu téléphonique
Ajouter un menu téléphonique à votre flux
  1. Faites glisser l’étape Phone menu dans le canevas
  2. Placez-la après :
    • le déclencheur Incoming call (pour tous les appels)
    • la condition Business hours (pour les menus basés sur l’horaire)
  3. Sélectionnez l’étape pour configurer les paramètres

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Configuration des options du menu

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Créez votre message d’accueil

Cliquez sur Ajouter un message d’accueil et choisissez :
  • Téléverser un fichier : Utiliser un fichier audio existant (MP3/WAV)
  • Enregistrer : Créer le message d’accueil directement dans OpenPhone
  • Synthèse vocale : Saisir du texte pour une voix professionnelle
Exemple de message d’accueil : “Merci d’avoir appelé Acme Inc. Pour les ventes, appuyez sur 1. Pour l’assistance, appuyez sur 2. Pour nos heures d’ouverture et notre adresse, appuyez sur 3. Pour parler à un·e réceptionniste, appuyez sur 0.”

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Configurez les options du menu

  1. Cliquez sur Ajouter une option de clavier
  2. Assignez les chiffres 0 à 9 à des destinations
  3. Ajoutez des mots-clés vocaux pour chaque option
  4. Configurez jusqu’à 10 parcours différents
Ajout et configuration des options du menu téléphonique

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Destinations disponibles

Chaque option de menu peut acheminer vers :
  • Faire sonner des utilisateurs : Connecter aux membres de l’équipe
  • Messagerie vocale : Diriger vers une boîte de messagerie vocale spécifique
  • Lire un fichier audio : Partager des informations enregistrées
  • Transférer l’appel : Acheminer vers des numéros externes
  • Un autre menu téléphonique : Créer des menus à plusieurs niveaux
  • Sona (agent IA) : Laisser l’IA gérer l’appel

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Gérer l’absence de sélection

Configurez ce qui se passe si les appelants ne font pas de sélection :
  • Par défaut : Acheminer vers la messagerie vocale
  • Options alternatives : Faire sonner des utilisateurs, répéter le menu ou transférer l’appel
Créez des arborescences de menus avancées pour les grandes organisations, comme dans ce dessin (pas très avancé) : 
Menu principal
├── 1. Ventes
│   ├── 1. Nouveaux clients
│   ├── 2. Comptes existants
│   └── 3. Demandes de partenaires
├── 2. Soutien
│   ├── 1. Problèmes techniques
│   ├── 2. Questions de facturation
│   └── 3. Aide sur le compte
└── 3. Infos sur l’entreprise

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Comment configurer un menu téléphonique à plusieurs niveaux

Pour ajouter un menu téléphonique à plusieurs niveaux à votre flux d’appels :
  1. Dans l’outil de création de flux d’appels, faites glisser l’étape Phone menu depuis le panneau latéral.
  2. Ajoutez vos options de premier niveau (0–9).
  3. Pour imbriquer un menu, faites glisser une étape Phone menu supplémentaire sous l’une de vos options de premier niveau.
Comme illustré ci-dessous, vous pouvez répéter ce processus pour ajouter d’autres niveaux. Multi Levelphonemenu Gi

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Options d’acheminement dans l’outil de création de flux d’appels

Chaque pression de touche (0–9) peut :
  • Acheminer vers toute autre étape de l’outil de création de flux d’appels (p. ex., Ring users, Forward, Play audio, voicemail, Sona)
  • Acheminer vers un autre Phone menu (un menu imbriqué)
  • Conseil : Utilisez Go to pour éviter de recréer des étapes (p. ex., réutiliser une boîte vocale existante ou un groupe d’agents).
    • Ajoutez une étape Go to au canevas, puis sélectionnez toute étape existante sur le canevas vers laquelle vous souhaitez acheminer.
  • Utiliser Repeat menu pour renvoyer l’appelant au menu actuel ou au menu principal.
Gotostep Gi

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En cas d’absence de sélection

Si l’appelant n’appuie sur aucune touche :
  • Utilisez Repeat menu pour lui donner une autre chance.
  • Acheminez vers une autre option (p. ex., Voicemail, Ring users, Forward ou Sona) pour éviter la frustration.
Noselection Gi Bonnes pratiques
  • ✅ Restez concis : Limitez les menus aux options essentielles. Les gens veulent parler à quelqu’un, pas rester pris dans une boucle.
  • ✅ Utilisez des commandes : Vous pouvez ajouter une commande vocale (p. ex., « 1 »), puis mentionner dans votre message d’accueil : « Appuyez ou dites 1 pour joindre le soutien ».
  • ✅ Utilisez Go to pour réutiliser des étapes et simplifier les flux complexes.
  • ✅ Dirigez les appelants vers Sona, votre agent IA, pour réduire l’attente et gérer les FAQ.
  • ⚠️ Évitez une profondeur excessive : Nous recommandons de limiter les menus à 2 ou 3 niveaux maximum.

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Autres configurations avancées

Menus différents selon le moment de la journée : Menu pendant les heures d’ouverture : Options complètes avec transfert en direct 
1. Équipe des ventes
2. Service à la clientèle
3. Comptabilité
4. Prendre un rendez-vous
Menu en dehors des heures d’ouverture : Options limitées 
1. Soutien d'urgence
2. Laisser un message
3. Informations sur les heures d'ouverture
Restez simple
  • 3 à 4 options maximum : Évite de surcharger les appelants
  • Regroupement logique : Regrouper les options connexes facilite la compréhension
  • Les plus populaires en premier : Réduisez le temps moyen de navigation
  • Descriptions claires : Évitez le jargon et l’ambiguïté
Conseils pour une salutation professionnelle
  1. Commencez par le nom de l’entreprise : Confirme aux appelants qu’ils ont composé le bon numéro
  2. Soyez concis : N’enregistrez pas plus de 20 secondes au total
  3. Parlez clairement : Adoptez un rythme modéré pour que les gens puissent suivre
  4. Incluez l’option zéro : Offrez toujours une façon de parler à quelqu’un
Optimisez le flux d’appels
  • Options en libre-service : Réduisez le volume d’appels
  • Échappatoire rapide : Chemin simple vers une assistance humaine
  • Numérotation cohérente : Les mêmes options d’un menu à l’autre
  • Testez régulièrement : Appelez votre propre numéro chaque mois

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Modèles courants de menus téléphoniques

Petite entreprise 
1. Ventes
2. Soutien  
3. Heures et emplacement
0. Opérateur
Services professionnels 
1. Nouveaux clients
2. Clients actuels
3. Facturation
4. Urgence
Commerce de détail/Restaurant 
1. Passer une commande
2. Vérifier le statut de la commande
3. Heures d'ouverture
4. Itinéraire
Soins de santé 
1. Prendre un rendez-vous
2. Renouvellement d’ordonnance
3. Résultats d’examens
4. Soins d’urgence

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FAQ