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Descripción general

El buzón de voz te asegura que nunca perderás comunicaciones importantes, incluso cuando no puedas responder llamadas. Con el sistema de buzón de voz de OpenPhone, puedes crear saludos profesionales, recibir transcripciones automáticas y gestionar mensajes de forma eficiente en todos tus dispositivos. Ya sea que necesites distintos saludos para el horario laboral, mensajes para días festivos o grabaciones específicas para cada departamento, el buzón de voz mantiene tu negocio accesible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

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Cómo funciona el buzón de voz en OpenPhone

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Cómo funciona el buzón de voz

Cuando una llamada no es contestada:
  1. Quien llama escucha tu saludo personalizado
  2. Deja su mensaje grabado
  3. El sistema transcribe el audio
  4. Recibes notificaciones en todos tus dispositivos
  5. El mensaje se guarda en el hilo de conversación

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Funciones principales

  • Saludos personalizados: Mensajes distintos para diferentes situaciones
  • Transcripción automática: Lee los mensajes sin necesidad de escucharlos
  • Filtro de lenguaje inapropiado: Transcripciones limpias para entornos profesionales
  • Almacenamiento ilimitado: Los mensajes se conservan hasta que los elimines
  • Sincronización en varios dispositivos: Accede a tus mensajes de voz desde cualquier lugar
  • Notificaciones por correo electrónico: Recibe las transcripciones en tu bandeja de entrada

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Configuración del buzón de voz

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Agrega a tu flujo de llamadas

  1. Abre el generador de flujos de llamadas
  2. Arrastra el paso Buzón de voz al lienzo
  3. Colócalo después de:
    • Llamar a usuarios (cuando no responden)
    • Horario laboral (fuera de horario)
    • Opciones del menú telefónico
  4. Configura el saludo y los ajustes
Configuración del buzón de voz en el generador de flujos de llamadas

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Crea tu saludo

Selecciona el paso de buzón de voz y elige tu método: Subir un archivo
  • Es un saludo pregrabado que realizaste fuera de OpenPhone
  • El archivo que subas debe ser MP3 o WAV
  • Escúchalo antes de subirlo para asegurarte de que la calidad de audio sea alta
Grabar en OpenPhone
  • Haz clic en el botón Grabar
  • Usa el micrófono de tu computadora o el de tu teléfono
  • Escucha una vista previa para asegurarte de que te gusta
  • Puedes volver a grabar tantas veces como quieras
Texto a voz
  • Escribe el texto de tu saludo
  • Nuestra IA generará una voz profesional
  • Es una forma rápida de actualizar el buzón de voz durante las vacaciones o en cualquier otro momento
  • Esto te dará un tono y una claridad consistentes
Texto a voz es ideal para saludos que cambian con frecuencia, como horarios especiales por días festivos o mensajes temporales.

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Configura los ajustes

Activa funciones adicionales:
  • Transcribir buzón de voz: Conversión automática a texto
  • Filtro de lenguaje inapropiado: Limpia las transcripciones
  • Notificaciones por correo electrónico: Reenvía a la bandeja de entrada
  • Duración del timbre: Establece el tiempo antes de que entre el buzón de voz

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Ejemplos de saludos profesionales

Saludo empresarial estándar “Gracias por llamar a [Business Name]. En este momento estamos atendiendo a otros clientes. Por favor, deje su nombre, número y un breve mensaje, y le devolveremos la llamada en el transcurso de un día hábil.” Saludo fuera del horario de oficina “Se ha comunicado con [Business Name]. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 9 a. m. a 5 p. m., hora del Este. Por favor, deje su mensaje y le responderemos el siguiente día hábil. Para emergencias, marque 0.” Saludo específico para departamentos “Se ha comunicado con el equipo de [Department] de [Business Name]. Todos nuestros representantes están ocupados en este momento. Por favor, deje un mensaje detallado incluyendo su número de cuenta y le devolveremos la llamada en un plazo máximo de 4 horas.” Saludo por días festivos “¡Felices fiestas de parte de [Business Name]! Estaremos cerrados desde [Date] hasta [Date]. Por favor, deje su mensaje y le responderemos a nuestro regreso. Para asuntos urgentes, escríbanos a este correo electrónico.” Mensaje personal de buzón de voz “Hola, ha llamado a [Name] de [Business Name]. En este momento estoy en otra llamada o fuera de mi escritorio. Por favor, deje su mensaje y le responderé lo antes posible.”
¿Necesita más inspiración? Consulte 45 ejemplos de saludos profesionales para buzón de voz para guiones específicos por industria.

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Administrar la configuración del buzón de voz

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En la web o en el escritorio

  1. Ve a Configuración → Números de teléfono
  2. Selecciona el número que deseas configurar
  3. Desplázate hasta la sección Buzón de voz
  4. Configura:
    • Saludo
    • Opciones de transcripción
    • Filtro de palabras inapropiadas
    • Duración del timbre

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En el móvil

  1. Toca el ícono de configuración ⚙️
  2. Toca Administrar junto a los números de teléfono
  3. Selecciona tu número
  4. Toca Buzón de voz
  5. Graba o sube un saludo
  6. El saludo seleccionado se muestra con una ✔️ morada

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Estrategias avanzadas de buzón de voz

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Mensajes según el horario

Aprovecha los horarios laborales para distintos mensajes:
  • En horario laboral: Saludo breve y profesional
  • Fuera de horario: Información detallada con plazo de respuesta
  • Fines de semana: Mensaje especial para fines de semana
  • Días festivos: Fechas de cierre y contactos de emergencia

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Enrutamiento por departamento

Crea buzones de voz específicos: 
Menú telefónico → Selección de departamento → Buzón de voz específico
  Ventas → Buzón de voz de ventas
  Soporte → Buzón de voz de soporte con información sobre el SLA
  Facturación → Buzón de voz de facturación con opciones de pago

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Opciones de idioma

Atiende a clientes multilingües:
  1. Saludo principal en el idioma principal
  2. Menú telefónico para seleccionar idioma
  3. Buzones de voz específicos por idioma
  4. Transcripciones en el idioma detectado

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Manejo de llamadas excedentes

Cuando el equipo está al límite de capacidad: 
Llamar a los usuarios (30 seg) → Reproducir mensaje → Buzón de voz
"Todos nuestros representantes están ocupados. Su llamada es importante..."

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Funciones del buzón de voz

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Precisión de la transcripción

Mejora la calidad de las transcripciones:
  • Un saludo claro anima a los llamantes a hablar con claridad
  • Pide que deletreen su nombre para mayor precisión
  • Activa el filtro de lenguaje ofensivo para obtener textos más limpios
  • Revisa y corrige las transcripciones importantes

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Configuración de la duración del timbre

Personaliza cuándo se activa el buzón de voz:
  • Predeterminado: 30 segundos
  • Rápido al buzón de voz: 15-20 segundos
  • Timbre extendido: 45-60 segundos
  • Por grupo: Diferentes tiempos para distintos grupos de timbrado
Configuración de la duración del timbre

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Filtrado de lenguaje ofensivo

Mantén las transcripciones profesionales:
  1. Ve a Configuración → Números de teléfono
  2. Selecciona tu número
  3. Desplázate hasta la sección de Buzón de voz
  4. Activa Filtrar lenguaje ofensivo

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Acceso a los mensajes de voz

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En hilos de conversación

Todos los mensajes de voz aparecen en la conversación correspondiente:
  • Reproductor de audio para escuchar
  • Transcripción completa debajo
  • Opción de descarga para guardar
  • Hora y duración

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Notificaciones

Mantente al tanto de los nuevos mensajes:
  • Íconos de notificación: Número de mensajes no leídos en la bandeja de entrada
  • Notificaciones push: Alertas en el móvil
  • Reenvío por correo electrónico: Transcripciones en el correo
  • Integración con Slack: Notificaciones para el equipo

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Modo No molestar

Envía las llamadas directamente al buzón de voz:
  • Elige la duración: 30 min, 1 hora, 8 horas o personalizada
  • Los mensajes de texto se siguen recibiendo normalmente
  • Las notificaciones de mensajes de voz continúan
  • No afecta a los números compartidos

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Almacenamiento y retención

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Almacenamiento de mensajes

  • Duración: Indefinida (hasta que se eliminen)
  • Ubicación: En los hilos de conversación
  • Copia de seguridad: Almacenamiento automático en la nube
  • Exportación: Disponible mediante exportación de datos

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Tras la cancelación

  • Mensajes garantizados durante 14 días
  • Exporta los datos antes de cancelar
  • Descarga los mensajes de voz importantes
  • Solicita la exportación completa de datos si lo necesitas

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Opciones de integración

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Notificaciones por correo electrónico

Recibe mensajes de voz en tu bandeja de entrada:
  1. Configura la integración de correo electrónico
  2. Elige recibir notificaciones de mensajes de voz
  3. Incluye transcripciones
  4. Se admite a varios destinatarios

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Webhooks y API

Automatiza la gestión de mensajes de voz:
  • Activa actualizaciones en el CRM
  • Crea tickets de soporte
  • Envía a servicios de traducción
  • Archiva en la nube

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Colaboración en equipo

Gestiona mensajes de voz en conjunto:
  • Acceso compartido al número
  • Comentarios internos en los mensajes
  • Asigna mensajes a miembros del equipo
  • Seguimiento de estado (completado/pendiente)

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Consejos para grabaciones

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Calidad profesional

Cree saludos claros y efectivos:
  • Ambiente silencioso: Sin ruidos de fondo
  • Hable despacio: Pronunciación clara
  • Tono cordial: Cálido pero profesional
  • Mensaje breve: Lo ideal es entre 20 y 30 segundos

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Buenas prácticas para el guion

  • Mencione el nombre de la empresa de inmediato
  • Indique cuándo pueden esperar una devolución de llamada
  • Solicite la información clave
  • Ofrezca alternativas (correo electrónico, sitio web)
  • Agradezca al llamante por su mensaje

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Actualizaciones periódicas

Mantenga los saludos actualizados:
  • Revise mensualmente
  • Actualice en fechas festivas
  • Ajuste si hay cambios de horario
  • Elimine información obsoleta

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Preguntas frecuentes