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Descripción general

El buzón de voz te asegura que nunca perderás comunicaciones importantes, incluso cuando no puedas responder llamadas. Con el sistema de buzón de voz de OpenPhone, puedes crear saludos profesionales, recibir transcripciones automáticas y gestionar mensajes de forma eficiente en todos tus dispositivos. Ya sea que necesites distintos saludos para el horario laboral, mensajes para días festivos o grabaciones específicas para cada departamento, el buzón de voz mantiene tu negocio accesible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

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Comprender el buzón de voz en OpenPhone

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Cómo funciona el buzón de voz

Cuando las llamadas no se responden:
  1. Quien llama escucha tu saludo personalizado
  2. Deja su mensaje
  3. El sistema transcribe el audio
  4. Recibes notificaciones en todos tus dispositivos
  5. El mensaje se guarda en el hilo de la conversación

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Funciones clave

  • Saludos personalizados: Mensajes diferentes para distintos escenarios
  • Transcripción automática: Lee los mensajes sin tener que escucharlos
  • Filtro de lenguaje soez: Transcripciones limpias para entornos profesionales
  • Almacenamiento indefinido: Los mensajes se guardan hasta que los elimines
  • Sincronización multidispositivo: Accede a los buzones de voz desde cualquier lugar
  • Notificaciones por correo electrónico: Recibe las transcripciones en tu bandeja de entrada

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Configurar el buzón de voz

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Agregar a tu flujo de llamadas

  1. Abre el generador de flujo de llamadas
  2. Arrastra el paso Buzón de voz al lienzo
  3. Colócalo después de:
    • Timbrar a usuarios (cuando no haya respuesta)
    • Horario comercial (fuera de horario)
    • Opciones del menú telefónico
  4. Configura el saludo y la configuración
Configuración del buzón de voz en el generador de flujo de llamadas

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Crea tu saludo

Selecciona el paso de buzón de voz y elige el método: Subir un archivo
  • Es un saludo pregrabado que creaste fuera de OpenPhone
  • El archivo a subir debe ser MP3 o WAV
  • Escúchalo antes de subirlo para asegurarte de que grabaste audio de alta calidad
Grabar en OpenPhone
  • Haz clic en el botón Grabar
  • Usa tu computadora o el micrófono de tu teléfono
  • Reproduce una vista previa para asegurarte de que te convence
  • Puedes volver a grabarlo tantas veces como quieras
Texto a voz
  • Escribe el texto de tu saludo
  • Nuestra IA generará una voz profesional
  • Forma rápida de actualizar tu buzón de voz durante vacaciones u otros momentos
  • Te dará un tono y una claridad consistentes
Texto a voz es ideal para saludos que cambian con frecuencia, como horarios de vacaciones o mensajes temporales.

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Configurar ajustes

Habilita funciones adicionales:
  • Transcribir buzón de voz: Conversión automática a texto
  • Filtro de lenguaje: Depura las transcripciones
  • Notificaciones por correo electrónico: Reenviar a la bandeja de entrada
  • Duración del timbre: Establece el tiempo antes de enviar al buzón de voz

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Ejemplos de saludos profesionales

Saludo empresarial estándar “Gracias por llamar a [Business Name]. En este momento estamos atendiendo a otros clientes. Por favor, deje su nombre, número y un breve mensaje, y le devolveremos la llamada dentro de un día hábil.” Saludo fuera del horario laboral “Ha llamado a [Business Name]. Nuestro horario de oficina es de lunes a domingo, de 9:00 a. m. a 5:00 p. m., hora del Este. Por favor, deje un mensaje y responderemos el siguiente día hábil. Para emergencias, presione 0.” Saludo específico para un departamento “Se ha comunicado con el equipo de [Department] de [Business Name]. Todos nuestros representantes están ocupados en este momento. Deje un mensaje detallado, incluyendo su número de cuenta, y le devolveremos la llamada en un plazo de 4 horas.” Saludo por días festivos _“¡Felices fiestas de parte de [Business Name]! Estaremos cerrados del [Date] al [Date]. Por favor, deje un mensaje y responderemos cuando regresemos. Para asuntos urgentes, escríbanos a este correo electrónico. _ Buzón de voz personal “Hola, ha llamado a [Name] de [Business Name]. Estoy en otra llamada o fuera de mi escritorio. Deje un mensaje y me pondré en contacto con usted lo antes posible.”
¿Necesita más inspiración? Consulte 45 Professional Voicemail Greeting Examples para guiones específicos por industria.

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Administrar la configuración del buzón de voz

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En web/escritorio

  1. Ve a Settings → Phone numbers
  2. Selecciona el número que quieres configurar
  3. Desplázate a la sección Voicemail
  4. Configura:
    • Selección de saludo
    • Ajustes de transcripción
    • Filtro de lenguaje soez
    • Duración del timbre

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En móvil

  1. Toca el ícono de configuración ⚙️
  2. Toca Manage junto a phone numbers
  3. Selecciona tu número
  4. Toca Voicemail
  5. Graba o sube un saludo
  6. El saludo seleccionado muestra una ✔️ morada

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Estrategias avanzadas de buzón de voz

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Saludos según horario

Usa el horario comercial para diferentes mensajes:
  • Durante el horario: Saludo breve y profesional
  • Fuera del horario: Información detallada con el plazo de respuesta
  • Fines de semana: Mensaje especial de fin de semana
  • Días festivos: Fechas de cierre y contactos de emergencia

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Enrutamiento por departamento

Crea buzones de voz específicos: 
Menú telefónico (IVR) → Selección de departamento → Buzón de voz específico
  Ventas → Buzón de voz de Ventas
  Soporte → Buzón de voz de Soporte con información de SLA
  Facturación → Buzón de voz de Facturación con opciones de pago

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Opciones de idioma

Atiende a clientes multilingües:
  1. Saludo principal en el idioma principal
  2. Menú telefónico para seleccionar idioma
  3. Buzones de voz específicos por idioma
  4. Transcripciones en el idioma detectado

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Manejo de overflow

Cuando el equipo está al máximo de capacidad: 
Hacer sonar a los usuarios (30 s) → Reproducir mensaje → Buzón de voz
"Todos nuestros representantes están ocupados. Su llamada es importante..."

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Funciones del buzón de voz

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Precisión de las transcripciones

Mejora la calidad de las transcripciones:
  • Un saludo claro invita a los llamantes a hablar con claridad
  • Pide que deletreen su nombre para mayor precisión
  • Activa el filtro de lenguaje soez para obtener texto más limpio
  • Revisa y corrige las transcripciones importantes

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Configuración de la duración del timbre

Personaliza cuándo se activa el buzón de voz:
  • Predeterminado: 30 segundos
  • Rápido al buzón de voz: 15-20 segundos
  • Timbre extendido: 45-60 segundos
  • Por grupo: Tiempos diferentes para distintos grupos de timbrado
Configuración de la duración del timbre

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Filtro de lenguaje soez

Mantén las transcripciones profesionales:
  1. Ve a Settings → Phone numbers
  2. Selecciona tu número
  3. Desplázate a la sección Voicemail
  4. Activa Filter profanity

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Acceso a los correos de voz

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En los hilos de conversación

Todos los correos de voz aparecen en la conversación correspondiente:
  • Reproductor de audio para escuchar
  • Transcripción completa debajo
  • Opción de descarga para archivarlos
  • Marca de tiempo y duración

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Notificaciones

Mantente al tanto de los mensajes nuevos:
  • Insignias: Contador de no leídos en la bandeja de entrada
  • Notificaciones push: Alertas en el móvil
  • Reenvíos por correo electrónico: Transcripciones por email
  • Integración con Slack: Notificaciones para el equipo

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Modo No molestar

Envía las llamadas directamente al buzón de voz:
  • Define la duración: 30 min, 1 hora, 8 horas o personalizada
  • Los mensajes de texto se siguen recibiendo con normalidad
  • Las notificaciones de correo de voz continúan
  • No afecta a los números compartidos

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Almacenamiento y retención

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Almacenamiento de mensajes

  • Duración: Indefinida (hasta su eliminación)
  • Ubicación: En los hilos de conversación
  • Copia de seguridad: Almacenamiento automático en la nube
  • Exportación: Disponible mediante exportación de datos

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Después de la cancelación

  • Mensajes garantizados durante 14 días
  • Exporta los datos antes de cancelar
  • Descarga los mensajes de voz importantes
  • Solicita una exportación completa de datos si es necesario

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Opciones de integración

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Notificaciones por correo electrónico

Recibe los mensajes de voz en tu bandeja de entrada:
  1. Configura la integración de correo electrónico
  2. Selecciona las notificaciones de mensajes de voz
  3. Incluye transcripciones
  4. Admite múltiples destinatarios

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Webhooks y API

Automatiza el manejo de mensajes de voz:
  • Activa actualizaciones en el CRM
  • Crea tickets de soporte
  • Envía a servicios de traducción
  • Archiva en almacenamiento en la nube

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Colaboración en equipo

Comparte la gestión de mensajes de voz:
  • Acceso a número compartido
  • Comentarios internos en los mensajes
  • Asignación a miembros del equipo
  • Seguimiento del estado (hecho/pendiente)

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Consejos de grabación

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Calidad profesional

Crea saludos claros y eficaces:
  • Entorno silencioso: Sin ruido de fondo
  • Habla despacio: Dicción clara
  • Tono cordial: Cálido pero profesional
  • Mensaje breve: Lo ideal es 20-30 segundos

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Mejores prácticas para el guion

  • Menciona el nombre de la empresa de inmediato
  • Define expectativas para la devolución de llamada
  • Solicita información clave
  • Ofrece alternativas (correo electrónico, sitio web)
  • Agradece al remitente por su mensaje

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Actualizaciones periódicas

Mantén los saludos al día:
  • Revísalos mensualmente
  • Actualiza por días festivos
  • Refleja cambios de horario
  • Elimina información obsoleta

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Preguntas frecuentes