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Descripción general

Los grupos de timbrado determinan cómo se distribuyen las llamadas entrantes entre los miembros de tu equipo. Ya sea que quieras que todos reciban la llamada al mismo tiempo para una respuesta más rápida, distribuir las llamadas de manera equitativa con el sistema de turnos, o crear un enrutamiento jerárquico más sofisticado, la función de usuarios de timbrado de OpenPhone garantiza que las llamadas lleguen a la persona adecuada en el momento oportuno.

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Comprender las estrategias de timbrado

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Tipos de orden de timbrado disponibles

OpenPhone ofrece cuatro estrategias distintas para la distribución de llamadas:
  1. Todos a la vez: Todos suenan al mismo tiempo
  2. En grupos aleatorios: Distribuye las llamadas de manera equitativa en grupos
  3. Grupos de timbrado personalizados: Enrutamiento jerárquico con un orden específico
  4. Usuario único: Directo a un miembro del equipo
Los planes Starter incluyen las opciones Todos a la vez y Aleatorio. Los planes Business y Scale desbloquean los Grupos de timbrado personalizados para un control avanzado del enrutamiento.

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Cómo funciona el orden de timbrado

Cuando entra una llamada:
  1. El sistema verifica qué usuarios están disponibles
  2. Llama a los usuarios según la estrategia elegida
  3. La primera persona que contesta atiende la llamada
  4. Si nadie responde, pasa al siguiente paso (generalmente el buzón de voz)

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Configuración de usuarios de timbrado

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Agregar a tu flujo de llamadas

  1. Abre el generador de flujos de llamadas
  2. Arrastra el bloque Usuarios de timbrado al lienzo
  3. Ubícalo después de:
    • Disparador de llamada entrante
    • Condición de horario laboral
    • Selección en el menú telefónico
  4. Configura la estrategia y el tiempo de timbrado

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Configurar la duración del timbrado

Define cuánto tiempo sonarán las llamadas antes de pasar al siguiente paso:
  • Por defecto: 30 segundos en total
  • Mínimo recomendado: 15 segundos
  • Por grupo: Configura diferentes duraciones para cada grupo de timbrado

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Estrategias de orden de timbrado

Todos a la vez Ideal para: Equipos pequeños, necesidades de respuesta urgente Cómo funciona:
  • Todos los miembros disponibles del equipo suenan al mismo tiempo
  • Tiempo de respuesta más rápido posible
  • El primero en contestar atiende la llamada
Configuración:
  1. Selecciona Todos a la vez en el menú desplegable
  2. Define la duración total del timbrado (por ejemplo, 30 segundos)
  3. Todos los usuarios con acceso al número se incluyen automáticamente
En lotes aleatorios Ideal para: Distribución equitativa de llamadas, equipos grandes Cómo funciona:
  • Divide al equipo en grupos aleatorios
  • Cada lote suena durante un tiempo determinado
  • Evita la fatiga de llamadas en cualquier persona
Configuración:
  1. Selecciona En lotes aleatorios
  2. Elige el tamaño del lote (por ejemplo, 3 personas por lote)
  3. Define la duración del timbrado por lote (por ejemplo, 15 segundos)
  4. El sistema muestra el tiempo total de timbrado
Ejemplo: 9 miembros del equipo, tamaño de lote 3, 15 segundos por lote = 45 segundos en total Grupos de timbrado personalizados Ideal para: Equipos jerárquicos, enrutamiento según habilidades Cómo funciona:
  • Crea grupos específicos con miembros designados
  • Controla el orden exacto en que suenan los grupos
  • Define diferentes duraciones para cada grupo
Configuración:
  1. Selecciona Grupos de timbrado personalizados
  2. Agrega la cantidad de grupos necesarios
  3. Para cada grupo:
    • Selecciona usuarios específicos
    • Elige el patrón de timbrado (todos a la vez o en lotes)
    • Define la duración del timbrado
  4. Los grupos suenan en orden secuencial
Ejemplo de jerarquía:
  • Grupo 1: Soporte senior (2 personas, 20 segundos)
  • Grupo 2: Soporte general (4 personas, 20 segundos)
  • Grupo 3: Equipo de respaldo (3 personas, 15 segundos)
Usuario único Ideal para: Enrutamiento directo, líneas personales Cómo funciona:
  • Enruta directamente a una persona específica
  • Sin timbrado grupal ni distribución
  • Enrutamiento simple y predecible
Configuración:
  1. Selecciona Usuario único
  2. Elige al miembro del equipo en el menú desplegable
  3. Define la duración del timbrado
  4. Solo aparecen los usuarios con acceso al número

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Configuraciones avanzadas

Distribución por turnos (round-robin) Cree una distribución justa de llamadas usando grupos personalizados:
  1. Grupos iguales: Divida al equipo en grupos del mismo tamaño
  2. Asignación rotativa: Rote manualmente a los miembros de los grupos cada semana
  3. Duración equilibrada: Mismo tiempo de timbrado por grupo
Ejemplo de configuración round-robin:
  • Grupo Lunes: Alex, Beth, Carlos (20 seg)
  • Grupo Martes: Dana, Eric, Fran (20 seg)
  • Grupo Miércoles: Greg, Helen, Ian (20 seg)
Enrutamiento basado en habilidades Enrute según la especialidad: 
Menú telefónico: "Presione 1 para Ventas, 2 para Soporte"
  Ventas → Llamar al equipo de ventas (grupo personalizado)
  Soporte → Llamar al equipo de soporte (grupo personalizado)
Cadenas de escalamiento Cree soporte escalonado:
  1. Nivel 1: Soporte de primera línea (15 segundos)
  2. Nivel 2: Soporte sénior (15 segundos)
  3. Nivel 3: Gerentes (10 segundos)
  4. Final: Buzón de voz o desvío

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Gestión de la disponibilidad

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Factores que afectan la disponibilidad del usuario

Los miembros del equipo no recibirán llamadas si tienen:
  • No molestar activado
  • Estado ausente establecido
  • Fuera del horario laboral
  • Notificaciones silenciadas para el número
  • Llamada activa en otra línea
Cuando la primera persona de un grupo de timbrado no está disponible, el sistema pasa automáticamente a la siguiente persona disponible sin esperar.

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Solución de problemas de llamadas perdidas

Si los miembros del equipo no están recibiendo llamadas:
  1. Revisa la configuración de estado
    • Verifica que No molestar esté desactivado
    • Confirma que el estado sea disponible
    • Revisa la configuración del horario laboral
  2. Verifica el acceso al número
    • Asegúrate de que el usuario tenga acceso al número compartido
    • Comprueba que no haya silenciado las notificaciones
    • Confirma que no existan conflictos con el desvío de llamadas
  3. Prueba el orden de timbrado
    • Realiza llamadas de prueba para verificar el enrutamiento
    • Asegúrate de que cada grupo reciba llamadas
    • Ajusta los tiempos de timbrado si es necesario

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Preguntas frecuentes