Descripción general
Comprender las estrategias de timbre
Tipos de orden de timbrado disponibles
- Todos a la vez: Todos suenan simultáneamente
- En grupos aleatorios: Distribuye las llamadas de forma uniforme por grupos
- Grupos de timbrado personalizados: Enrutamiento jerárquico con un orden específico
- Un solo usuario: Se dirige a un miembro del equipo
Los planes Starter incluyen las opciones Todos a la vez y En grupos aleatorios. Los planes Business y Scale habilitan los Grupos de timbrado personalizados para un control avanzado del enrutamiento.
Cómo funciona el orden de timbrado
- El sistema verifica qué usuarios están disponibles
- Llama a los usuarios según la estrategia que elijas
- La primera persona que atienda toma la llamada
- Si nadie atiende, avanza al siguiente paso (generalmente, el buzón de voz)
Configurar usuarios de timbre
Agrega a tu flujo de llamadas
- Abre el generador de flujos de llamadas
- Arrastra el bloque Ring users al lienzo
- Colócalo después de:
- Activador de llamada entrante
- Condición de horario laboral
- Selección del menú telefónico
- Configura la estrategia y el tiempo de timbrado
Configurar la duración del timbre
- Predeterminado: 30 segundos en total
- Mínimo recomendado: 15 segundos
- Por grupo: Define distintas duraciones para cada grupo de timbre
Estrategias de orden de timbrado
- Todos los miembros disponibles del equipo suenan simultáneamente
- El tiempo de respuesta más rápido posible
- La primera persona que contesta atiende la llamada
- Selecciona Todos a la vez en el menú desplegable
- Define la duración total del timbrado (p. ej., 30 segundos)
- Todos los usuarios con acceso al número se incluyen automáticamente
- Divide al equipo en grupos aleatorios
- Cada lote suena durante un tiempo definido
- Evita la fatiga de llamadas en cualquier persona
- Selecciona En lotes aleatorios
- Elige el tamaño del lote (p. ej., 3 personas por lote)
- Define la duración del timbrado por lote (p. ej., 15 segundos)
- El sistema muestra el tiempo total de timbrado
- Crea grupos específicos con miembros designados
- Controla el orden exacto de la progresión del timbrado
- Define distintas duraciones para cada grupo
- Selecciona Grupos de timbrado personalizados
- Agrega la cantidad de grupos necesarios
- Para cada grupo:
- Selecciona usuarios específicos
- Elige el patrón de timbrado (todos a la vez o por lotes)
- Define la duración del timbrado
- Los grupos suenan en orden secuencial
- Grupo 1: Soporte sénior (2 personas, 20 segundos)
- Grupo 2: Soporte general (4 personas, 20 segundos)
- Grupo 3: Equipo de desborde (3 personas, 15 segundos)
- Enruta directamente a una persona específica
- Sin timbrado en grupo ni distribución
- Enrutamiento simple y predecible
- Selecciona Usuario único
- Elige al miembro del equipo en el menú desplegable
- Define la duración del timbrado
- Solo aparecen los usuarios con acceso al número
Configuraciones avanzadas
- Grupos iguales: Divide al equipo en grupos del mismo tamaño
- Asignación rotativa: Rota manualmente a los integrantes del grupo cada semana
- Duración equilibrada: Mismo tiempo de timbre por grupo
- Grupo del lunes: Alex, Beth, Carlos (20 s)
- Grupo del martes: Dana, Eric, Fran (20 s)
- Grupo del miércoles: Greg, Helen, Ian (20 s)
- Nivel 1: Soporte de primera línea (15 segundos)
- Nivel 2: Soporte sénior (15 segundos)
- Nivel 3: Gerentes (10 segundos)
- Final: Buzón de voz o desvío de llamadas
Gestión de la disponibilidad
Factores que afectan la disponibilidad del usuario
- No molestar activado
- Estado de ausente establecido
- Horario laboral fuera de su jornada
- Notificaciones silenciadas para el número
- Llamada activa en otra línea
Cuando la primera persona de un grupo de timbrado no está disponible, el sistema pasa automáticamente a la siguiente persona disponible sin esperar.
Solución de problemas de llamadas no timbradas
- Revisar la configuración de estado
- Verifica que No molestar esté desactivado
- Confirma que el estado muestre Disponible
- Revisa la configuración del horario laboral
- Verificar el acceso al número
- Asegúrate de que el usuario tenga acceso al número compartido
- Comprueba que no tenga las notificaciones silenciadas
- Confirma que no haya conflictos con el desvío de llamadas
- Probar el orden de timbrado
- Realiza llamadas de prueba para verificar el enrutamiento
- Comprueba que cada grupo reciba llamadas
- Ajusta las duraciones si es necesario
Preguntas frecuentes
¿Cuántas personas pueden estar en un grupo de timbrado?
¿Cuántas personas pueden estar en un grupo de timbrado?
Hasta 100 miembros del equipo pueden compartir un único número de Quo y formar parte de grupos de timbrado. Los grupos de timbrado personalizados se pueden configurar con cualquier subconjunto de estos usuarios.
¿Qué sucede si todos están ocupados?
¿Qué sucede si todos están ocupados?
Si ninguno de los usuarios en los grupos de timbrado configurados responde dentro del tiempo definido, la llamada pasa al siguiente paso de tu flujo de llamadas (normalmente al buzón de voz o al desvío).
¿Puedo tener diferentes tiempos de timbrado para distintas personas?
¿Puedo tener diferentes tiempos de timbrado para distintas personas?
Sí, con grupos de timbrado personalizados puedes establecer distintas duraciones para cada grupo. Los usuarios dentro del mismo grupo comparten la misma duración de timbrado.
¿Las llamadas timbran en todos los dispositivos?
¿Las llamadas timbran en todos los dispositivos?
Sí, las llamadas timbran en todos los dispositivos donde el usuario haya iniciado sesión (móvil, escritorio, web), a menos que haya silenciado las notificaciones o activado No molestar.
¿Cómo garantiza la equidad el agrupamiento aleatorio?
¿Cómo garantiza la equidad el agrupamiento aleatorio?
El sistema asigna usuarios a lotes de forma aleatoria en cada llamada, garantizando una distribución equilibrada con el tiempo. Ningún usuario queda permanentemente en el primer o último lote.
¿Puedo excluir a usuarios específicos temporalmente?
¿Puedo excluir a usuarios específicos temporalmente?
Los usuarios pueden excluirse activando No molestar, estableciendo el estado de ausente o silenciando el número específico. Los administradores también pueden retirar a usuarios del acceso al número compartido.
¿Cuál es la duración de timbrado más corta permitida?
¿Cuál es la duración de timbrado más corta permitida?
Aunque puedes establecer duraciones muy cortas, recomendamos al menos 15 segundos por grupo para dar a los usuarios tiempo suficiente para responder, especialmente en dispositivos móviles.
¿Puedo programar diferentes grupos de timbrado?
¿Puedo programar diferentes grupos de timbrado?
No directamente, pero puedes usar el horario laboral para enrutar a distintos flujos de llamadas con diferentes configuraciones de grupos de timbrado según el momento.