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Descripción general

Los grupos de timbrado determinan cómo se distribuyen las llamadas entrantes entre los miembros de tu equipo. Ya sea que quieras que todos reciban la llamada al mismo tiempo para una respuesta más rápida, distribuir las llamadas de manera equitativa con el sistema de turnos, o crear un enrutamiento jerárquico más sofisticado, la función de usuarios de timbrado de OpenPhone garantiza que las llamadas lleguen a la persona adecuada en el momento oportuno.

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Comprender las estrategias de timbrado

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Tipos de orden de timbrado disponibles

OpenPhone ofrece cuatro estrategias distintas para la distribución de llamadas:
  1. Todos a la vez: Todos suenan al mismo tiempo
  2. En grupos aleatorios: Distribuye las llamadas de manera equitativa en grupos
  3. Grupos de timbrado personalizados: Enrutamiento jerárquico con un orden específico
  4. Usuario único: Directo a un miembro del equipo
Los planes Starter incluyen las opciones Todos a la vez y Aleatorio. Los planes Business y Scale desbloquean los Grupos de timbrado personalizados para un control avanzado del enrutamiento.

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Cómo funciona el orden de timbrado

Cuando entra una llamada:
  1. El sistema verifica qué usuarios están disponibles
  2. Llama a los usuarios según la estrategia elegida
  3. La primera persona que contesta atiende la llamada
  4. Si nadie responde, pasa al siguiente paso (generalmente el buzón de voz)

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Configurar usuarios de timbrado

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Agregar a tu flujo de llamadas

  1. Abre el generador del flujo de llamadas
  2. Arrastra el bloque Usuarios de timbrado al lienzo
  3. Colócalo después de:
    • Disparador de llamada entrante
    • Condición de horario comercial
    • Selección del menú telefónico
  4. Configura la estrategia y el tiempo de timbrado

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Configurar la duración del timbrado

Define cuánto tiempo suenan las llamadas antes de pasar al siguiente paso:
  • Predeterminado: 30 segundos en total
  • Mínimo recomendado: 15 segundos
  • Por grupo: Establece duraciones diferentes para cada grupo de timbrado

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Estrategias de orden de timbrado

Todos a la vez Ideal para: Equipos pequeños, necesidades de respuesta urgente Cómo funciona:
  • Todos los miembros disponibles del equipo suenan simultáneamente
  • El tiempo de respuesta es el más rápido posible
  • Quien responde primero atiende la llamada
Configuración:
  1. Selecciona Todos a la vez en el menú desplegable
  2. Define la duración total del timbrado (p. ej., 30 segundos)
  3. Todos los usuarios con acceso al número se incluyen automáticamente
En lotes aleatorios Ideal para: Distribución equitativa de llamadas, equipos grandes Cómo funciona:
  • Divide al equipo en grupos aleatorios
  • Cada lote suena durante una duración establecida
  • Evita la fatiga de llamadas en cualquier persona
Configuración:
  1. Selecciona En lotes aleatorios
  2. Elige el tamaño del lote (p. ej., 3 personas por lote)
  3. Define la duración de timbrado por lote (p. ej., 15 segundos)
  4. El sistema muestra el tiempo total de timbrado
Ejemplo: 9 miembros del equipo, tamaño de lote 3, 15 segundos por lote = 45 segundos en total Grupos de timbrado personalizados Ideal para: Equipos jerárquicos, enrutamiento por habilidades Cómo funciona:
  • Crea grupos específicos con miembros designados
  • Controla el orden exacto de progresión del timbrado
  • Define diferentes duraciones para cada grupo
Configuración:
  1. Selecciona Grupos de timbrado personalizados
  2. Agrega la cantidad de grupos necesarios
  3. Para cada grupo:
    • Selecciona usuarios específicos
    • Elige el patrón de timbrado (todos a la vez o en lotes)
    • Define la duración de timbrado
  4. Los grupos suenan en orden secuencial
Jerarquía de ejemplo:
  • Grupo 1: Soporte sénior (2 personas, 20 segundos)
  • Grupo 2: Soporte general (4 personas, 20 segundos)
  • Grupo 3: Equipo de overflow (3 personas, 15 segundos)
Usuario único Ideal para: Enrutamiento directo, líneas personales Cómo funciona:
  • Se enruta directamente a una persona específica
  • Sin timbrado en grupo ni distribución
  • Enrutamiento simple y predecible
Configuración:
  1. Selecciona Usuario único
  2. Elige al miembro del equipo en el menú desplegable
  3. Define la duración de timbrado
  4. Solo aparecen los usuarios con acceso al número

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Configuraciones avanzadas

Distribución round-robin Crea una distribución de llamadas equitativa utilizando grupos personalizados:
  1. Grupos iguales: Divide al equipo en grupos del mismo tamaño
  2. Asignación rotativa: Rota manualmente a los miembros del grupo cada semana
  3. Duración equilibrada: Mismo tiempo de timbre por grupo
Ejemplo de configuración round-robin:
  • Grupo del lunes: Alex, Beth, Carlos (20 s)
  • Grupo del martes: Dana, Eric, Fran (20 s)
  • Grupo del miércoles: Greg, Helen, Ian (20 s)
Enrutamiento basado en habilidades Enruta según la especialidad: 
Menú telefónico (IVR): "Presiona 1 para Ventas, 2 para Soporte"
  Ventas → Llamar al equipo de ventas (grupo personalizado)
  Soporte → Llamar al equipo de soporte (grupo personalizado)
Cadenas de escalamiento Crea soporte por niveles:
  1. Nivel 1: Soporte de primera línea (15 segundos)
  2. Nivel 2: Soporte sénior (15 segundos)
  3. Nivel 3: Gerentes (10 segundos)
  4. Final: Buzón de voz o desvío

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Gestión de la disponibilidad

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Factores que afectan la disponibilidad del usuario

Los miembros del equipo no sonarán si tienen:
  • No molestar activado
  • Estado de ausente establecido
  • Horario de trabajo fuera de su horario
  • Notificaciones silenciadas para el número
  • Llamada activa en otra línea
Cuando la primera persona de un grupo de timbrado no está disponible, el sistema pasa automáticamente a la siguiente persona disponible sin esperar.

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Solución de problemas de llamadas no timbradas

Si los miembros del equipo no están recibiendo llamadas:
  1. Revisar la configuración de estado
    • Verifica que No molestar esté desactivado
    • Confirma que el estado muestre disponible
    • Revisa la configuración del horario de trabajo
  2. Verificar el acceso al número
    • Asegúrate de que el usuario tenga acceso al número compartido
    • Revisa que no haya silenciado las notificaciones
    • Confirma que no existan conflictos con el desvío de llamadas
  3. Probar el orden de timbrado
    • Realiza llamadas de prueba para verificar el enrutamiento
    • Revisa que cada grupo reciba llamadas
    • Ajusta los tiempos si es necesario

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Preguntas frecuentes