Messagerie vocale
Créez des messages d’accueil professionnels pour votre messagerie vocale et gérez vos messages avec transcriptions, notifications et routage avancé
Aperçu
La messagerie vocale vous garantit de ne jamais manquer de communications importantes, même lorsque vous ne pouvez pas répondre aux appels. Avec le système de messagerie vocale d’OpenPhone, vous pouvez créer des messages d’accueil professionnels, recevoir des transcriptions automatiques et gérer efficacement les messages sur tous vos appareils. Que vous ayez besoin de différents messages d’accueil pour les heures d’ouverture, de messages de congés ou d’enregistrements spécifiques à un service, la messagerie vocale rend votre entreprise accessible 24h/24 et 7j/7.Comprendre la messagerie vocale dans OpenPhone
Comment fonctionne la messagerie vocale
Lorsque les appels restent sans réponse :- L’appelant entend votre message d’accueil personnalisé
- Enregistre son message
- Le système transcrit l’audio
- Vous recevez des notifications sur tous vos appareils
- Le message est stocké dans le fil de conversation
Fonctionnalités clés
- Messages d’accueil personnalisés : Différents messages selon les situations
- Transcription automatique : Lisez les messages sans les écouter
- Filtrage des grossièretés : Transcriptions épurées pour les environnements professionnels
- Stockage illimité : Messages conservés jusqu’à ce que vous les supprimiez
- Synchronisation multi-appareils : Accédez à vos messages vocaux partout
- Notifications par courriel : Recevez les transcriptions dans votre boîte de réception
Configuration de la messagerie vocale
Ajouter à votre flux d’appels
- Ouvrez le générateur de flux d’appels
- Faites glisser l’étape Messagerie vocale sur la zone de travail
- Placez après :
- Faire sonner les utilisateurs (en cas de non-réponse)
- Heures d’ouverture (en dehors des heures)
- Options du menu téléphonique
- Configurez le message d’accueil et les paramètres
Créer votre message d’accueil
Sélectionnez l’étape de messagerie vocale et choisissez votre méthode : Télécharger un fichier- Il s’agit d’un message d’accueil pré-enregistré que vous avez créé en dehors d’OpenPhone
- Le fichier téléchargé doit être au format MP3 ou WAV
- Écoutez avant de télécharger pour vous assurer d’avoir enregistré un audio de haute qualité
- Cliquez sur le bouton Enregistrer
- Utilisez votre ordinateur ou le microphone de votre téléphone
- Prévisualisez pour vous assurer que le résultat vous convient
- Vous pouvez réenregistrer autant de fois que vous le souhaitez
- Saisissez le texte de votre message d’accueil
- Notre IA générera une voix professionnelle
- Moyen rapide de mettre à jour une messagerie vocale pendant les vacances ou à d’autres moments
- Cela vous garantira un ton et une clarté cohérents
La synthèse vocale est parfaite pour les messages d’accueil qui changent fréquemment comme les horaires de vacances ou les messages temporaires.
Configurer les paramètres
Activez des fonctionnalités supplémentaires :- Transcrire la messagerie vocale : Conversion automatique en texte
- Filtre de grossièretés : Nettoyer les transcriptions
- Notifications par e-mail : Transférer vers la boîte de réception
- Durée de sonnerie : Définir le délai avant la messagerie vocale
Exemples de messages d’accueil professionnels
Message d’accueil commercial standard « Merci d’avoir appelé [Nom de l’entreprise]. Nous sommes actuellement en communication avec d’autres clients. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et un bref message, et nous vous rappellerons sous un jour ouvrable. » Message d’accueil en dehors des heures d’ouverture « Vous êtes bien chez [Nom de l’entreprise]. Nos heures d’ouverture sont du lundi au vendredi, de 9h à 17h, heure de l’Est. Veuillez laisser un message et nous vous répondrons le prochain jour ouvrable. En cas d’urgence, appuyez sur 0. » Message d’accueil spécifique au service « Vous êtes bien chez l’équipe [Service] de [Nom de l’entreprise]. Tous nos conseillers sont actuellement en ligne. Laissez un message détaillé en précisant votre numéro de compte, et nous vous rappellerons sous 4 heures. » Message d’accueil de fin d’année « Bonnes fêtes de fin d’année de la part de [Nom de l’entreprise] ! Nous sommes fermés du [Date] au [Date]. Veuillez laisser un message et nous vous répondrons dès notre retour. Pour toute urgence, contactez-nous par courriel à cette adresse. » Messagerie vocale personnelle « Bonjour, vous êtes bien chez [Nom] de [Nom de l’entreprise]. Je suis actuellement en ligne ou absent de mon bureau. Laissez-moi un message et je vous rappellerai dans les plus brefs délais. »Besoin de plus d’inspiration ? Consultez 45 Exemples de Messages d’Accueil de Messagerie Vocale Professionnels pour des scripts adaptés à votre secteur d’activité.
Gestion des paramètres de messagerie vocale
Sur web/ordinateur
- Accédez à Paramètres → Numéros de téléphone
- Sélectionnez le numéro à configurer
- Faites défiler jusqu’à la section Messagerie vocale
- Configurez :
- Sélection du message d’accueil
- Paramètres de transcription
- Filtre de langage inapproprié
- Durée de sonnerie
Sur mobile
- Appuyez sur l’icône paramètres ⚙️
- Appuyez sur Gérer à côté des numéros de téléphone
- Sélectionnez votre numéro
- Appuyez sur Messagerie vocale
- Enregistrez ou importez un message d’accueil
- Le message d’accueil sélectionné affiche une coche violette ✔️
Stratégies avancées de messagerie vocale
Messages d’accueil selon les horaires
Adaptez vos messages aux heures d’ouverture :- Pendant les heures d’ouverture : Message d’accueil bref et professionnel
- Après les heures d’ouverture : Informations détaillées avec délai de rappel
- Week-ends : Message spécial pour le week-end
- Jours fériés : Dates de fermeture et contacts d’urgence
Routage par service
Créez des boîtes vocales spécialisées :Options multilingues
Accompagnez vos clients multilingues :- Message d’accueil principal dans la langue principale
- Menu téléphonique pour la sélection de langue
- Boîtes vocales dédiées par langue
- Transcriptions dans la langue détectée
Gestion de saturation
Lorsque l’équipe est au complet :Fonctionnalités de messagerie vocale
Précision de la transcription
Améliorer la qualité de la transcription :- Des messages d’accueil clairs incitent les appelants à parler distinctement
- Demander l’épellation du nom pour plus de précision
- Activer le filtre de langage inapproprié pour un texte plus propre
- Réviser et corriger les transcriptions importantes
Paramètres de durée de sonnerie
Personnaliser le déclenchement de la messagerie vocale :- Par défaut : 30 secondes
- Basculement rapide : 15-20 secondes
- Sonnerie prolongée : 45-60 secondes
- Par groupe : Durées différentes selon les groupes de sonnerie
Filtrage du langage inapproprié
Maintenir un niveau professionnel dans les transcriptions :- Aller dans Paramètres → Numéros de téléphone
- Sélectionner votre numéro
- Descendre jusqu’à la section Messagerie vocale
- Activer Filtrer le langage inapproprié
Accéder aux messages vocaux
Dans les fils de conversation
Tous les messages vocaux apparaissent dans la conversation correspondante :- Lecteur audio pour l’écoute
- Transcription complète ci-dessous
- Option de téléchargement pour l’archivage
- Horodatage et durée
Notifications
Restez informé des nouveaux messages :- Icônes de badge : Nombre de messages non lus dans la boîte de réception
- Notifications push : Alertes mobiles
- Transferts par e-mail : Transcriptions par e-mail
- Intégration Slack : Notifications d’équipe
Mode Ne pas déranger
Envoyer les appels directement vers la messagerie vocale :- Définir la durée : 30 min, 1 heure, 8 heures, ou personnalisée
- Les SMS sont toujours reçus normalement
- Les notifications de messagerie vocale continuent
- N’affecte pas les numéros partagés
Stockage et conservation
Stockage des messages
- Durée : Indéfinie (jusqu’à suppression)
- Emplacement : Dans les fils de conversation
- Sauvegarde : Stockage automatique dans le cloud
- Exportation : Disponible via l’exportation de données
Après résiliation
- Messages garantis pendant 14 jours
- Exportez les données avant de résilier
- Téléchargez les messages vocaux importants
- Demandez une exportation complète des données si nécessaire
Options d’intégration
Notifications par e-mail
Recevez vos messages vocaux dans votre boîte de réception :- Configurez l’intégration e-mail
- Sélectionnez les notifications de messagerie vocale
- Transcriptions incluses
- Plusieurs destinataires pris en charge
Webhooks et API
Automatisez la gestion des messages vocaux :- Déclencher les mises à jour CRM
- Créer des tickets de support
- Envoyer vers les services de traduction
- Archiver dans le stockage cloud
Collaboration en équipe
Partagez la gestion des messages vocaux :- Accès partagé au numéro
- Commentaires internes sur les messages
- Attribution aux membres de l’équipe
- Suivi du statut (terminé/en attente)
Conseils d’enregistrement
Qualité professionnelle
Créez des messages d’accueil clairs et efficaces :- Environnement silencieux : Aucun bruit de fond
- Parlez lentement : Articulation claire
- Ton amical : Chaleureux mais professionnel
- Message bref : 20-30 secondes idéales
Bonnes pratiques pour le script
- Énoncez immédiatement le nom de l’entreprise
- Précisez les délais de rappel
- Demandez les informations essentielles
- Proposez des alternatives (e-mail, site web)
- Remerciez l’appelant pour son message
Mises à jour régulières
Maintenez vos messages d’accueil à jour :- Révisez mensuellement
- Mettez à jour pour les jours fériés
- Adaptez aux changements d’horaires
- Supprimez les informations périmées
FAQ
Quelle peut être la durée des messages vocaux ?
Quelle peut être la durée des messages vocaux ?
Les appelants peuvent laisser des messages d’une durée maximale de 3 minutes. Cela laisse suffisamment de temps pour des messages détaillés tout en évitant des enregistrements excessivement longs.
Puis-je avoir différents messages vocaux pour différents appelants ?
Puis-je avoir différents messages vocaux pour différents appelants ?
Pas directement, mais vous pouvez utiliser des menus téléphoniques pour orienter différents types d’appelants vers différentes boîtes vocales, chacune avec son propre message d’accueil.
Les transcriptions de messages vocaux sont-elles fiables ?
Les transcriptions de messages vocaux sont-elles fiables ?
Les transcriptions sont généralement fiables mais peuvent contenir des erreurs avec les noms, les termes techniques ou les accents. L’audio reste toujours disponible pour vérification.
Puis-je faire suivre les messages vocaux par e-mail ?
Puis-je faire suivre les messages vocaux par e-mail ?
Oui, configurez les notifications par e-mail pour recevoir des alertes de messages vocaux avec transcriptions. Le fichier audio est accessible en vous connectant à OpenPhone.
Que deviennent les messages vocaux si je supprime une conversation ?
Que deviennent les messages vocaux si je supprime une conversation ?
Supprimer une conversation efface définitivement tous les messages, y compris les messages vocaux. Téléchargez les messages importants avant de supprimer les conversations.
Les appelants peuvent-ils passer mon message d'accueil ?
Les appelants peuvent-ils passer mon message d'accueil ?
La plupart des appelants peuvent appuyer sur # pour passer directement au bip d’enregistrement, bien que cela dépende de leur opérateur. Gardez vos messages d’accueil concis dans tous les cas.
Comment récupérer les messages vocaux supprimés ?
Comment récupérer les messages vocaux supprimés ?
Une fois supprimés, les messages vocaux ne peuvent pas être récupérés. Téléchargez toujours les messages importants avant de les supprimer des conversations.
Puis-je utiliser la messagerie vocale comme service de répondeur ?
Puis-je utiliser la messagerie vocale comme service de répondeur ?
Oui, vous pouvez créer des messages d’accueil détaillés qui fournissent des informations, puis utiliser les transcriptions et notifications pour répondre rapidement aux messages.