Boîtes de réception
Comprendre comment les boîtes de réception organisent les conversations et facilitent la communication d’équipe dans OpenPhone
Aperçu
Les boîtes de réception OpenPhone organisent toutes vos communications autour de numéros de téléphone spécifiques, vous offrant une vue unifiée des appels, messages, boîtes vocales et enregistrements en un seul endroit. Contrairement aux systèmes téléphoniques traditionnels qui dispersent les communications dans différents menus, les boîtes de réception fournissent un historique complet des conversations pour de meilleures relations clients et une collaboration d’équipe améliorée.Qu’est-ce qu’une boîte de réception ?
Une boîte de réception contient toutes les communications liées à un numéro de téléphone spécifique. Chaque appel, message texte, boîte vocale et enregistrement d’appel apparaît par ordre chronologique, créant un historique complet des interactions avec la clientèle.
Principaux avantages
Vue de conversation unifiée- Tous les types de communication dans un seul fil de discussion
- Vue d’ensemble complète des interactions avec la clientèle
- Contexte historique pour les nouveaux membres de l’équipe
- Noms et numéros personnalisés pour une identification facile
- Catégorisation des conversations dans différents groupes
- Basculement rapide entre différents secteurs d’activité
- Contrôle d’accès au niveau de la boîte de réception
- Collaboration en temps réel sur les enjeux clients
- Analyses de performance et données analytiques
Collaboration d’équipe avec les boîtes de réception partagées
OpenPhone fonctionne mieux lorsque vous partagez des boîtes de réception avec votre équipe.Pourquoi partager les boîtes de réception ?
Visibilité : Voyez exactement quels membres de l’équipe communiquent avec les clients, assurant une coordination d’équipe efficace. Collaboration : Obtenez de l’aide des membres de l’équipe en temps réel sans passer d’une application à l’autre pour résoudre les problèmes des clients. Analyses : Portrait clair de la performance de l’équipe avec des indicateurs détaillés de gestion des appels et des messages.
Effectuer des appels et envoyer des messages
Effectuer des appels
- Cliquez sur l’icône d’appel dans les menus Appels ou Conversations
- Utilisez le raccourci clavier C et composez un numéro
Envoyer des messages
Vous devrez compléter votre enregistrement 10DLC ou votre enregistrement de numéro sans frais pour envoyer des messages.
- Cliquez sur l’icône de conversation dans les menus Appels ou Conversations
- Utilisez le raccourci clavier N pour démarrer une nouvelle conversation
Naviguer dans vos communications
Vue des conversations
Votre menu Conversations affiche toutes les interactions avec chaque contact, incluant les textos, les appels, les enregistrements et les commentaires internes. Gestion du statut des conversations :- Ouvertes : Conversations en cours nécessitant votre attention
- Terminées : Conversations complétées prêtes pour l’archivage
- Non lus : Nouveaux messages nécessitant votre attention
- Sans réponse : Messages en attente de votre réponse
- Entreprise : Filtrer par entreprise ou organisation
- Étiquettes personnalisées : Filtrer par statut VIP ou autres propriétés personnalisées
Vue des appels
Votre menu Appels offre une vue ciblée des données d’appels dans votre espace de travail : Statut des appels en un coup d’œil :- Appels sans réponse
- Indicateurs de messagerie vocale
- Direction des appels entrants vs sortants
- Activité d’appels des membres de l’équipe
- Enregistrements d’appels (lorsqu’activés)
- Résumés d’appels IA et transcriptions
- Options de filtrage par membre de l’équipe
Raccourcis clavier
Augmentez votre productivité avec ces raccourcis clavier (web et bureau seulement) :| Raccourci | Action |
|---|---|
| ↑ /↓ | Prévisualiser les conversations sans les marquer comme lues |
| Entrée | Répondre à la conversation sélectionnée |
| E | Marquer la conversation comme Terminée |
| U | Marquer la conversation comme Non lue |
| C | Passer un appel |
| N | Envoyer un nouveau message |
| ⌘ +/ (Mac) ou Ctrl +/ (PC) | Rechercher un contact spécifique |
| ⌘ +K (Mac) ou Ctrl +K (PC) | Accéder au menu de commandes |
| / | Accéder aux extraits, invitations et GIF dans le champ de message |
FAQ
Puis-je avoir plusieurs boîtes de réception pour différentes gammes d'activités ?
Puis-je avoir plusieurs boîtes de réception pour différentes gammes d'activités ?
Oui, chaque numéro de téléphone a sa propre boîte de réception. Cela vous permet de séparer différentes gammes d’activités, services ou types de clients tout en maintenant des fils de discussion bien organisés.
Comment fonctionnent les boîtes de réception partagées avec les autorisations d'équipe ?
Comment fonctionnent les boîtes de réception partagées avec les autorisations d'équipe ?
Lorsque vous partagez une boîte de réception, tous les membres d’équipe assignés peuvent consulter et participer aux conversations. Vous gérez l’accès au niveau du numéro de téléphone, de sorte que les membres d’équipe ne voient que les boîtes de réception qui leur sont attribuées.
Qu'arrive-t-il aux conversations lorsque je les marque comme Terminées ?
Qu'arrive-t-il aux conversations lorsque je les marque comme Terminées ?
Les conversations terminées sont archivées mais demeurent consultables. Vous pouvez toujours les remettre au statut Ouvert si un suivi est requis. Cela aide à garder les conversations actives bien visibles tout en préservant l’historique.
Puis-je personnaliser la façon dont les conversations sont triées ?
Puis-je personnaliser la façon dont les conversations sont triées ?
Les conversations sont triées par activité la plus récente par défaut. Vous pouvez filtrer selon divers critères (non lues, sans réponse, étiquettes), mais le tri chronologique permet de vous assurer de ne jamais manquer de communications importantes.