Recherche dans la boîte de réception
Trouvez rapidement des contacts et des conversations grâce aux puissantes fonctionnalités de recherche de votre espace de travail OpenPhone
Aperçu
La fonction de recherche d’OpenPhone vous aide à trouver rapidement des contacts, des conversations et des messages précis dans votre espace de travail. Que vous cherchiez une conversation récente ou que vous tentiez de retrouver un contact d’il y a plusieurs mois, nos outils de recherche performants vous permettent d’accéder instantanément à l’information recherchée.Comprendre les fonctionnalités de recherche
La recherche OpenPhone fonctionne avec plusieurs types de données et emplacements : Contenu recherchable :- Noms de contacts et informations d’entreprise
- Numéros de téléphone et coordonnées
- Contenu des conversations et texte des messages
- Propriétés de contact personnalisées et étiquettes
- Historique d’appels et transcriptions de boîte vocale
- Conversations du numéro de téléphone actuel
- Tous les contacts de l’espace de travail
- Conversations archivées avec le statut « Terminé »
- Activité et assignations des membres de l’équipe
Les résultats de recherche sont filtrés selon le numéro de téléphone actuellement sélectionné, alors assurez-vous de consulter la bonne boîte de réception pour obtenir des résultats complets.
Recherche de contacts
À partir de l’application web ou de bureau
- Ouvrez l’application web OpenPhone
- Cliquez sur « Contacts » dans la barre latérale de gauche
- Utilisez la barre de recherche en haut de la liste de contacts
- Saisissez le nom du contact, l’entreprise ou le numéro de téléphone
- Sélectionnez le contact souhaité dans les résultats
- Utilisez les icônes d’appel (📞) ou de message (💬) pour établir la communication
À partir de l’application mobile
- Ouvrez l’application mobile OpenPhone
- Touchez l’icône de recherche (🔍) dans le coin supérieur droit
- Saisissez le nom du contact, le numéro ou l’entreprise
- Sélectionnez le contact dans les résultats de recherche
- Choisissez d’appeler ou d’envoyer un message directement depuis le profil du contact
Recherche de conversations
Recherche dans une boîte de réception spécifique
Lors de la recherche dans la boîte de réception d’un numéro de téléphone spécifique :- Sélectionnez la bonne boîte de réception : Choisissez le numéro de téléphone où la conversation a eu lieu
- Utilisez la recherche de conversation : Recherchez les messages récents dans cette boîte de réception
- Vérifiez plusieurs statuts : Recherchez dans les filtres de conversation Ouvertes, Terminées et Non lues
- Élargissez la période : Certaines conversations peuvent être archivées dans le statut « Terminées »
Si vous ne trouvez pas une conversation dans la boîte de réception actuelle, vérifiez le filtre « Terminées » où les conversations complétées sont stockées.
Suivi de contacts entre plusieurs boîtes de réception
Pour les contacts qui communiquent par l’entremise de plusieurs numéros de téléphone : Ajoutez des notes de contact : Indiquez quel numéro OpenPhone vous utilisez pour communiquer avec des contacts spécifiques :
Techniques de recherche avancées
Opérateurs de recherche et filtres
Recherche de phrase exacte :- Utilisez des guillemets pour rechercher une phrase exacte
- Exemple : « mise à jour du projet » trouve uniquement les messages contenant cette phrase exacte
- Effectuez une recherche par champs de contact personnalisés et étiquettes
- Filtrez les résultats par entreprise, rôle ou propriétés personnalisées
- Combinez plusieurs critères de recherche pour obtenir des résultats précis
- Utilisez les filtres de conversation pour limiter par période
- Combinez avec des termes de recherche pour obtenir des résultats spécifiques dans le temps
- Accédez aux conversations antérieures grâce au filtre « Terminé »
Bonnes pratiques de recherche
Optimisez vos recherches :- Soyez précis : Utilisez des noms uniques ou des expressions distinctives
- Essayez des variantes : Recherchez différentes orthographes ou formats
- Utilisez les coordonnées : Effectuez une recherche par numéros de téléphone si les noms ne donnent pas de résultats
- Vérifiez toutes les boîtes de réception : Assurez-vous de rechercher dans le bon numéro de téléphone
- Incluez les archives : N’oubliez pas de consulter les conversations « Terminées »
- Remplissez les profils de contact : Ajoutez les noms d’entreprise et les détails pertinents
- Adoptez une nomenclature cohérente : Uniformisez la façon dont vous enregistrez les noms de contact
- Ajoutez des notes descriptives : Incluez du contexte qui facilitera les recherches futures
- Utilisez les étiquettes de façon appropriée : Employez des propriétés personnalisées pour la catégorisation
Dépannage des problèmes de recherche
Problèmes de recherche courants
Impossible de trouver les conversations récentes :- Vérifiez que vous êtes dans la bonne boîte de réception du numéro de téléphone
- Vérifiez si la conversation est marquée comme « Terminée »
- Assurez-vous d’avoir accès à ce numéro de téléphone
- Essayez de rechercher par numéro de téléphone du contact plutôt que par nom
- Confirmez que le contact est sauvegardé dans votre espace de travail
- Vérifiez s’il y a des fautes de frappe dans le nom du contact ou le terme de recherche
- Essayez de rechercher par numéro de téléphone ou nom d’entreprise
- Vérifiez que le contact n’a pas été supprimé ou archivé
- Élargissez la recherche pour inclure les conversations « Terminées »
- Essayez des termes de recherche plus généraux ou des correspondances partielles
- Vérifiez si les propriétés du contact contiennent des informations recherchables
- Vérifiez si le contact a communiqué par un autre numéro de téléphone
Stratégies d’optimisation de la recherche
Gestion proactive des contacts :- Nettoyage régulier : Supprimez les contacts en double ou périmés
- Formatage cohérent : Utilisez des conventions de nommage uniformes
- Profils détaillés : Ajoutez l’entreprise, le poste et les détails pertinents
- Étiquetage stratégique : Utilisez des propriétés personnalisées pour faciliter le filtrage
- Conventions de nommage partagées : Établissez des standards d’équipe pour les noms de contacts
- Responsabilité des contacts : Assignez des gestionnaires de contacts principaux pour les comptes complexes
- Documentation de recherche : Partagez des conseils pour trouver des types de contacts spécifiques
- Formation continue : Tenez l’équipe au courant des fonctionnalités de recherche et des meilleures pratiques
Intégration du flux de travail de recherche
Habitudes de recherche quotidiennes
Routine matinale :- Rechercher les contacts prioritaires nécessitant un suivi
- Passer en revue les conversations récentes avec les clients clés
- Identifier les nouveaux contacts dont le profil doit être complété
- Recherche rapide de contact avant les appels importants
- Consulter l’historique des conversations pour obtenir du contexte avant de répondre
- Trouver les membres d’équipe pertinents pour la collaboration
- Rechercher les conversations incomplètes nécessitant un suivi
- Mettre à jour les informations de contact en fonction des interactions récentes
- Étiqueter les conversations pour faciliter leur récupération ultérieure
Collaboration d’équipe
Stratégies de recherche partagées :- Documenter les termes de recherche courants pour les clients importants
- Partager les conventions de propriétés de contact au sein de l’équipe
- Créer des références consultables pour les structures de compte complexes
- Maintenir des profils de contact à jour pour l’accessibilité de l’équipe
FAQ
Pourquoi ne puis-je pas trouver une conversation que je sais qui existe ?
Pourquoi ne puis-je pas trouver une conversation que je sais qui existe ?
La raison la plus courante est que vous cherchez dans la mauvaise boîte de réception de numéro de téléphone. Les conversations sont liées à des numéros de téléphone spécifiques, alors assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne boîte de réception. Vérifiez aussi le filtre « Terminées », car les conversations complétées y sont archivées mais demeurent consultables.
Puis-je rechercher le contenu des messages dans les conversations ?
Puis-je rechercher le contenu des messages dans les conversations ?
Actuellement, la recherche OpenPhone se concentre sur les noms de contacts, les numéros de téléphone et les propriétés de contacts plutôt que sur la recherche complète du contenu des messages. Pour trouver des messages spécifiques, naviguez vers la conversation et utilisez la fonction de recherche de votre navigateur (Ctrl+F ou Cmd+F).
Comment puis-je rechercher dans tous les numéros de téléphone à la fois ?
Comment puis-je rechercher dans tous les numéros de téléphone à la fois ?
La recherche de contacts fonctionne dans tout votre espace de travail quel que soit le numéro de téléphone, mais la recherche de conversations est spécifique à chaque boîte de réception. Pour trouver des conversations sur plusieurs numéros, vous devrez effectuer une recherche dans chaque boîte de réception individuellement.
Quelles informations sont incluses dans la recherche de contacts ?
Quelles informations sont incluses dans la recherche de contacts ?
La recherche de contacts inclut les noms, les noms d’entreprise, les numéros de téléphone et les propriétés de contacts personnalisées que vous avez ajoutées. Elle recherche aussi les notes et les étiquettes associées aux contacts, ce qui rend les profils de contacts complets importants pour le succès de la recherche.
Puis-je sauvegarder les recherches fréquemment utilisées ?
Puis-je sauvegarder les recherches fréquemment utilisées ?
Bien qu’il n’y ait pas de fonction de recherche sauvegardée, vous pouvez utiliser des propriétés de contacts personnalisées et des étiquettes pour créer des catégories consultables. Cela vous permet de filtrer les contacts selon des critères spécifiques rapidement et de façon répétée.
Comment puis-je trouver des contacts sans historique de conversation ?
Comment puis-je trouver des contacts sans historique de conversation ?
Utilisez la section Contacts plutôt que de rechercher dans les boîtes de réception de conversations. Cela affiche tous les contacts sauvegardés qu’ils aient ou non des conversations actives, vous permettant de trouver des contacts que vous avez sauvegardés mais avec lesquels vous n’avez pas communiqué récemment.
Qu'arrive-t-il aux résultats de recherche quand des membres de l'équipe partent ?
Qu'arrive-t-il aux résultats de recherche quand des membres de l'équipe partent ?
Les contacts et conversations demeurent consultables même après le départ des membres de l’équipe. Cependant, les informations de propriété ou d’attribution des contacts peuvent changer, alors il est utile de mettre à jour les dossiers de contacts lorsque des changements d’équipe surviennent.
Puis-je rechercher par plages de dates ou d'heures ?
Puis-je rechercher par plages de dates ou d'heures ?
Bien qu’il n’y ait pas de fonction de recherche par date spécifique, vous pouvez utiliser les filtres de conversations (Ouvertes, Terminées, Non lues) combinés avec la recherche de contacts pour affiner les résultats. Pour des recherches plus spécifiques basées sur les dates, naviguez vers l’historique de conversation pertinent manuellement.