Recherche dans la boîte de réception
Trouvez rapidement des contacts et des conversations grâce aux puissantes fonctionnalités de recherche de votre espace de travail OpenPhone
Aperçu
Comprendre les fonctionnalités de recherche
- Noms de contacts et renseignements sur l’entreprise
- Numéros de téléphone et coordonnées
- Contenu des conversations et texte des messages
- Propriétés personnalisées des contacts et étiquettes
- Historique des appels et transcriptions de la messagerie vocale
- Conversations du numéro de téléphone actuel
- Tous les contacts de l’espace de travail
- Conversations archivées avec le statut « Terminé »
- Activité des membres de l’équipe et affectations
Les résultats de recherche sont filtrés selon le numéro de téléphone actuellement sélectionné. Assurez-vous d’afficher la bonne boîte de réception pour obtenir des résultats complets.
Recherche de contacts
Depuis l’application Web ou de bureau
- Ouvrez l’application Web OpenPhone
- Cliquez sur « Contacts » dans la barre latérale gauche
- Utilisez la barre de recherche en haut de la liste des contacts
- Saisissez le nom du contact, l’entreprise ou le numéro de téléphone
- Sélectionnez le contact voulu dans les résultats
- Utilisez les icônes d’appel (📞) ou de message (💬) pour communiquer
Depuis l’application mobile
- Ouvrez l’application mobile OpenPhone
- Touchez l’icône de recherche (🔍) dans le coin supérieur droit
- Saisissez le nom, le numéro ou l’entreprise du contact
- Sélectionnez le contact dans les résultats de recherche
- Choisissez d’appeler ou d’envoyer un message directement à partir du profil du contact
Recherche de conversations
Recherche propre à une boîte de réception
- Sélectionnez la bonne boîte de réception : Choisissez le numéro de téléphone où la conversation a eu lieu
- Utilisez la recherche de conversations : Repérez les messages récents dans cette boîte de réception
- Vérifiez plusieurs statuts : Cherchez dans les filtres de conversation Ouvert, Terminé et Non lu
- Élargissez la période : Certaines conversations peuvent être archivées sous le statut « Terminé »
Si vous ne trouvez pas une conversation dans la boîte de réception actuelle, vérifiez le filtre « Terminé », où les conversations terminées sont conservées.
Suivi des contacts entre boîtes de réception
Techniques de recherche avancées
Opérateurs et filtres de recherche
- Utilisez des guillemets pour trouver une expression exacte
- Exemple : « project update » affiche uniquement les messages contenant cette expression précise
- Recherchez selon les champs personnalisés et les étiquettes de contact
- Filtrez les résultats par entreprise, rôle ou propriétés personnalisées
- Combinez plusieurs critères de recherche pour obtenir des résultats précis
- Utilisez les filtres de conversation pour restreindre la période
- Combinez avec des termes de recherche pour des résultats ciblés dans le temps
- Accédez aux conversations antérieures grâce au filtre « Terminé »
Bonnes pratiques de recherche
- Soyez précis : Utilisez des noms uniques ou des expressions distinctives
- Essayez des variantes : Testez différentes orthographes ou formats
- Utilisez les infos du contact : Cherchez par numéro de téléphone si le nom ne donne rien
- Vérifiez toutes les boîtes de réception : Assurez-vous de chercher dans le bon numéro de téléphone
- Incluez les archivées : N’oubliez pas de consulter les conversations « Terminées »
- Complétez les profils de contact : Ajoutez le nom de l’entreprise et les détails pertinents
- Utilisez une nomenclature cohérente : Uniformisez la façon d’enregistrer les noms de contacts
- Ajoutez des notes descriptives : Incluez du contexte utile pour de futures recherches
- Étiquetez correctement : Utilisez des propriétés personnalisées pour la catégorisation
Dépannage des problèmes de recherche
Problèmes de recherche courants
- Assurez-vous d’être dans la bonne boîte de réception du numéro
- Vérifiez si la conversation est marquée comme « Terminé »
- Confirmez que vous avez accès à ce numéro
- Essayez de rechercher par numéro de téléphone du contact plutôt que par nom
- Confirmez que le contact est enregistré dans votre espace de travail
- Vérifiez les fautes de frappe dans le nom du contact ou le terme de recherche
- Essayez de rechercher par numéro de téléphone ou par nom d’entreprise
- Vérifiez que le contact n’a pas été supprimé ou archivé
- Élargissez la recherche pour inclure les conversations « Terminé »
- Essayez des termes plus généraux ou des correspondances partielles
- Vérifiez si les propriétés du contact contiennent des informations recherchables
- Voyez si le contact a communiqué à partir d’un autre numéro
Stratégies d’optimisation de la recherche
- Nettoyage régulier : Supprimez les contacts en double ou périmés
- Formatage uniforme : Utilisez des conventions d’appellation standard
- Profils détaillés : Ajoutez l’entreprise, le rôle et les renseignements pertinents
- Étiquetage stratégique : Utilisez des propriétés personnalisées pour faciliter le filtrage
- Conventions de dénomination partagées : Établissez des normes d’équipe pour les noms de contacts
- Responsable de contact : Attribuez des gestionnaires principaux pour les comptes complexes
- Documentation de recherche : Partagez des conseils pour trouver des types de contacts précis
- Formation continue : Tenez l’équipe à jour sur les fonctionnalités de recherche et les meilleures pratiques
Intégration de la recherche dans le flux de travail
Habitudes de recherche quotidiennes
- Rechercher les contacts prioritaires nécessitant un suivi
- Passer en revue les conversations récentes avec les clients clés
- Repérer les nouveaux contacts dont le profil doit être complété
- Rechercher rapidement un contact avant les appels importants
- Parcourir l’historique des conversations pour obtenir le contexte avant de répondre
- Trouver les membres de l’équipe pertinents pour collaborer
- Rechercher les conversations incomplètes nécessitant un suivi
- Mettre à jour les renseignements de contact selon les interactions récentes
- Baliser les conversations pour un repérage plus facile ultérieurement
Collaboration d’équipe
- Documenter les termes de recherche courants pour les clients importants
- Partager, à l’échelle de l’équipe, les conventions liées aux propriétés de contact
- Créer des références recherchables pour les structures de comptes complexes
- Maintenir des profils de contact à jour pour en faciliter l’accès à l’équipe
FAQ
Pourquoi est-ce que je ne trouve pas une conversation dont je suis certain(e) de l’existence?
Pourquoi est-ce que je ne trouve pas une conversation dont je suis certain(e) de l’existence?
La raison la plus courante est que vous cherchez dans la mauvaise boîte de réception du numéro. Les conversations sont liées à des numéros précis, alors assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne boîte de réception. Vérifiez aussi le filtre « Terminé », car les conversations complétées y sont archivées, mais restent repérables via la recherche.
Puis-je rechercher le contenu des messages dans les conversations?
Puis-je rechercher le contenu des messages dans les conversations?
À l’heure actuelle, la recherche OpenPhone met l’accent sur les noms de contacts, les numéros de téléphone et les propriétés de contact plutôt que sur le contenu intégral des messages. Pour retrouver un message précis, ouvrez la conversation et utilisez la fonction de recherche de votre navigateur (Ctrl+F ou Cmd+F).
Comment puis-je rechercher dans tous les numéros de téléphone en même temps?
Comment puis-je rechercher dans tous les numéros de téléphone en même temps?
La recherche de contacts s’effectue dans l’ensemble de votre espace de travail, peu importe le numéro, mais la recherche de conversations est propre à chaque boîte de réception. Pour trouver des conversations sur plusieurs numéros, vous devrez chercher dans chaque boîte de réception individuellement.
Quelles informations sont incluses dans la recherche de contacts?
Quelles informations sont incluses dans la recherche de contacts?
La recherche de contacts inclut les noms, les raisons sociales, les numéros de téléphone et les propriétés de contact personnalisées que vous avez ajoutées. Elle parcourt aussi les notes et les étiquettes associées aux contacts, d’où l’importance de tenir des profils de contact complets pour améliorer les résultats.
Puis-je enregistrer des recherches utilisées fréquemment?
Puis-je enregistrer des recherches utilisées fréquemment?
Même s’il n’existe pas de fonction de recherche enregistrée, vous pouvez utiliser des propriétés de contact personnalisées et des étiquettes pour créer des catégories consultables. Cela vous permet de filtrer rapidement et à répétition les contacts selon des critères précis.
Comment trouver des contacts sans historique de conversation?
Comment trouver des contacts sans historique de conversation?
Utilisez la section Contacts plutôt que de chercher dans les boîtes de réception de conversations. Vous verrez ainsi tous les contacts enregistrés, qu’ils aient ou non des conversations actives, ce qui vous permet de retrouver des contacts enregistrés avec lesquels vous n’avez pas communiqué récemment.
Que deviennent les résultats de recherche lorsque des membres de l’équipe quittent?
Que deviennent les résultats de recherche lorsque des membres de l’équipe quittent?
Les contacts et les conversations demeurent repérables dans la recherche même après le départ de membres de l’équipe. Toutefois, l’information sur la propriété ou l’attribution d’un contact peut changer; il est donc utile de mettre à jour les fiches de contact lors de changements au sein de l’équipe.
Puis-je rechercher par plages de dates ou d’heures?
Puis-je rechercher par plages de dates ou d’heures?
Bien qu’il n’y ait pas de fonction de recherche par date précise, vous pouvez utiliser les filtres de conversation (Ouvert, Terminé, Non lu) combinés à la recherche de contacts pour affiner les résultats. Pour des recherches plus spécifiques basées sur la date, parcourez manuellement l’historique de la conversation visée.