Filtres de boîte de réception
Utilisez des filtres et des vues pour organiser les conversations selon le statut, les propriétés et des critères personnalisés afin de gérer efficacement votre boîte de réception
Aperçu
Comprendre les concepts de filtrage
- Ouvert : Conversations actives nécessitant une attention
- Terminé : Conversations terminées, archivées de la vue principale
- Non lu : Messages qui n’ont pas encore été consultés par un membre de l’équipe
- Sans réponse : Conversations nécessitant un suivi par l’équipe
- Entreprise : Filtrer selon les informations d’entreprise du contact
- Propriétés personnalisées : Utiliser des étiquettes et des champs personnalisés de contact
- Membre de l’équipe : Voir les conversations selon la personne assignée
Les filtres s’appliquent dans la boîte de réception de chaque numéro de téléphone. Sélectionnez donc la bonne boîte de réception avant d’appliquer des filtres pour obtenir des résultats complets.
Gestion de base du statut des conversations
- À utiliser lorsque les conversations sont bouclées et résolues
- Idéal pour les codes de vérification, les confirmations et les communications ponctuelles
- Retire les conversations de la vue principale tout en conservant l’historique
- Génère des notifications actives pour les rappels de suivi
- Utile lorsque vous devez répondre mais que vous n’êtes pas disponible sur-le-champ
- Aide à coordonner les responsabilités de l’équipe pour les conversations partagées
Flux de statut sur le Web et l’app de bureau
- Sélectionner la conversation dans votre boîte de réception
- Choisir l’action de statut :
- Cliquer sur l’icône d’enveloppe pour marquer comme non lu
- Cliquer sur l’icône de coche (✓) pour marquer comme terminé
- Appliquer des filtres pour afficher des types de conversations précis
Flux de statut sur mobile
Actions rapides avec des gestes de balayage :
- Balayer vers la droite pour marquer la conversation comme non lue
- Balayer vers la gauche pour marquer la conversation comme terminée
- Appuyer sur l’icône de filtre dans le coin supérieur droit
- Sélectionner les vues Ouvert, Terminé ou Non lu
- Appliquer des filtres supplémentaires au besoin
Fonctionnalités de filtrage avancées
- Non lu : Aucun membre de l’équipe n’a vu les nouveaux messages ou appels manqués
- Sans réponse : Aucune réponse de l’équipe aux messages ou appels entrants; la conversation n’est pas marquée comme terminée
- Entreprise : Filtrer par nom d’entreprise associé aux contacts
- Propriétés à sélection multiple : Étiquettes de contact personnalisées pour la catégorisation (p. ex., clients VIP)
Configuration des filtres avancés
- Cliquez sur le bouton Filtrer dans votre boîte de réception
- Sélectionnez le type de filtre parmi les options disponibles :
- Non lu ou Sans réponse pour prioriser les conversations
- Entreprise pour un filtrage par organisation
- Propriétés personnalisées pour les contacts étiquetés
- Configurez les critères si vous filtrez par propriétés de contact
- Ajoutez plusieurs filtres à l’aide de l’icône + pour un filtrage plus poussé
Gestion de plusieurs filtres
- Cliquez sur l’icône + pour ajouter des critères de filtrage supplémentaires
- Combinez différents types de filtres pour des résultats précis
- Créez des règles de filtrage complexes pour des flux de travail spécifiques
- Cliquez sur est entre le nom du filtre et la valeur pour ajuster les critères
- Modifiez les paramètres du filtre sans supprimer tout le filtre
- Cliquez sur le x à côté du nom du filtre pour supprimer un filtre individuel
- Effacez tous les filtres pour revenir à la vue complète de la boîte de réception
Flux de filtrage sur mobile
- Touchez l’icône de filtre dans n’importe quelle boîte de réception de l’espace de travail
- Choisissez les critères de filtrage :
- Conversations non lues nécessitant votre attention
- Conversations sans réponse à relancer
- Propriétés de contact pour une organisation personnalisée
- Choisissez le type de propriété parmi les champs personnalisés disponibles
- Sélectionnez des critères précis en touchant les valeurs
- Enregistrez la configuration pour appliquer le filtre
- Modifier des filtres existants en touchant l’icône de filtre et en ajustant les critères
- Ajouter plusieurs filtres en sélectionnant d’autres options avant d’enregistrer
- Effacer tous les filtres à l’aide de l’option « Tout effacer » pour réinitialiser l’affichage
Gestion de plusieurs numéros de téléphone
Filtrage propre à chaque numéro
- Appliquez les filtres standard du statut de conversation (Ouvert, Terminé, Non lu)
- Utilisez les filtres avancés pour les propriétés des contacts et la gestion d’équipe
- Concentrez-vous sur l’optimisation du flux de travail dans une seule boîte de réception
- Filtrage distinct par boîte de réception : chaque numéro de téléphone dispose de paramètres de filtre indépendants
- Organisation uniforme : appliquez des stratégies de filtrage similaires d’un numéro à l’autre
- Changement de contexte : basculez facilement entre les numéros tout en conservant vos préférences de filtres
Passer d’un numéro de téléphone à un autre
- Affichez les numéros disponibles sous « Boîtes de réception » dans la barre latérale gauche
- Cliquez sur un numéro pour changer le contexte de la boîte de réception
- Appliquez les filtres appropriés pour les conversations de ce numéro
- Touchez l’image du compte dans le coin supérieur gauche
- Sélectionnez le numéro souhaité sous « Vos numéros »
- Appliquez des filtres propres aux conversations de ce numéro
Stratégies de flux de travail avec filtres
Flux de travail de productivité quotidiens
- Commencez avec le filtre Non lu pour voir les nouveaux messages nécessitant une attention
- Passez au filtre Sans réponse pour prioriser les suivis
- Passez en revue les conversations Terminées pour repérer toute occasion manquée
- Appliquez des filtres par membre de l’équipe pour coordonner la couverture
- Marquez les conversations comme terminées dès qu’elles sont réglées
- Utilisez le statut Non lu stratégiquement pour les véritables suivis
- Appliquez des filtres de propriétés personnalisées pour catégoriser les clients
- Passez régulièrement en revue les filtres afin de maintenir des états de conversation exacts
Stratégies de collaboration d’équipe
- Utilisation cohérente des statuts : établir des conventions d’équipe pour le marquage des conversations
- Standardisation des propriétés : utiliser des propriétés de contact personnalisées uniformes
- Documentation des filtres : partager des combinaisons de filtres efficaces au sein de l’équipe
- Coordination régulière : revoir l’utilisation des filtres lors des réunions d’équipe
- Suivi des Sans réponse : vérifier régulièrement les conversations nécessitant l’attention de l’équipe
- Filtres par membre de l’équipe : surveiller les charges de travail individuelles et les habitudes de réponse
- Flux d’escalade : utiliser des filtres pour repérer les conversations nécessitant l’attention de la direction
- Suivi de la performance : analyser les tendances de filtres pour améliorer les flux de travail
Dépannage des problèmes de filtrage
- Vérifier la sélection du numéro de téléphone : Assurez-vous de consulter la bonne boîte de réception
- Vérifier les critères de filtrage : Confirmez que les paramètres de filtre correspondent à vos intentions
- Vérifier l’état des conversations : Les conversations peuvent avoir un statut différent de celui prévu
- Tenir compte de la période : Certaines conversations peuvent être plus anciennes que prévu
- Élargir les critères de filtrage : Essayez des combinaisons de filtres plus larges ou différentes
- Vérifier les conversations Terminées : Les conversations terminées peuvent être archivées
- Vérifier les propriétés des contacts : Assurez-vous que les contacts ont les étiquettes ou propriétés nécessaires
- Vérifier les permissions de l’équipe : Confirmez que vous avez accès aux conversations pertinentes
- Révision régulière des filtres : Évaluez et mettez à jour périodiquement vos stratégies de filtrage
- Entretien des propriétés des contacts : Gardez les propriétés personnalisées à jour et pertinentes
- Formation de l’équipe : Assurez-vous que tous les membres comprennent les conventions de filtrage
- Documentation du flux de travail : Documentez les combinaisons de filtres efficaces pour un usage cohérent
FAQ
Quelle est la différence entre les filtres Non lu et Sans réponse?
Quelle est la différence entre les filtres Non lu et Sans réponse?
Non lu affiche les conversations où aucun membre de l’équipe n’a consulté les nouveaux messages, tandis que Sans réponse affiche les conversations où vous avez reçu des messages ou manqué des appels sans avoir tenté d’y répondre. Non lu met l’accent sur l’activité de consultation, tandis que Sans réponse met l’accent sur l’activité de réponse.
Puis-je enregistrer des combinaisons de filtres personnalisées?
Puis-je enregistrer des combinaisons de filtres personnalisées?
Pour le moment, OpenPhone n’enregistre pas les combinaisons de filtres personnalisées, mais vous pouvez recréer rapidement des ensembles de filtres utiles. Songez à documenter les combinaisons efficaces pour votre équipe afin d’assurer une utilisation uniforme dans votre espace de travail.
Les filtres fonctionnent-ils pour tous mes numéros de téléphone?
Les filtres fonctionnent-ils pour tous mes numéros de téléphone?
Non, les filtres s’appliquent à la boîte de réception de chaque numéro individuellement. Chaque numéro de téléphone conserve ses propres paramètres de filtre, ce qui vous permet de personnaliser vos stratégies d’organisation pour différentes lignes ou finalités d’affaires.
Comment les propriétés de contact personnalisées fonctionnent-elles avec le filtrage?
Comment les propriétés de contact personnalisées fonctionnent-elles avec le filtrage?
Les propriétés de contact personnalisées que vous avez créées (comme des étiquettes ou des champs à sélection multiple) deviennent des options de filtre. Cela vous permet de catégoriser les contacts (p. ex., VIP, Prospect, Client) et de filtrer les conversations selon ces catégories pour une gestion ciblée des communications.
Que se passe-t-il lorsque je filtre par membre de l’équipe?
Que se passe-t-il lorsque je filtre par membre de l’équipe?
Le filtrage par membre de l’équipe affiche les conversations auxquelles des membres précis de l’équipe ont participé. C’est utile pour surveiller la charge de travail individuelle, suivre les tendances de réponse ou revoir les conversations gérées par certains membres.
Puis-je filtrer par plages de dates?
Puis-je filtrer par plages de dates?
Bien qu’il n’existe pas de filtre de plage de dates spécifique, vous pouvez utiliser les filtres de statut de conversation combinés à une vérification manuelle des dates pour vous concentrer sur des conversations récentes ou plus anciennes. Les conversations marquées Terminé conservent les horodatages à des fins de référence historique.
Comment les filtres affectent-ils les résultats de recherche?
Comment les filtres affectent-ils les résultats de recherche?
Les filtres fonctionnent de concert avec la recherche pour affiner les résultats. Lorsque vous effectuez une recherche avec des filtres actifs, les résultats n’incluent que les conversations qui correspondent à la fois à vos termes de recherche et à vos critères de filtrage actifs.
Que deviennent les filtres lorsque des membres de l’équipe quittent l’entreprise?
Que deviennent les filtres lorsque des membres de l’équipe quittent l’entreprise?
Les filtres demeurent fonctionnels même après le départ de membres de votre espace de travail. Cependant, les conversations auparavant associées à des membres partis peuvent afficher une attribution différente; vous pourriez donc vouloir revoir et mettre à jour les filtres fondés sur l’équipe en conséquence.