Conversations
Gérez l’état de vos conversations en les marquant comme non lues ou terminées, et organisez votre boîte de réception pour un suivi efficace
Aperçu
La gestion des conversations dans OpenPhone vous aide à rester organisé et garantit qu’aucune communication importante ne vous échappe. Utilisez les états de conversation, les statuts et les fonctionnalités d’organisation pour maintenir un flux de travail efficace et prioriser efficacement les interactions avec vos clients.Comprendre les états de conversation
Les conversations dans OpenPhone ont des états distincts qui vous aident à suivre et à prioriser vos communications : Conversations ouvertes :- Conversations actives nécessitant une attention ou un suivi
- État par défaut pour les nouveaux messages et appels entrants
- Visibles dans votre boîte de réception principale pour un accès immédiat
- Messages ou appels pas encore consultés par un membre de l’équipe
- Affichent des indicateurs de notification sur les numéros de téléphone
- Servent de rappels automatiques pour des réponses en temps opportun
- Interactions complétées et archivées de la vue principale
- Accessibles via le filtre « Terminé » au besoin
- Conservent l’historique de conversation pour référence future
Les états de conversation vous aident à maintenir une boîte de réception zéro tout en préservant l’historique de communication important.
Marquer les conversations comme terminées
Utilisez le statut « Terminé » pour supprimer les tâches complétées et maintenir votre boîte de réception organisée :À partir de l’application web ou de bureau
- Ouvrez l’application web OpenPhone ou l’application de bureau
- Sélectionnez la conversation que vous souhaitez marquer comme terminée
- Cliquez sur l’icône de coche (✓) pour marquer la conversation comme terminée
À partir de l’application mobile
- Ouvrez OpenPhone sur votre appareil mobile
- Dans votre boîte de réception de conversations, faites glisser la conversation vers la gauche
- Appuyez sur « Terminé » pour marquer la conversation comme terminée
Marquer les conversations comme non lues
Utilisez le statut « Non lu » comme système de rappel personnel ou d’équipe :À partir de l’application web ou de bureau
- Ouvrez l’application web OpenPhone ou l’application de bureau
- Sélectionnez la conversation que vous souhaitez marquer comme non lue
- Cliquez sur l’icône d’enveloppe pour la marquer comme non lue
À partir de l’application mobile
- Ouvrez OpenPhone sur votre appareil mobile
- À partir de votre boîte de réception de conversations, faites glisser la conversation vers la droite
- La conversation sera marquée comme non lue avec un indicateur de notification
Stratégies de flux de travail pour les conversations
Flux de travail de productivité personnelle
Gestion quotidienne de la boîte de réception :- Révision matinale : Vérifier les conversations non lues et prioriser les réponses
- Travail actif : Garder les conversations importantes ouvertes pendant les discussions
- Suivi de l’achèvement : Marquer les conversations comme terminées lorsqu’elles sont résolues
- Système de suivi : Utiliser le statut non lu pour les éléments nécessitant une attention ultérieure
- Urgent : Garder ouvert pour une attention immédiate
- Suivi nécessaire : Marquer comme non lu en guise de rappel personnel
- Terminé : Marquer comme fait pour maintenir la clarté de la boîte de réception
- Référence : Accéder via le filtre terminé au besoin
Flux de travail de collaboration d’équipe
Responsabilité partagée :- Indicateurs non lus : Alerter les membres de l’équipe aux nouveaux messages clients
- Coordination des statuts : Utiliser un marquage cohérent pour éviter le travail en double
- Gestion des transferts : Marquer comme non lu lors du transfert de conversations entre membres de l’équipe
- Suivi de l’achèvement : Marquer comme fait lorsque les problèmes clients sont résolus
- Mêlée matinale : Réviser les conversations non lues et ouvertes en équipe
- Planification de la couverture : S’assurer que toutes les conversations non lues ont des responsables assignés
- Nettoyage de fin de journée : Marquer les conversations terminées comme faites
- Révision hebdomadaire : Vérifier les conversations terminées pour les opportunités de suivi
Stratégies de flux de travail d’équipe pour la gestion des conversations
Quand marquer les conversations comme terminées
- Problème client résolu : Problème résolu et client satisfait
- Information transmise : Codes de vérification, confirmations ou mises à jour envoyés
- Interactions ponctuelles : Messages promotionnels ou communications temporaires
- Tâches accomplies : Travail délégué terminé et confirmé
- Références archivées : Conversations importantes mais inactives
Quand marquer les conversations comme non lues
- Suivi requis : Besoin de répondre mais pas immédiatement disponible
- Coordination d’équipe : Alerter les collègues aux messages importants
- Système de rappel : Indicateurs personnels pour action ultérieure
- Information en attente : En attente de détails avant de répondre
- Marquage de priorité : Marquer les conversations importantes pour identification rapide
Maintenir l’organisation de la boîte de réception
Habitudes quotidiennes :- Examiner les conversations non lues en premier chaque matin
- Marquer les conversations comme terminées immédiatement après achèvement
- Utiliser le statut non lu de façon stratégique pour les vrais suivis
- Archiver rapidement les messages promotionnels ou de vérification
- Examiner les conversations terminées pour tout suivi manqué
- Nettoyer les anciennes conversations qui n’ont plus besoin de suivi
- Évaluer les modèles de flux de conversation pour améliorer les processus
- Mettre à jour les flux de travail d’équipe selon le volume de conversations
Gestion avancée des conversations
Raccourcis clavier
Pour une gestion plus rapide des conversations sur le web et le bureau :- Appuyez sur E pour marquer la conversation comme terminée
- Appuyez sur U pour marquer la conversation comme non lue
- Appuyez sur O pour marquer la conversation comme ouverte
- Utilisez les touches fléchées pour naviguer entre les conversations
Intégration avec d’autres fonctionnalités
Gestion des contacts :- Ajoutez des notes aux contacts selon les résultats des conversations
- Étiquetez les contacts avec des informations pertinentes pour référence ultérieure
- Mettez à jour les propriétés des contacts selon les informations tirées des conversations
- Utilisez les mentions @ dans les conversations pour alerter les membres de l’équipe
- Épinglez les conversations importantes pour la visibilité de l’équipe
- Partagez les informations tirées des conversations lors des réunions d’équipe
- Surveillez les temps de réponse aux conversations non lues
- Suivez les taux de finalisation des conversations
- Analysez les tendances des conversations pour optimiser le flux de travail
FAQ
Quelle est la différence entre les conversations ouvertes et non lues ?
Quelle est la différence entre les conversations ouvertes et non lues ?
Les conversations ouvertes sont des discussions actives qui peuvent avoir été lues ou non, tandis que les conversations non lues contiennent spécifiquement des messages qu’aucun membre de l’équipe n’a encore vus. Une conversation peut être à la fois ouverte et non lue, mais une fois marquée comme terminée, elle n’est ni ouverte ni non lue.
Puis-je récupérer les conversations marquées comme terminées ?
Puis-je récupérer les conversations marquées comme terminées ?
Oui, les conversations marquées comme terminées ne sont pas supprimées. Vous pouvez y accéder via le filtre « Terminées » dans votre boîte de réception. Vous pouvez également les marquer comme ouvertes ou non lues à nouveau au besoin pour poursuivre la communication.
Les états des conversations se synchronisent-ils entre les appareils ?
Les états des conversations se synchronisent-ils entre les appareils ?
Oui, les états des conversations (ouverte, non lue, terminée) se synchronisent en temps réel sur tous vos appareils et pour tous les membres de l’équipe. Lorsque vous marquez une conversation comme terminée sur votre téléphone, la mise à jour s’affiche immédiatement sur votre ordinateur et pour votre équipe.
Comment les états des conversations fonctionnent-ils avec les membres de l'équipe ?
Comment les états des conversations fonctionnent-ils avec les membres de l'équipe ?
Les états des conversations sont partagés au sein de votre équipe. Lorsqu’un membre de l’équipe marque une conversation comme lue, non lue ou terminée, la mise à jour s’applique pour tous. Cela évite la duplication du travail et assure un suivi uniforme des conversations.
Puis-je marquer plusieurs conversations comme terminées en lot ?
Puis-je marquer plusieurs conversations comme terminées en lot ?
Actuellement, les conversations doivent être marquées individuellement. Cependant, vous pouvez traiter rapidement plusieurs conversations en utilisant les raccourcis clavier sur le web et l’ordinateur, ou les gestes de balayage sur les appareils mobiles.
Que se passe-t-il avec les états des conversations lorsque j'archive un numéro de téléphone ?
Que se passe-t-il avec les états des conversations lorsque j'archive un numéro de téléphone ?
Lorsque vous archivez un numéro de téléphone, tous les états des conversations sont conservés. Si vous réactivez le numéro plus tard, les conversations conserveront leurs états précédents (ouverte, terminée, non lue).
Combien de temps les conversations terminées restent-elles accessibles ?
Combien de temps les conversations terminées restent-elles accessibles ?
Les conversations terminées restent accessibles indéfiniment via le filtre Terminées. Il n’y a pas de suppression automatique de l’historique des conversations, ce qui vous garantit un accès permanent aux communications passées au besoin.
Puis-je configurer un marquage automatique des conversations ?
Puis-je configurer un marquage automatique des conversations ?
Bien qu’il n’y ait pas de marquage automatique des conversations, vous pouvez utiliser des filtres pour identifier rapidement les conversations qui pourraient être prêtes à être marquées comme terminées, comme les conversations contenant uniquement des codes de vérification ou des messages promotionnels.