Conversations
Gérez l’état de vos conversations en les marquant comme non lues ou terminées, et organisez votre boîte de réception pour un suivi efficace
Aperçu
Comprendre les états de conversation
- Conversations actives nécessitant de l’attention ou un suivi
- État par défaut pour les nouveaux messages et appels entrants
- Visibles dans la vue principale de votre boîte de réception pour un accès immédiat
- Messages ou appels qui n’ont pas encore été vus par un membre de l’équipe
- Affichent des indicateurs de notification sur les numéros de téléphone
- Servent de rappels automatiques pour des réponses en temps opportun
- Interactions complétées, archivées de la vue principale
- Accessibles au moyen du filtre « Terminé » au besoin
- Conservent l’historique des conversations pour référence ultérieure
Les états de conversation vous aident à maintenir la boîte de réception à zéro tout en préservant l’historique des communications importantes.
Marquer les conversations comme terminées
Depuis l’application Web ou de bureau
- Ouvrez l’application Web OpenPhone ou l’application de bureau
- Sélectionnez la conversation que vous souhaitez marquer comme terminée
- Cliquez sur l’icône en forme de coche (✓) pour marquer la conversation comme terminée
Depuis l’application mobile
- Ouvrez OpenPhone sur votre appareil mobile
- Dans votre boîte de réception de conversations, faites glisser la conversation vers la gauche
- Touchez « Terminé » pour marquer la conversation comme terminée
Marquer des conversations comme non lues
À partir de l’application Web ou de bureau
- Ouvrez l’application Web ou l’application de bureau OpenPhone
- Sélectionnez la conversation que vous souhaitez marquer comme non lue
- Cliquez sur l’icône d’enveloppe pour la marquer comme non lue
À partir de l’application mobile
- Ouvrez OpenPhone sur votre appareil mobile
- Dans la boîte de réception de conversations, balayez la conversation vers la droite
- La conversation sera marquée comme non lue et un indicateur de notification s’affichera
Stratégies de flux de travail pour les conversations
Flux de travail pour la productivité personnelle
- Revue matinale : Vérifiez les conversations non lues et priorisez les réponses
- Travail en cours : Gardez les conversations importantes ouvertes pendant les échanges
- Suivi de résolution : Marquez les conversations comme terminées une fois réglées
- Système de suivi : Utilisez le statut Non lu pour les éléments nécessitant une attention ultérieure
- Urgent : Garder ouvert pour une attention immédiate
- Suivi nécessaire : Marquer Non lu comme rappel personnel
- Terminé : Marquer Terminé pour maintenir la clarté de la boîte de réception
- Référence : Accéder via le filtre Terminé au besoin
Flux de travail pour la collaboration d’équipe
- Indicateurs Non lu : Avertir les membres de l’équipe des nouveaux messages clients
- Coordination des statuts : Utiliser un marquage cohérent pour éviter le travail en double
- Gestion des transferts : Marquer Non lu lors du passage de conversations entre membres de l’équipe
- Suivi de résolution : Marquer Terminé lorsque les problèmes des clients sont réglés
- Réunion matinale : Passer en revue les conversations Non lu et Ouvert en équipe
- Planification de la couverture : S’assurer que toutes les conversations non lues ont des responsables désignés
- Nettoyage de fin de journée : Marquer les conversations complétées comme Terminées
- Revue hebdomadaire : Vérifier les conversations Terminées pour repérer des occasions de suivi
Stratégies d’équipe pour gérer les conversations
Quand marquer les conversations comme terminées
- Problème client résolu : problème réglé et client satisfait
- Information transmise : codes de vérification, confirmations ou mises à jour envoyés
- Interactions ponctuelles : messages promotionnels ou communications temporaires
- Tâches terminées : travail délégué effectué et confirmé
- Références archivées : conversations importantes mais inactives
Quand marquer les conversations comme non lues
- Suivi requis : besoin de répondre, mais pas disponible immédiatement
- Coordination d’équipe : avertir les collègues de messages importants
- Rappel personnel : indicateurs pour agir plus tard
- Information en attente : attendre des précisions avant de répondre
- Marquage de priorité : identifier rapidement les conversations importantes
Habitudes quotidiennes :
- Passer en revue les conversations non lues dès le début de la journée
- Marquer les conversations comme terminées dès qu’elles le sont
- Utiliser le statut Non lu de façon stratégique pour les suivis légitimes
- Archiver rapidement les messages promotionnels ou de vérification
- Revoir les conversations terminées pour repérer tout suivi manqué
- Nettoyer les anciennes conversations qui n’ont plus besoin d’être suivies
- Évaluer les tendances du flux de conversations pour améliorer les processus
- Mettre à jour les flux de travail de l’équipe en fonction du volume de conversations
Gestion avancée des conversations
Raccourcis clavier
- Appuyez sur E pour marquer la conversation comme terminée
- Appuyez sur U pour marquer la conversation comme non lue
- Appuyez sur O pour marquer la conversation comme ouverte
- Utilisez les touches fléchées pour passer d’une conversation à l’autre
Intégration avec d’autres fonctionnalités
- Ajoutez des notes aux contacts selon l’issue des conversations
- Attribuez des étiquettes aux contacts avec des informations pertinentes pour référence ultérieure
- Mettez à jour les propriétés des contacts en fonction des informations tirées des conversations
- Utilisez les @mentions dans les conversations pour avertir les membres de l’équipe
- Épinglez les conversations importantes pour la visibilité de l’équipe
- Partagez les informations issues des conversations lors des réunions d’équipe
- Surveillez les délais de réponse aux conversations non lues
- Suivez les taux de clôture des conversations
- Analysez les tendances de conversation pour optimiser les flux de travail
FAQ
Quelle est la différence entre les conversations ouvertes et non lues?
Quelle est la différence entre les conversations ouvertes et non lues?
Les conversations ouvertes sont des échanges actifs qui peuvent avoir été lus ou non, tandis que les conversations non lues contiennent des messages qu’aucun membre de l’équipe n’a encore consultés. Une conversation peut être à la fois ouverte et non lue, mais une fois marquée comme terminée, elle n’est ni ouverte ni non lue.
Puis-je récupérer des conversations marquées comme terminées?
Puis-je récupérer des conversations marquées comme terminées?
Oui, les conversations marquées comme terminées ne sont pas supprimées. Accédez-y à l’aide du filtre « Terminé » dans votre boîte de réception. Vous pouvez aussi les marquer de nouveau comme ouvertes ou non lues au besoin pour poursuivre la conversation.
Les états de conversation se synchronisent-ils entre les appareils?
Les états de conversation se synchronisent-ils entre les appareils?
Oui, les états de conversation (ouvert, non lu, terminé) se synchronisent en temps réel sur tous vos appareils et pour tous les membres de votre équipe. Lorsque vous marquez une conversation comme terminée sur votre téléphone, elle se met à jour immédiatement sur votre ordinateur et pour votre équipe.
Comment les états de conversation fonctionnent-ils avec les membres de l’équipe?
Comment les états de conversation fonctionnent-ils avec les membres de l’équipe?
Les états de conversation sont partagés au sein de votre équipe. Lorsqu’un membre marque une conversation comme lue, non lue ou terminée, la mise à jour s’applique à tout le monde. Cela évite le travail en double et assure un suivi uniforme des conversations.
Puis-je marquer en lot des conversations comme terminées?
Puis-je marquer en lot des conversations comme terminées?
Pour l’instant, les conversations doivent être marquées individuellement. Toutefois, vous pouvez traiter rapidement plusieurs conversations à l’aide des raccourcis clavier sur le Web et l’appli de bureau, ou de gestes de balayage sur les appareils mobiles.
Que se passe-t-il avec les états de conversation lorsque j’archive un numéro de téléphone?
Que se passe-t-il avec les états de conversation lorsque j’archive un numéro de téléphone?
Lorsque vous archivez un numéro de téléphone, tous les états de conversation sont préservés. Si vous réactivez le numéro plus tard, les conversations conserveront leurs états précédents (ouvert, terminé, non lu).
Combien de temps les conversations terminées restent-elles accessibles?
Combien de temps les conversations terminées restent-elles accessibles?
Les conversations terminées restent accessibles indéfiniment grâce au filtre « Terminé ». Il n’y a pas de suppression automatique de l’historique des conversations, ce qui vous assure un accès continu aux communications passées au besoin.
Puis-je configurer un marquage automatique des conversations?
Puis-je configurer un marquage automatique des conversations?
Bien qu’il n’existe pas de marquage automatique des conversations, vous pouvez utiliser des filtres pour repérer rapidement celles qui semblent prêtes à être marquées comme terminées, par exemple les conversations contenant uniquement des codes de vérification ou des messages promotionnels.