Aperçu

La gestion des conversations dans Quo, anciennement OpenPhone, vous aide à rester organisé et à faire en sorte que les communications importantes ne vous échappent pas. Utilisez les états, les statuts et les fonctionnalités d’organisation des conversations pour maintenir un flux de travail efficace et mieux prioriser vos interactions avec les clients.

Comprendre les états de conversation

Les conversations dans Quo ont des états distincts qui vous aident à suivre et à prioriser vos communications : Conversations ouvertes :
  • Conversations actives nécessitant une attention ou un suivi
  • État par défaut pour les nouveaux messages et appels entrants
  • Visibles dans la vue principale de votre boîte de réception pour un accès immédiat
Conversations non lues :
  • Messages ou appels qui n’ont pas encore été consultés par un membre de l’équipe
  • Affichent des indicateurs de notification sur les numéros de téléphone
  • Servent de rappels automatiques pour assurer des réponses dans les délais
Conversations terminées :
  • Interactions terminées, retirées de la vue principale
  • Accessibles au besoin au moyen du filtre « Terminées »
  • Conservent l’historique des conversations pour référence ultérieure
Les états de conversation vous aident à maintenir une boîte de réception à zéro tout en préservant l’important historique des communications.

Marquer les conversations comme terminées

Utilisez l’état « Terminé » pour dégager les tâches accomplies et garder votre boîte de réception organisée :

À partir de l’application Web ou de bureau

  1. Ouvrez l’application Web Quo ou l’application de bureau
  2. Sélectionnez la conversation que vous voulez marquer comme terminée
  3. Cliquez sur l’icône de coche (✓) pour marquer la conversation comme terminée
Marquer une conversation comme terminée dans l’application Web
La conversation sera retirée de votre boîte de réception principale, mais restera accessible grâce au filtre « Terminé ».

À partir de l’application mobile

  1. Ouvrez Quo sur votre appareil mobile
  2. Dans votre boîte de réception de conversations, balayez la conversation vers la gauche
  3. Appuyez sur « Terminé » pour marquer la conversation comme complétée
Marquer une conversation comme complétée sur un appareil mobile

Marquer les conversations comme non lues

Utilisez l’état « Non lu » comme système de rappel personnel ou d’équipe :

À partir de l’appli Web ou de l’application de bureau

  1. Ouvrez l’appli Web Quo ou l’application de bureau
  2. Sélectionnez la conversation que vous voulez marquer comme non lue
  3. Cliquez sur l’icône d’enveloppe pour la marquer comme non lue
Marquer une conversation comme non lue dans l’appli Web

À partir de l’application mobile

  1. Ouvrez Quo sur votre appareil mobile
  2. Dans votre boîte de réception, faites glisser la conversation vers la droite
  3. La conversation sera marquée comme non lue et un indicateur de notification apparaîtra
Marquer une conversation comme non lue sur mobile

Stratégies de flux de travail de conversation

Flux de travail pour la productivité personnelle

Gestion quotidienne de la boîte de réception :
  1. Revue du matin : Vérifiez les conversations non lues et hiérarchisez les réponses
  2. Travail en cours : Gardez les conversations importantes ouvertes pendant les échanges
  3. Suivi de la résolution : Marquez les conversations comme terminées une fois réglées
  4. Système de relance : Utilisez l’état « non lu » pour les éléments nécessitant un suivi ultérieur
Priorisation des tâches :
  • Urgent : Laisser ouvert pour une attention immédiate
  • Suivi requis : Marquer comme non lu pour servir de rappel personnel
  • Terminé : Marquer comme terminé pour garder la boîte de réception claire
  • Référence : Accéder au besoin via le filtre « Terminées »

Flux de travail de collaboration d’équipe

Responsabilité partagée :
  • Indicateurs de non-lecture : Avertir les membres de l’équipe des nouveaux messages clients
  • Coordination des statuts : Utiliser un marquage cohérent pour éviter le travail en double
  • Gestion des passations : Marquer comme non lu lors du transfert de conversations entre membres de l’équipe
  • Suivi de résolution : Marquer comme terminé lorsque les problèmes des clients sont réglés
Optimisation du flux de travail :
  • Point du matin : Passer en revue en équipe les conversations non lues et ouvertes
  • Planification de la couverture : S’assurer que toutes les conversations non lues ont un responsable attitré
  • Nettoyage de fin de journée : Marquer les conversations traitées comme terminées
  • Revue hebdomadaire : Vérifier les conversations terminées pour repérer des occasions de suivi

Stratégies de flux de travail en équipe pour la gestion des conversations

Quand marquer des conversations comme terminées

  • Problème du client résolu : Problème réglé et client satisfait
  • Information transmise : Codes de vérification, confirmations ou mises à jour envoyés
  • Interactions ponctuelles : Messages promotionnels ou communications temporaires
  • Tâches terminées : Travail délégué achevé et confirmé
  • Références archivées : Conversations importantes, mais inactives

Quand marquer des conversations comme non lues

  • Suivi requis : Besoin de répondre, mais pas disponible immédiatement
  • Coordination d’équipe : Avertir les collègues de messages importants
  • Système de rappel : Indicateurs personnels pour agir plus tard
  • Renseignements en attente : En attente de détails avant de répondre
  • Indicateur de priorité : Marquer les conversations importantes pour les repérer rapidement

Maintenir l’organisation de la boîte de réception

Habitudes quotidiennes :
  • Passez en revue les conversations non lues dès le début de la matinée
  • Marquez les conversations comme « terminées » dès qu’elles le sont
  • Utilisez le statut « non lu » de façon stratégique pour les véritables suivis
  • Archivez rapidement les messages promotionnels ou de vérification
Entretien hebdomadaire :
  • Passez en revue les conversations « terminées » pour repérer tout suivi manqué
  • Nettoyez les anciennes conversations qui n’ont plus besoin d’être suivies
  • Évaluez les tendances du flux de conversations pour améliorer les processus
  • Mettez à jour les flux de travail de l’équipe selon le volume de conversations

Gestion avancée des conversations

Raccourcis clavier

Pour gérer les conversations plus rapidement sur le Web et sur ordinateur :
  • Appuyez sur E pour marquer la conversation comme réglée
  • Appuyez sur U pour marquer la conversation comme non lue
  • Appuyez sur O pour marquer la conversation comme ouverte
  • Utilisez les touches fléchées pour naviguer entre les conversations

Intégration avec d’autres fonctionnalités

Gestion des contacts :
  • Ajouter des notes aux contacts selon l’issue des conversations
  • Attribuer des étiquettes aux contacts avec des renseignements pertinents pour référence ultérieure
  • Mettre à jour les propriétés des contacts selon les insights tirés des conversations
Coordination d’équipe :
  • Utiliser les mentions @ dans les conversations pour alerter les membres de l’équipe
  • Épingler les conversations importantes pour la visibilité de l’équipe
  • Partager les insights de conversation lors des réunions d’équipe
Suivi du rendement :
  • Surveiller les délais de réponse aux conversations non lues
  • Suivre les taux de résolution des conversations
  • Analyser les modèles de conversation pour optimiser les flux de travail

FAQ