État de la conversation
Suivez et gérez les états de conversation pour organiser vos communications et assurer un suivi en temps opportun
Aperçu
Pour découvrir des flux de travail détaillés et des stratégies avancées de gestion des conversations, consultez le guide des conversations.
Les trois états de conversation
Conversations ouvertes
- Attribué automatiquement à tous les nouveaux messages et appels entrants
- Indique des conversations qui peuvent nécessiter attention ou surveillance
- Visible dans la vue principale de votre boîte de réception sans filtrage supplémentaire
- Reste ouverte jusqu’à ce qu’elle soit changée manuellement en non lu ou en terminé
- Discussions client actives en cours
- Communications de projet en cours
- Conversations que vous surveillez mais qui ne nécessitent pas d’action immédiate
Conversations non lues
- Crée des indicateurs de notification visibles sur tous les appareils
- Alerte les membres de l’équipe à propos des messages nécessitant une attention
- Fonctionne comme un système de gestion des tâches pour les communications
- Se synchronise en temps réel pour tous les membres de l’équipe
- Rappels personnels : Marquez les conversations auxquelles vous devez répondre plus tard
- Coordination d’équipe : Alertez les collègues au sujet des messages entrants importants
- Signalement des priorités : Mettez en évidence les conversations urgentes nécessitant une attention immédiate
- Gestion des transferts : Indiquez le passage de conversations entre membres de l’équipe
Conversations terminées
- Déplace les conversations hors de la vue principale de la boîte de réception tout en préservant l’historique
- Accessible au moyen du filtre « Terminé » pour référence et suivi
- Parfait pour maintenir une « boîte de réception zéro » sans perdre l’historique des conversations
- Les conversations peuvent être rouvertes si un suivi devient nécessaire
- Problèmes de soutien client résolus
- Communications de projet complétées
- Échanges informatifs ponctuels (codes de vérification, confirmations)
- Messages promotionnels ou marketing qui ne nécessitent pas de réponse
Gestion rapide des statuts
Raccourcis clavier (Web/Ordinateur)
- E - Marquer la conversation comme terminée
- U - Marquer la conversation comme non lue
- O - Marquer la conversation comme ouverte
- ↑/↓ - Naviguer entre les conversations
Gestes sur mobile
- Glisser vers la gauche → Marquer comme terminée
- Glisser vers la droite → Marquer comme non lue
- Appuyer sur la conversation → Marquer comme lue (si non lue)
Indicateurs de statut
- Point bleu → Messages non lus nécessitant une attention
- Aucun indicateur → Conversation ouverte (lue mais active)
- Masquée de la vue principale → Conversation terminée (consultez le filtre Terminé)
Principes du flux de travail des statuts
Cycle de productivité quotidien
- Matin : Commencez par le filtre Non lu pour voir les messages reçus pendant la nuit
- Tout au long de la journée : Gardez les conversations importantes ouvertes, marquez les éléments routiniers comme Terminé
- Fin de journée : Passez en revue les conversations ouvertes, marquez les éléments complétés comme Terminé
- Hebdomadaire : Vérifiez les conversations marquées comme Terminé pour toute occasion de suivi manquée
Coordination d’équipe
- Le statut Non lu signale un besoin d’attention de l’équipe
- Le statut Ouvert indique un suivi continu par l’équipe
- Le statut Terminé confirme l’achèvement pour l’ensemble de l’équipe
- Établissez des conventions d’équipe quant au moment où marquer les conversations comme Terminé
- Utilisez le statut Non lu de façon stratégique plutôt que par défaut pour tous les suivis
- Communiquez clairement les passations lorsque vous changez la propriété d’une conversation
Intégration avec le filtrage
- Filtrer par statut pour se concentrer sur des types de conversations précis
- Combiner avec d’autres filtres (membre de l’équipe, entreprise, propriétés personnalisées)
- Créer des flux de travail ciblés en utilisant des combinaisons statut + filtre
- Suivre la performance de l’équipe en suivant l’évolution des statuts au fil du temps
La gestion des statuts gagne en efficacité lorsqu’elle est combinée au filtrage de la boîte de réception et aux fonctions de recherche.
Scénarios courants de statuts
Flux de travail du soutien à la clientèle
- Ouvert : Dossiers de soutien actifs en cours de traitement
- Non lu : Nouveaux enjeux nécessitant l’attribution à un membre de l’équipe
- Terminé : Dossiers résolus avec des clients satisfaits
Communications de vente
- Ouvert : Conversations actives avec des prospects
- Non lu : Nouvelles pistes nécessitant un suivi
- Terminé : Ententes conclues ou prospects disqualifiés
Coordination interne
- Ouvert : Discussions de projet en cours
- Non lu : Points d’action nécessitant l’attention d’un membre précis de l’équipe
- Terminé : Tâches terminées et discussions réglées
FAQ
Quelle est la différence entre les conversations lues et ouvertes?
Quelle est la différence entre les conversations lues et ouvertes?
Quand vous consultez une conversation non lue, elle devient automatiquement « lue », mais reste « ouverte ». Ouvert est l’état actif par défaut, tandis que non lu s’applique aux messages qu’aucun membre de l’équipe n’a encore vus. Vous pouvez aussi marquer manuellement des conversations lues comme non lues de nouveau pour vous rappeler de faire un suivi.
Les changements de statut se synchronisent-ils avec mon équipe?
Les changements de statut se synchronisent-ils avec mon équipe?
Oui, les changements de statut de conversation sont partagés en temps réel avec toute votre équipe. Lorsqu’un membre de l’équipe marque une conversation comme terminée, non lue ou ouverte, elle se met à jour immédiatement pour tout le monde. Cela évite le travail en double et assure un suivi cohérent des conversations.
Puis-je annuler des changements de statut?
Puis-je annuler des changements de statut?
Absolument. Les statuts de conversation sont flexibles et réversibles. Si vous marquez quelque chose comme terminé par erreur, trouvez-le simplement dans le filtre Terminé et marquez-le de nouveau comme ouvert ou non lu. Les changements de statut sont instantanés et peuvent être modifiés aussi souvent que nécessaire.
Combien de temps les conversations terminées restent-elles accessibles?
Combien de temps les conversations terminées restent-elles accessibles?
Les conversations terminées restent accessibles indéfiniment via le filtre Terminé. Il n’y a aucune suppression automatique; vous pouvez donc toujours consulter les communications passées, rouvrir des conversations au besoin ou revoir l’historique des conversations pour obtenir du contexte.