État de la conversation
Suivez et gérez les états de conversation pour organiser vos communications et assurer un suivi en temps opportun
Aperçu
La gestion du statut des conversations constitue la base d’une organisation efficace de la boîte de réception dans OpenPhone. En comprenant et en utilisant de façon stratégique les trois états de conversation - Ouvert, Non lu et Terminé - vous pouvez garder une vision claire de ce qui nécessite votre attention, de ce qui a été complété et de ce qui requiert un suivi.Pour des flux de travail détaillés de gestion des conversations et des stratégies avancées, consultez le guide des Conversations.
Les trois états de conversation
Conversations ouvertes
L’état actif par défaut pour les communications en cours- Automatiquement attribué à tous les nouveaux messages et appels entrants
- Indique les conversations qui pourraient nécessiter de l’attention ou une surveillance
- Visible dans votre boîte de réception principale sans filtrage supplémentaire
- Demeure ouvert jusqu’à ce qu’il soit manuellement changé en non lu ou terminé
- Discussions actives avec les clients en cours
- Communications de projet en cours
- Conversations que vous surveillez mais qui ne nécessitent pas d’action immédiate
Conversations non lues
Système de rappel personnel et d’équipe- Crée des indicateurs de notification visibles sur tous les appareils
- Alerte les membres de l’équipe des messages nécessitant de l’attention
- Fonctionne comme un système de gestion des tâches pour les communications
- Se synchronise entre tous les membres de l’équipe en temps réel
- Rappels personnels : Marquer les conversations auxquelles vous devez répondre plus tard
- Coordination d’équipe : Alerter les collègues des messages entrants importants
- Marquage de priorité : Mettre en évidence les conversations urgentes pour une attention immédiate
- Gestion de transfert : Signaler lors du transfert de conversations entre les membres de l’équipe
Conversations terminées
Système d’archivage pour les interactions complétées- Retire les conversations de la boîte de réception principale tout en préservant l’historique
- Accessible via le filtre « Terminé » pour référence et révision de suivi
- Parfait pour maintenir une « boîte de réception zéro » sans perdre l’historique des conversations
- Les conversations peuvent être rouvertes si un suivi devient nécessaire
- Problèmes de support client résolus
- Communications de projet complétées
- Échanges informationnels ponctuels (codes de vérification, confirmations)
- Messages promotionnels ou marketing qui ne nécessitent pas de réponse
Gestion rapide du statut
Raccourcis clavier (Web/Bureau)
- E - Marquer la conversation comme terminée
- U - Marquer la conversation comme non lue
- O - Marquer la conversation comme ouverte
- ↑/↓ - Naviguer entre les conversations
Gestes mobiles
- Glisser vers la gauche → Marquer comme terminée
- Glisser vers la droite → Marquer comme non lue
- Toucher la conversation → Marquer comme lue (si non lue)
Indicateurs de statut
- Point bleu → Messages non lus nécessitant votre attention
- Aucun indicateur → Conversation ouverte (lue mais active)
- Masquée de la vue principale → Conversation terminée (vérifiez le filtre Terminées)
Principes du flux de travail des statuts
Cycle de productivité quotidien
- Matin : Commencer avec le filtre non lu pour voir les messages reçus durant la nuit
- Tout au long de la journée : Garder les conversations importantes ouvertes, marquer les éléments de routine comme terminés
- Fin de journée : Passer en revue les conversations ouvertes, marquer les éléments complétés comme terminés
- Hebdomadaire : Vérifier les conversations terminées pour déceler toute occasion de suivi manquée
Coordination d’équipe
Modèle de responsabilité partagée :- Le statut non lu signale un besoin d’attention de l’équipe
- Le statut ouvert indique une surveillance continue de l’équipe
- Le statut terminé confirme l’achèvement à toute l’équipe
- Établir des conventions d’équipe pour déterminer quand marquer les conversations comme terminées
- Utiliser le statut non lu de façon stratégique plutôt que par défaut pour tous les suivis
- Communiquer clairement les transferts lors du changement de responsabilité d’une conversation
Intégration avec le filtrage
Les statuts de conversation s’intègrent parfaitement au système de filtrage d’OpenPhone :- Filtrer par statut pour se concentrer sur des types de conversation spécifiques
- Combiner avec d’autres filtres (membre d’équipe, entreprise, propriétés personnalisées)
- Créer des flux de travail ciblés en utilisant des combinaisons de statut + filtre
- Surveiller la performance de l’équipe en suivant l’évolution des statuts au fil du temps
La gestion des statuts devient plus puissante lorsqu’elle est combinée au filtrage de la boîte de réception et aux capacités de recherche.
Scénarios de statut courants
Flux de travail du soutien à la clientèle
- Ouvert : Dossiers de soutien actifs en cours de traitement
- Non lu : Nouveaux problèmes nécessitant une assignation d’équipe
- Terminé : Dossiers résolus avec des clients satisfaits
Communications de vente
- Ouvert : Conversations actives avec les prospects
- Non lu : Nouvelles pistes nécessitant un suivi
- Terminé : Ventes conclues ou prospects disqualifiés
Coordination interne
- Ouvert : Discussions de projet en cours
- Non lu : Éléments d’action nécessitant l’attention d’un membre d’équipe spécifique
- Terminé : Tâches complétées et discussions résolues
FAQ
Quelle est la différence entre les conversations lues et ouvertes ?
Quelle est la différence entre les conversations lues et ouvertes ?
Lorsque vous consultez une conversation non lue, elle devient automatiquement « lue » mais reste « ouverte ». Le statut ouvert est l’état actif par défaut, tandis que non lu désigne spécifiquement les messages qu’aucun membre de l’équipe n’a encore vus. Vous pouvez marquer manuellement les conversations lues comme non lues pour vous rappeler d’y revenir.
Les changements de statut se synchronisent-ils dans mon équipe ?
Les changements de statut se synchronisent-ils dans mon équipe ?
Oui, les changements de statut des conversations sont partagés en temps réel avec toute votre équipe. Quand un membre de l’équipe marque une conversation comme terminée, non lue ou ouverte, la mise à jour s’affiche immédiatement pour tous. Cela évite les doublons et assure un suivi uniforme des conversations.
Puis-je annuler les changements de statut ?
Puis-je annuler les changements de statut ?
Tout à fait. Les statuts des conversations sont flexibles et réversibles. Si vous marquez quelque chose comme terminé par erreur, il suffit de le retrouver dans le filtre Terminé et de le remarquer comme ouvert ou non lu. Les changements de statut sont instantanés et peuvent être modifiés à volonté.
Combien de temps les conversations terminées restent-elles accessibles ?
Combien de temps les conversations terminées restent-elles accessibles ?
Les conversations terminées demeurent accessibles indéfiniment via le filtre Terminé. Il n’y a aucune suppression automatique, vous pouvez donc toujours consulter les communications antérieures, rouvrir des conversations au besoin, ou revoir l’historique pour avoir le contexte.