Aperçu

La gestion de l’état des conversations est la pierre angulaire d’une organisation efficace de la boîte de réception dans Quo, anciennement OpenPhone. En comprenant et en utilisant de façon stratégique les trois états de conversation — Ouverte, Non lue et Terminée — vous pouvez conserver une vision claire de ce qui exige votre attention, de ce qui a été terminé et de ce qui nécessite un suivi.
Pour des flux de travail détaillés et des stratégies avancées de gestion des conversations, consultez le guide Conversations.

Les trois états d’une conversation

Conversations ouvertes

L’état actif par défaut pour les communications en cours
  • Attribué automatiquement à tous les nouveaux messages et appels entrants
  • Indique les conversations qui peuvent nécessiter de l’attention ou une surveillance
  • Visible dans la vue principale de votre boîte de réception sans filtrage supplémentaire
  • Reste ouverte jusqu’à ce qu’elle soit manuellement changée à non lue ou marquée comme terminée
Quand garder les conversations ouvertes :
  • Discussions avec des clients actuellement en cours
  • Communications de projet en cours
  • Conversations que vous surveillez mais qui ne nécessitent pas d’action immédiate

Conversations non lues

Système de rappels personnel et d’équipe
  • Crée des indicateurs de notification visibles sur tous les appareils
  • Alerte les membres de l’équipe à propos des messages nécessitant une attention
  • Fonctionne comme un système de gestion des tâches pour les communications
  • Se synchronise en temps réel pour tous les membres de l’équipe
Utilisations stratégiques du statut « non lu » :
  • Rappels personnels : Marquez les conversations auxquelles vous devez répondre plus tard
  • Coordination d’équipe : Alertez vos collègues au sujet des messages entrants importants
  • Priorisation : Mettez en évidence les conversations urgentes requérant une attention immédiate
  • Transfert et prise en charge : Indiquez le passage d’une conversation d’un membre de l’équipe à un autre

Conversations terminées

Système d’archivage pour les interactions terminées
  • Déplace les conversations hors de la vue principale de la boîte de réception tout en préservant l’historique
  • Accessible au moyen du filtre « Terminées » pour référence et suivi
  • Parfait pour maintenir une « boîte de réception zéro » sans perdre l’historique des conversations
  • Les conversations peuvent être rouvertes si un suivi devient nécessaire
Idéal pour marquer comme terminée :
  • Problèmes de soutien à la clientèle résolus
  • Communications de projet terminées
  • Échanges d’information ponctuels (codes de vérification, confirmations)
  • Messages promotionnels ou marketing qui ne nécessitent pas de réponse

Gestion rapide des statuts

Raccourcis clavier (Web/ordinateur)

  • E - Marquer la conversation comme terminée
  • U - Marquer la conversation comme non lue
  • O - Marquer la conversation comme ouverte
  • / - Naviguer entre les conversations

Gestes sur mobile

  • Balayer vers la gauche → Marquer comme terminé
  • Balayer vers la droite → Marquer comme non lu
  • Appuyer sur la conversation → Marquer comme lu (si non lue)

Indicateurs d’état

  • Point bleu → Messages non lus nécessitant une attention particulière
  • Aucun indicateur → Conversation ouverte (lue, mais active)
  • Masquée de la vue principale → Conversation terminée (vérifiez le filtre Terminé)

Principes du flux de travail des statuts

Cycle de productivité quotidien

  1. Matin : Commencez par le filtre des non lus pour voir les messages reçus pendant la nuit
  2. Tout au long de la journée : Gardez les conversations importantes ouvertes, marquez les éléments de routine comme terminés
  3. Fin de journée : Passez en revue les conversations ouvertes, marquez les éléments complétés comme terminés
  4. Chaque semaine : Vérifiez les conversations terminées pour repérer toute occasion de suivi manquée

Coordination de l’équipe

Modèle de responsabilité partagée :
  • Le statut Non lu indique qu’une attention de l’équipe est requise
  • Le statut Ouvert signifie que l’équipe continue de surveiller la conversation
  • Le statut Terminé confirme l’achèvement à toute l’équipe
Éviter les conflits de statut :
  • Établissez des conventions d’équipe sur le moment où marquer les conversations comme Terminées
  • Utilisez Non lu de façon stratégique plutôt que par défaut pour tous les suivis
  • Communiquez clairement les passages de relais lors des changements de propriété d’une conversation

Intégration avec le filtrage

Les statuts de conversation s’intègrent parfaitement au système de filtrage de Quo :
  • Filtrer par statut pour se concentrer sur des types précis de conversations
  • Combiner avec d’autres filtres (membre de l’équipe, entreprise, propriétés personnalisées)
  • Créer des flux de travail ciblés à partir de combinaisons statut + filtre
  • Suivre la performance de l’équipe en observant l’évolution des statuts dans le temps
La gestion des statuts gagne en efficacité lorsqu’elle est combinée au filtrage de la boîte de réception et à la recherche.

Scénarios d’état fréquents

Flux de travail du soutien à la clientèle

  • Ouverts : Dossiers de soutien actifs en cours de traitement
  • Non lus : Nouveaux enjeux à attribuer à l’équipe
  • Terminés : Dossiers résolus et clients satisfaits

Communications de vente

  • Ouvertes : Conversations actives avec des prospects
  • Non lus : Nouveaux prospects nécessitant un suivi
  • Terminées : Ententes conclues ou prospects disqualifiés

Coordination interne

  • Ouvert : Discussions de projet en cours
  • Non lu : Points d’action nécessitant l’attention d’un membre précis de l’équipe
  • Terminé : Tâches complétées et discussions résolues

FAQ