Configuration et mise en place de Sona

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Aperçu

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Accéder à Sona

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Accéder au tableau de bord Sona

1. Ouvrez votre espace de travail OpenPhone sur le web ou sur l’application de bureau
2. Cliquez sur « Sona » dans la barre latérale de navigation à gauche
3. Affichez les boîtes de réception disponibles auxquelles vous avez un accès d’administrateur ou de propriétaire
4. Démarrez un essai ou achetez si vous n’êtes pas déjà abonné

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Fonctionnalités du tableau de bord Sona

• Liste des boîtes de réception disponibles pour la configuration de Sona
• Option d’acheter l’extension Sona si vous n’êtes pas déjà abonné
• Vidéo d’introduction rapide sur les fonctionnalités de Sona
• Statut de l’essai et nombre de jours restants (pendant la période d’essai)

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Pour commencer

• Cliquez sur « Commencer l’essai gratuit de 7 jours » dans le tableau de bord Sona
• Nécessite un forfait OpenPhone payant avec facturation via Stripe
• Droits d’administrateur ou de propriétaire requis

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Ajouter Sona aux flux d’appels

• Permissions d’administrateur ou de propriétaire (mêmes droits que pour l’accès au concepteur de flux d’appels)
• Flux d’appels actif pour le numéro de téléphone
• Abonnement Sona ou essai actif

1. Sélectionnez la boîte de réception à configurer à partir du tableau de bord Sona
2. Accédez à l’interface du concepteur de flux d’appels
3. Repérez l’étape Sona dans la liste des étapes disponibles
4. Faites glisser l’étape Sona dans votre flux d’appels

• Après l’étape Faire sonner les utilisateurs : Gérer automatiquement les appels manqués
• Après l’étape Menu téléphonique : Offrir une assistance pour un service spécifique
• Après l’étape Heures d’ouverture : Fournir du soutien après les heures et prendre des messages

• Ajoutez plusieurs étapes Sona à différents endroits du flux d’appels
• Configurez chaque étape avec des messages d’accueil et des connaissances propres
• Personnalisez la collecte de messages selon différents scénarios
• Nombre illimité d’étapes Sona inclus dans l’abonnement

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Configuration des messages d’accueil Sona

1. Sélectionnez l’étape Sona dans le concepteur de flux d’appels
2. Repérez la section Message d’accueil dans le panneau des paramètres
3. Personnalisez le texte du message d’accueil pour refléter la voix de votre marque
4. Ajoutez les éléments requis pour assurer la conformité et la clarté

• Identification de l’entreprise : Indiquez le nom de votre entreprise
• Divulgation de l’IA : Présentez clairement Sona comme assistante IA ou assistante virtuelle
• Avis d’enregistrement : Mentionnez que les appels sont enregistrés pour des raisons de conformité
• Ton serviable : Adoptez un ton amical et professionnel

« Bonjour, ici Sona, l’assistante virtuelle d’Acme Services. Je suis là pour répondre à vos questions ou prendre un message. Veuillez noter que cet appel est enregistré. Comment puis-je vous aider aujourd’hui? »

• Gardez les messages d’accueil courts mais informatifs
• Utilisez une voix de marque cohérente à toutes les étapes Sona
• Testez les messages d’accueil avec des appels simulés avant la mise en ligne
• Mettez à jour les messages d’accueil selon la saison ou pour des circonstances particulières

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Configuration des tâches Sona

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Types de tâches disponibles

• Répond aux questions des clients en utilisant votre base de connaissances
• Aucune configuration supplémentaire requise, à part la mise en place des connaissances
• Accède automatiquement à toutes les pages de connaissances que vous créez
• Fournit des renseignements cohérents et exacts

• Recueille des renseignements précis auprès des appelants
• Génère des résumés d’appel structurés pour le suivi
• Champs de collecte de données personnalisables
• Prend en charge la logique conditionnelle pour des conversations dynamiques

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Configuration de la prise de message

• Nom de l’appelant
• Motif de l’appel

1. Repérez la tâche Prendre un message dans les paramètres d’étape de Sona
2. Indiquez les renseignements supplémentaires à recueillir
3. Définissez l’ordre de collecte (apparaît dans le résumé selon l’ordre indiqué)
4. Ajoutez une logique conditionnelle pour des conversations plus avancées

• Meilleur moment pour rappeler
• Méthode de contact préférée (texto ou appel téléphonique)
• Produit d’intérêt spécifique
• Niveau d’urgence
• Préférences de rendez-vous

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Exemples de logique conditionnelle

À quelle gamme de produits la personne s’intéresse-t-elle ?
Si la personne s’intéresse à la gamme de produits XYZ, demander ensuite quelle version du modèle elle préfère.
Quel est son échéancier d’achat ?

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Tests et déploiement

1. Configurez l’étape Sona avec le message d’accueil et les tâches
2. Cliquez sur « Tester Sona » dans le générateur de flux d’appels
3. Effectuez des appels simulés pour vérifier le comportement
4. Peaufinez la configuration selon les résultats des tests

• Clarté du message d’accueil et cohérence de la marque
• Précision et exhaustivité de la base de connaissances
• Fonctionnalité de collecte des messages
• Transitions et acheminement du flux d’appels

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Publication de Sona

1. Complétez la configuration de tous les éléments Sona et assurez-vous d’ajouter des connaissances sur votre entreprise.
2. Publiez le flux d’appels pour activer Sona. Il s’agit du bouton en haut de l’écran ; les modifications ne seront pas mises en ligne tant que vous ne l’aurez pas appuyé.
3. Surveillez les appels initiaux pour détecter les problèmes de qualité ; chaque appel Sona est enregistré et transcrit pour votre référence.
4. Itérez et améliorez selon les performances en conditions réelles. Si vous remarquez que Sona ne répond pas comme vous le souhaiteriez, ajoutez plus d’informations à votre base de connaissances.

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Dépannage de la configuration