Configuration et mise en place de Sona

1. Ouvrez votre espace de travail OpenPhone sur le Web ou sur l’application de bureau
2. Cliquez sur « Sona » dans la barre latérale gauche
3. Consultez les boîtes de réception disponibles auxquelles vous avez des droits d’administrateur ou de propriétaire
4. Lancez l’essai ou achetez si vous n’êtes pas déjà abonné

• Liste des boîtes de réception disponibles pour la configuration de Sona
• Option pour acheter l’offre additionnelle Sona si vous n’êtes pas déjà abonné
• Courte vidéo d’introduction sur les capacités de Sona
• Statut de l’essai et nombre de jours restants (pendant la période d’essai)

• Cliquez sur « Commencer l’essai gratuit de 7 jours » dans le tableau de bord Sona
• Nécessite un forfait OpenPhone payant avec facturation Stripe
• Autorisations d’administrateur/propriétaire requises

• Permissions d’administrateur ou de propriétaire (les mêmes que pour l’accès au concepteur de flux d’appels)
• Flux d’appels actif pour le numéro de téléphone
• Abonnement à Sona ou essai actif

1. Sélectionner la boîte de réception à configurer depuis le tableau de bord Sona
2. Accéder au concepteur de flux d’appels (canvas)
3. Repérer l’étape Sona dans la liste des étapes disponibles
4. Glisser l’étape Sona dans votre flux d’appels

• Après l’étape Faire sonner les utilisateurs : gérer automatiquement les appels manqués
• Après l’étape Menu téléphonique : fournir de l’aide pour des services/départements précis
• Après l’étape Heures d’ouverture : offrir du soutien en dehors des heures et la prise de messages

• Ajouter plusieurs étapes Sona à différents endroits du flux d’appels
• Configurer chaque étape avec des messages d’accueil et un corpus de connaissances distincts
• Personnaliser la collecte de messages selon les scénarios
• Étapes Sona illimitées incluses dans l’abonnement

1. Sélectionnez l’étape Sona dans le créateur de flux d’appels
2. Repérez la section Message d’accueil dans le panneau des paramètres
3. Personnalisez le texte du message d’accueil afin qu’il reflète la voix de votre marque
4. Incluez les éléments requis pour assurer la conformité et la clarté

• Identification de l’entreprise : Incluez le nom de votre entreprise
• Divulgation de l’IA : Identifiez clairement Sona comme assistant·e IA ou assistant·e virtuel·le
• Avis d’enregistrement : Mentionnez que les appels sont enregistrés à des fins de conformité
• Ton aidant : Adoptez une voix amicale et professionnelle

« Bonjour, ici Sona, l’assistant·e virtuel·le d’Acme Services. Je suis là pour répondre à vos questions ou prendre un message. Veuillez noter que cet appel est enregistré. Comment puis-je vous aider aujourd’hui? »

• Gardez les messages d’accueil concis, mais informatifs
• Utilisez une voix de marque cohérente dans toutes les étapes Sona
• Testez les messages d’accueil avec des appels simulés avant leur publication
• Mettez à jour les messages d’accueil selon la saison ou pour des circonstances particulières

• Répond aux questions des clients à l’aide de votre base de connaissances
• Aucune configuration supplémentaire requise au-delà de la configuration des connaissances
• Accède automatiquement à toutes les pages de connaissances que vous créez
• Fournit des informations cohérentes et exactes

• Recueille des informations précises auprès des appelants
• Crée des résumés d’appel structurés pour le suivi
• Champs de collecte de données personnalisables
• Prend en charge la logique conditionnelle pour des conversations dynamiques

• Nom de l’appelant
• Raison de l’appel

1. Repérer la tâche Prendre un message dans les paramètres d’étape de Sona
2. Préciser les informations supplémentaires à recueillir
3. Définir l’ordre de collecte (apparaît dans le résumé tel qu’énuméré)
4. Ajouter une logique conditionnelle pour des conversations plus évoluées

• Meilleur moment pour rappeler
• Méthode de contact préférée (texte ou appel téléphonique)
• Produit d’intérêt spécifique
• Niveau d’urgence
• Préférences de rendez-vous

À quelle gamme de produits la personne s’intéresse
Si elle s’intéresse à la gamme de produits XYZ, alors demander quelle version de modèle elle préfère
Quel est son échéancier d’achat?

1. Configurer l’étape Sona avec le message d’accueil et les tâches
2. Cliquer sur « Tester Sona » dans l’outil de création de flux d’appels
3. Effectuer des appels simulés pour valider le comportement
4. Affiner la configuration selon les résultats des tests

• Clarté du message d’accueil et cohérence de la marque
• Exactitude et exhaustivité de la base de connaissances
• Fonctionnement de la collecte des messages
• Transitions et routage du flux d’appels

1. Finaliser la configuration de tous les éléments de Sona et assurez-vous d’ajouter des informations sur votre entreprise dans vos Pages de connaissances.
2. Publier le flux d’appels pour activer Sona. C’est le bouton en haut de l’écran; les changements ne seront pas appliqués tant que vous ne l’aurez pas cliqué.
3. Surveiller les premiers appels pour la qualité et les problèmes; chaque appel géré par Sona est enregistré et transcrit pour référence.
4. Itérer et améliorer selon les performances réelles. Si vous constatez que Sona ne répond pas comme vous le souhaitez, ajoutez plus d’informations à vos Pages de connaissances.