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Aperçu

Les réponses automatiques envoient automatiquement des messages texte pour tenir les clients informés lorsque vous ne pouvez pas répondre immédiatement. Que ce soit pour répondre aux appels manqués pendant les heures d’affaires ou pour établir des attentes concernant les contacts en dehors des heures d’ouverture, les réponses automatiques aident à maintenir une communication professionnelle et la satisfaction de la clientèle.
La configuration des réponses automatiques est actuellement disponible uniquement sur les applications web et de bureau. La configuration sur l’application mobile n’est pas encore prise en charge.

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Configuration des réponses automatiques

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Accéder aux paramètres de réponse automatique

  1. Cliquez sur « Paramètres » ⚙️ dans le menu de gauche
  2. Sélectionnez « Numéros de téléphone » sous les paramètres de l’espace de travail
  3. Choisissez le numéro de téléphone spécifique que vous voulez configurer
  4. Faites défiler jusqu’à la section Réponses automatiques
Configuration des réponses automatiques dans les paramètres OpenPhone

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Configuration des déclencheurs de réponse automatique

Réponses automatiques pendant les heures d’affaires :
  • Appels manqués : Répondre quand les appels restent sans réponse
  • Nouveaux messages vocaux : Envoyer des messages quand un message vocal est laissé
  • Messages texte entrants : Accuser réception des messages des clients
Réponses automatiques en dehors des heures d’affaires :
  • Appels manqués hors heures : Informer les appelants des heures d’affaires
  • Messages vocaux hors heures : Établir les attentes pour les délais de réponse
  • Messages texte hors heures : Fournir des méthodes de contact alternatives

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Disponibilité des plateformes

Plateformes de configuration :
  • Application web : Configuration et gestion complètes des réponses automatiques
  • Application de bureau : Capacités complètes de configuration et de modification
Limitation :
  • Applications mobiles (iOS/Android) : Paramètres de réponse automatique non disponibles - utilisez le web ou le bureau pour la configuration

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Gestion des réponses automatiques

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Modification des réponses automatiques actives

Modification des messages :
  1. Accédez à Paramètres → Numéros de téléphone
  2. Sélectionnez le numéro de téléphone avec des réponses automatiques actives
  3. Cliquez sur la réponse automatique que vous voulez modifier
  4. Modifiez le contenu du message et enregistrez les changements
Indicateurs visuels :
  • Statut vert : Indique des réponses automatiques actives
  • Aperçu du message : Affiche le contenu actuel de la réponse automatique
  • Conditions de déclenchement : Indique quand les réponses automatiques s’activent

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Désactivation des réponses automatiques

  1. Accédez aux Paramètres → Numéros de téléphone
  2. Sélectionnez le numéro dont vous voulez désactiver les réponses automatiques
  3. Cliquez sur la réponse automatique active (affichée en vert)
  4. Cliquez sur « Supprimer » pour la désactiver immédiatement
Interface de suppression des réponses automatiques
Supprimer une réponse automatique l’arrête immédiatement. Vous devrez la recréer si vous voulez réactiver les réponses automatiques.

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Comportement de réponse automatique et mesures de protection

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Gestion intelligente de la fréquence

Période d’attente de 3 heures :
  • Les réponses automatiques ne sont envoyées qu’une fois toutes les 3 heures par contact
  • Plusieurs appels manqués dans un délai de 3 heures ne déclenchent qu’une seule réponse automatique
  • Évite d’importuner les clients avec des messages automatisés répétés
Prise en compte du contexte de conversation :
  • Aucune réponse automatique n’est envoyée si vous avez récemment appelé ou envoyé un message au contact
  • Évite les réponses automatisées pendant les conversations actives
  • Maintient un flux de communication naturel
Pour vous inspirer et voir des exemples, consultez notre guide présentant 20 exemples de messages de réponse automatique pour différents scénarios d’entreprise.

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FAQ