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Aperçu

Les réponses automatiques envoient des messages texte pour tenir vos clients informés lorsque vous ne pouvez pas répondre immédiatement. Qu’il s’agisse de gérer les appels manqués pendant les heures d’ouverture ou d’établir des attentes pour les communications en dehors des heures, les réponses automatiques aident à maintenir une communication professionnelle et la satisfaction de la clientèle.
La configuration des réponses automatiques est pour l’instant offerte uniquement dans les applications Web et de bureau. La configuration dans l’application mobile n’est pas encore prise en charge.

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Configuration des réponses automatiques

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Accéder aux paramètres des réponses automatiques

  1. Cliquez sur « Settings » ⚙️ dans le menu de gauche
  2. Sélectionnez « Phone Numbers » sous Workspace settings
  3. Choisissez le numéro de téléphone que vous souhaitez configurer
  4. Faites défiler jusqu’à la section Auto-Replies
Configuration des réponses automatiques dans les paramètres OpenPhone

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Configurer les déclencheurs des réponses automatiques

Réponses automatiques pendant les heures d’ouverture :
  • Appels manqués : répondre lorsque les appels ne sont pas pris
  • Nouveaux messages vocaux : envoyer un message lorsqu’un message vocal est laissé
  • Messages texte entrants : accuser réception des messages des clients
Réponses automatiques en dehors des heures d’ouverture :
  • Appels manqués après les heures d’ouverture : informer les appelants des heures d’ouverture
  • Messages vocaux après les heures d’ouverture : préciser les délais de réponse
  • Messages texte après les heures d’ouverture : fournir des méthodes de contact alternatives

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Disponibilité selon la plateforme

Plateformes de configuration :
  • Application Web : configuration et gestion complètes des réponses automatiques
  • Application de bureau : configuration et modifications complètes
Limitation :
  • Applications mobiles (iOS/Android) : paramètres des réponses automatiques non disponibles — utilisez l’application Web ou de bureau pour la configuration

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Gérer les réponses automatiques

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Modifier les réponses automatiques actives

Modifier les messages :
  1. Allez dans Settings → Phone Numbers
  2. Sélectionnez le numéro de téléphone qui a des réponses automatiques actives
  3. Cliquez sur la réponse automatique que vous voulez modifier
  4. Mettez à jour le contenu du message et enregistrez les modifications
Indicateurs visuels :
  • Statut vert : Indique que les réponses automatiques sont actives
  • Aperçu du message : Affiche le contenu actuel de la réponse automatique
  • Conditions de déclenchement : Indique quand les réponses automatiques s’activent

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Désactiver les réponses automatiques

  1. Allez dans Settings → Phone Numbers
  2. Sélectionnez le numéro dont vous voulez désactiver les réponses automatiques
  3. Cliquez sur la réponse automatique active (affichée en vert)
  4. Cliquez sur « Delete » pour la désactiver immédiatement
Interface de suppression des réponses automatiques
La suppression d’une réponse automatique l’interrompt immédiatement. Vous devrez la recréer si vous voulez réactiver les réponses automatiques.

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Comportement et mesures de protection des réponses automatiques

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Gestion intelligente de la fréquence

Délai d’attente de 3 heures :
  • Les réponses automatiques sont envoyées au maximum une fois toutes les 3 heures par contact
  • Plusieurs appels manqués en 3 heures ne déclenchent qu’une seule réponse automatique
  • Évite d’irriter les clients avec des messages automatisés répétés
Prise en compte du contexte de la conversation :
  • Aucune réponse automatique n’est envoyée si vous avez récemment appelé ou écrit à ce contact
  • Évite les réponses automatisées pendant les conversations actives
  • Maintient un flux de communication naturel
Pour des idées et des exemples, consultez notre guide qui présente 20 modèles de messages de réponse automatique pour différents scénarios d’affaires.

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FAQ