Aperçu

Les réponses automatiques envoient des textos pour tenir vos clients informés lorsque vous ne pouvez pas répondre immédiatement. Qu’il s’agisse de réagir aux appels manqués pendant les heures d’ouverture ou d’établir des attentes pour les communications hors heures, les réponses automatiques contribuent à maintenir des communications professionnelles et à assurer la satisfaction de la clientèle.
La configuration des réponses automatiques est actuellement offerte uniquement sur les applications Web et de bureau. La configuration dans l’application mobile n’est pas encore prise en charge.

Configuration des réponses automatiques

Accéder aux paramètres de réponses automatiques

  1. Cliquez sur « Settings » ⚙️ dans le menu de gauche
  2. Sélectionnez « Phone Numbers » sous Workspace settings
  3. Choisissez le numéro de téléphone que vous souhaitez configurer
  4. Faites défiler jusqu’à la section Auto-Replies
Configuration des réponses automatiques dans Quo, anciennement OpenPhone

Configuration des déclencheurs de réponses automatiques

Réponses automatiques pendant les heures d’ouverture :
  • Appels manqués : Répondre lorsque les appels demeurent sans réponse
  • Nouveaux messages vocaux : Envoyer un message lorsqu’un message vocal est laissé
  • Messages texte entrants : Accuser réception des messages des clients
Réponses automatiques en dehors des heures d’ouverture :
  • Appels manqués après les heures d’ouverture : Informer les appelants des heures d’ouverture
  • Messages vocaux après les heures d’ouverture : Établir les attentes quant aux délais de réponse
  • Messages texte après les heures d’ouverture : Fournir d’autres méthodes de contact

Disponibilité selon la plateforme

Plateformes pour la configuration :
  • Application web : Configuration et gestion complètes des réponses automatiques
  • Application de bureau : Fonctions complètes de configuration et de modification
Limitation :
  • Applications mobiles (iOS/Android) : Paramètres de réponse automatique non offerts — utilisez l’application web ou de bureau pour la configuration

Gestion des réponses automatiques

Modifier les réponses automatiques actives

Modification des messages :
  1. Allez à SettingsPhone Numbers
  2. Sélectionnez le numéro de téléphone qui a des réponses automatiques actives
  3. Cliquez sur la réponse automatique que vous souhaitez modifier
  4. Mettez à jour le contenu du message et enregistrez les changements
Indicateurs visuels :
  • Statut vert : Indique que les réponses automatiques sont actives
  • Aperçu du message : Affiche le contenu actuel de la réponse automatique
  • Conditions de déclenchement : Indique quand les réponses automatiques s’activent

Désactiver les réponses automatiques

  1. Accédez à ParamètresNuméros de téléphone
  2. Sélectionnez le numéro pour lequel vous voulez désactiver les réponses automatiques
  3. Cliquez sur la réponse automatique active (affichée en vert)
  4. Cliquez sur « Supprimer » pour la désactiver immédiatement
Interface de suppression des réponses automatiques
La suppression d’une réponse automatique l’interrompt immédiatement. Vous devrez la recréer si vous souhaitez réactiver les réponses automatiques.

Fonctionnement des réponses automatiques et garde-fous

Gestion intelligente de la fréquence

Période de refroidissement de 3 heures :
  • Les réponses automatiques sont envoyées seulement une fois toutes les 3 heures, par contact
  • Plusieurs appels manqués en l’espace de 3 heures ne déclenchent qu’une seule réponse automatique
  • Évite d’irriter les clients avec des messages automatisés répétés
Prise en compte du contexte de la conversation :
  • Aucune réponse automatique n’est envoyée si vous avez récemment appelé ou écrit au contact
  • Évite les réponses automatisées pendant les conversations actives
  • Préserve un flux de communication naturel
Pour vous inspirer et voir des exemples, consultez notre guide qui présente 20 exemples de messages de réponse automatique pour différents scénarios d’affaires.

FAQ