Aperçu

Les membres d’équipe et les rôles vous aident à collaborer efficacement tout en assurant la sécurité. Contrôlez qui peut accéder à votre espace de travail, ce qu’ils peuvent faire et comment ils travaillent ensemble grâce à des rôles et des autorisations personnalisables.

Comprendre les rôles et les autorisations

Trois rôles dans l’espace de travail

Quo, anciennement OpenPhone, propose trois rôles par défaut, chacun adapté à des responsabilités d’équipe différentes : Rôle de propriétaire
  • Contrôle administratif complet de l’espace de travail
  • Peut gérer la facturation et les paramètres d’abonnement
  • Peut attribuer ou modifier les rôles de tout membre de l’équipe
  • Peut ajouter ou retirer d’autres propriétaires
  • Accès complet à toutes les fonctionnalités
Rôle d’administrateur
  • Gérer les membres de l’équipe et les numéros de téléphone
  • Configurer les fonctionnalités et les intégrations de l’espace de travail
  • Ne peut pas ajouter ni retirer des propriétaires
  • Ne peut pas accéder aux renseignements de facturation
  • Pour le reste, dispose d’un accès administratif complet
Rôle de membre
  • Utiliser les numéros de téléphone attribués pour les appels et les textos
  • Gérer les contacts et ses paramètres personnels
  • Collaborer dans les boîtes de réception partagées
  • Accès administratif limité
  • Ne peut pas modifier les paramètres de l’espace de travail
Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent inviter de nouveaux membres de l’équipe ou modifier les rôles.

Répartition détaillée des autorisations

AutorisationPropriétaireAdminMembre
Envoyer des messages texte, passer des appels, communiquer avec les coéquipiers
Gérer les contacts
Importer des contacts en lot (Google/CSV)
Inviter des membres de l’équipe
Retirer des membres de l’équipe
Mettre à jour les rôles des membres
Gérer la facturation
Mettre à jour les paramètres du numéro de téléphone
Ajouter de nouveaux numéros de téléphone
Créer des groupes d’espace de travail
Configurer les intégrations
Soumettre/gérer des demandes de portage
Ajouter/retirer d’autres propriétaires

Propriété du numéro de téléphone

Au-delà des rôles de l’espace de travail, chaque numéro de téléphone peut avoir un propriétaire :
  • Les propriétaires de numéro contrôlent qui peut accéder à ce numéro
  • Seuls les propriétaires de numéro, les propriétaires de l’espace de travail ou les administrateurs peuvent mettre à jour les paramètres du numéro
  • Les paramètres comprennent : nom de la boîte de réception, affichage de l’identifiant de l’appelant, heures d’ouverture, flux d’appels

Ajouter des membres à l’équipe

Méthode 1 : Invitation directe

Interface d’invitation des membres de l’équipe
  1. Accédez à SettingsMembers
  2. Cliquez sur Invite your team ou Invite a member
  3. Entrez les adresses courriel (séparées par des virgules pour plusieurs)
  4. Choisissez l’attribution initiale du numéro :
    • Assign a new number : Ils feront leur choix pendant l’accueil
    • Share existing : Accorder l’accès aux numéros existants
  5. Sélectionnez leur rôle (Owner, Admin ou Member)
  6. Cliquez sur Send invitations
Utilisez des adresses courriel professionnelles pour les invitations. Cela facilite la revendication du domaine et assure des communications professionnelles.

Méthode 2 : Revendiquer votre domaine

Simplifiez l’intégration en revendiquant le domaine de courriel de votre entreprise :
Interface de revendication de domaine de courriel
  1. Allez à SettingsMembers
  2. Cliquez sur Claim your domain
  3. Entrez une adresse courriel avec le domaine de votre entreprise
  4. Vérifiez la propriété du domaine
Une fois revendiqué :
  • Toute personne ayant un courriel de l’entreprise peut se joindre automatiquement
  • Elle s’inscrit normalement et voit « Join existing workspace »
  • Aucune invitation n’est nécessaire
  • Le rôle par défaut est Member (modifiable ultérieurement)
Écran « Join workspace » pour les utilisateurs du domaine
Seuls les Owners et Admins peuvent revendiquer des domaines de courriel. Assurez-vous de faire confiance à tous les employés ayant des adresses courriel de l’entreprise avant d’activer cette fonctionnalité.

Le processus d’invitation

Ce que reçoivent les personnes invitées
  1. Invitation par courriel avec les détails de l’espace de travail
  2. Lien pour accepter l’invitation
  3. Parcours d’accueil guidé :
    • Création du compte
    • Choix du numéro de téléphone
    • Instructions pour télécharger l’application
  4. Accès immédiat aux ressources attribuées
Ce qui suit Les nouveaux membres peuvent :
  • Commencer à appeler et à envoyer des textos immédiatement
  • Accéder aux numéros de téléphone partagés
  • Consulter l’historique des conversations
  • Collaborer avec leurs collègues

Gestion des membres existants

Afficher la liste de l’équipe
  1. Allez à SettingsMembers
  2. Affichez tous les membres avec :
    • Nom et courriel
    • Rôle actuel
    • Numéros de téléphone attribués
    • Dernière activité
Mettre à jour les autorisations d’un membre Pour modifier le rôle d’un membre existant :
  1. Cliquez sur les trois points (…) à côté de son nom
  2. Sélectionnez Change role
  3. Choisissez le nouveau rôle
  4. Confirmez la modification
Les changements de rôle prennent effet immédiatement. Les membres pourraient devoir actualiser leur application pour voir les autorisations mises à jour.
Retirer des membres de l’équipe
Interface de retrait d’un membre de l’équipe
Quand quelqu’un quitte votre organisation :
  1. Accédez à SettingsMembers
  2. Cliquez sur les trois points (…) à côté de son nom
  3. Sélectionnez Remove user from workspace
  4. Réattribuez ses numéros de téléphone au besoin
  5. Confirmez le retrait
Le retrait de membres ne peut être effectué que via l’application Web ou de bureau, pas sur mobile.

Gestion des numéros de téléphone

Attribution de numéros aux membres

Donnez aux membres de l’équipe accès à des numéros de téléphone :
  1. Lors du processus d’invitation
  2. À partir des paramètres du numéro de téléphone
  3. Depuis la page de gestion des membres
Options d’attribution :
  • Accès exclusif : Seul ce membre peut l’utiliser
  • Accès partagé : Plusieurs membres y collaborent
  • Accès en lecture seule : Consultation de l’activité sans effectuer d’appels ni envoyer de textos

Gestion des numéros partagés

Pour les numéros utilisés par plusieurs membres de l’équipe :
  • Définir l’ordre de sonnerie des appels entrants
  • Configurer les notifications individuelles
  • Suivre l’activité grâce à l’attribution des conversations
  • Conserver une vue unifiée de la boîte de réception

Incidence sur la facturation

Ajout de membres
  • Des frais au prorata s’appliquent immédiatement
  • Facturation pour le reste de la période en cours
  • Chaque membre doit avoir un abonnement
  • Le premier numéro est inclus, numéros supplémentaires à 5 $/mois
Suppression de membres
  • Des crédits au prorata sont appliqués au compte
  • Les crédits sont utilisés pour les frais à venir
  • Ne peuvent pas être remboursés ni transférés
  • Expirent si l’abonnement est annulé
Structure tarifaire
  • Starter : 15 $/utilisateur/mois (annuel)
  • Business : 23 $/utilisateur/mois (annuel)
  • Scale : 35 $/utilisateur/mois (annuel)
  • Chaque forfait comprend un numéro
  • Aucune limite quant à la taille de l’équipe

Fonctions de collaboration

Pour les numéros partagés

  • Voir qui s’occupe des conversations
  • Laisser des commentaires internes
  • Transférer des conversations entre membres
  • Définir les horaires de disponibilité de l’équipe

Outils de communication

  • Envoyer des messages directs à vos coéquipiers
  • Mentionner des collègues dans les fils de discussion
  • Partager les coordonnées d’un contact
  • Collaborer sur des demandes de clients

Fonctionnalités de visibilité

  • Suivi de l’activité par membre
  • Analytique des appels et des messages texte
  • Analyses de performance
  • Répartition de la charge de travail

Gardez votre compte sécurisé

Contrôle d’accès
  • Appliquez le principe du moindre privilège, c’est-à-dire que les personnes ne devraient avoir accès qu’aux éléments dont elles ont réellement besoin au quotidien
  • Vérifiez régulièrement les accès des membres pour vous assurer que personne n’a accès à quelque chose auquel il ne devrait pas
  • Retirez rapidement les membres inactifs pour éviter les oublis (des vérifications régulières aident aussi)
  • Documentez les attributions de rôles à un endroit accessible pour vous et vos collègues
Pour les opérations sensibles
  • Limitez les comptes de propriétaire au strict minimum de personnes
  • Restreignez l’accès d’administrateur à une ou deux personnes
  • Utilisez les numéros partagés avec prudence
  • Surveillez les changements d’autorisations pour vous assurer qu’aucune modification n’est effectuée à votre insu

Dépannage

Problèmes d’invitation

Le membre n’a pas reçu l’invitation
  • Vérifier les dossiers de pourriels/courrier indésirable
  • Vérifier l’adresse courriel
  • Renvoyer l’invitation
  • Essayer une autre adresse courriel
Impossible de rejoindre l’espace de travail
  • S’assurer d’utiliser l’adresse courriel invitée
  • Vérifier si le domaine est revendiqué
  • Vérifier que l’espace de travail est toujours actif
  • Contacter l’administrateur de l’espace de travail

Problèmes d’autorisations

Un membre ne peut pas accéder à certaines fonctionnalités
  • Vérifier que le bon rôle est assigné
  • Vérifier les autorisations du numéro de téléphone
  • Actualiser l’app ou le navigateur
  • Examiner les paramètres de l’espace de travail
Niveaux d’accès inattendus
  • Examiner les autorisations actuelles
  • Vérifier les changements récents
  • Vérifier la propriété du numéro
  • Contacter l’assistance au besoin

FAQ