Membres de l'équipe et rôles
Ajoutez des membres à l’équipe, attribuez des rôles et gérez les autorisations pour collaborer efficacement dans votre espace de travail
Aperçu
Comprendre les rôles et les autorisations
Trois rôles de l’espace de travail
- Contrôle administratif complet de l’espace de travail
- Peut gérer la facturation et les paramètres d’abonnement
- Attribuer ou modifier les rôles de tout membre de l’équipe
- Ajouter ou retirer d’autres propriétaires
- Accès complet à toutes les fonctionnalités
- Gérer les membres de l’équipe et les numéros de téléphone
- Configurer les fonctionnalités de l’espace de travail et les intégrations
- Ne peut pas ajouter ni retirer des propriétaires
- Ne peut pas accéder aux informations de facturation
- Accès administratif complet par ailleurs
- Utiliser les numéros de téléphone attribués pour les appels et les textos
- Gérer les contacts et les paramètres personnels
- Collaborer dans les boîtes de réception partagées
- Accès administratif limité
- Ne peut pas modifier les paramètres de l’espace de travail
Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent inviter de nouveaux membres de l’équipe ou modifier les rôles.
Détails des autorisations
| Autorisation | Propriétaire | Administrateur | Membre |
|---|---|---|---|
| Envoyer des textos, passer des appels, envoyer des messages aux coéquipiers | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gérer les contacts | ✓ | ✓ | ✓ |
| Importer des contacts en lot (Google/CSV) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Inviter des membres de l’équipe | ✓ | ✓ | ✓ |
| Retirer des membres de l’équipe | ✓ | ✓ | |
| Mettre à jour les rôles des membres | ✓ | ✓ | |
| Gérer la facturation | ✓ | ✓ | |
| Mettre à jour les paramètres du numéro de téléphone | ✓ | ✓ | |
| Ajouter de nouveaux numéros de téléphone | ✓ | ✓ | |
| Créer des groupes de l’espace de travail | ✓ | ✓ | |
| Configurer les intégrations | ✓ | ✓ | |
| Soumettre/gérer des demandes de transfert de numéro (portage) | ✓ | ✓ | |
| Ajouter/retirer d’autres propriétaires | ✓ |
Propriété des numéros de téléphone
- Les propriétaires de numéros contrôlent qui peut accéder à ce numéro précis
- Seuls les propriétaires de numéros, les propriétaires de l’espace de travail ou les administrateurs peuvent mettre à jour les paramètres du numéro
- Les paramètres incluent : nom de la boîte de réception, identification de l’appelant, heures d’ouverture, flux d’appels
Ajout de membres à l’équipe
Méthode 1 : Invitation directe
- Accédez à Settings → Members
- Cliquez sur Invite your team ou Invite a member
- Entrez les adresses courriel (séparées par des virgules pour plusieurs)
- Choisissez l’attribution téléphonique initiale :
- Assign a new number : ils choisiront lors de l’onboarding
- Share existing : accorder l’accès aux numéros existants
- Sélectionnez leur rôle (Owner, Admin ou Member)
- Cliquez sur Send invitations
Utilisez des adresses courriel professionnelles pour les invitations. Cela facilite la revendication du domaine et assure des communications professionnelles.
Méthode 2 : Revendiquer votre domaine
- Allez à Settings → Members
- Cliquez sur Claim your domain
- Entrez une adresse courriel avec le domaine de votre entreprise
- Vérifiez la propriété du domaine
- Toute personne utilisant une adresse courriel de votre entreprise peut se joindre automatiquement
- Elle s’inscrit normalement et voit « Join existing workspace »
- Aucune invitation n’est requise
- Le rôle par défaut est Member (modifiable ultérieurement)
Seuls les Owners et Admins peuvent revendiquer des domaines de courriel. Assurez-vous de faire confiance à toutes les personnes qui possèdent une adresse courriel de l’entreprise avant d’activer cette fonctionnalité.
Le processus d’invitation
- Invitation par courriel avec les détails de l’espace de travail
- Lien pour accepter l’invitation
- Parcours d’intégration guidé :
- Création du compte
- Choix d’un numéro de téléphone
- Instructions pour télécharger l’application
- Accès immédiat aux ressources attribuées
- Commencer à appeler et à envoyer des messages texte immédiatement
- Accéder aux numéros de téléphone partagés
- Consulter l’historique des conversations
- Collaborer avec leurs coéquipiers
Gérer les membres existants
- Accédez à Paramètres → Membres
- Affichez tous les membres avec :
- Nom et courriel
- Rôle actuel
- Numéros de téléphone attribués
- Dernier statut d’activité
- Cliquez sur les trois points (…) à côté de son nom
- Sélectionnez Changer de rôle
- Choisissez le nouveau rôle
- Confirmez la modification
Les changements de rôle prennent effet immédiatement. Les membres pourraient devoir actualiser leur application pour voir les permissions mises à jour.
- Allez à Paramètres → Membres
- Cliquez sur les trois points (…) à côté de son nom
- Sélectionnez Retirer l’utilisateur de l’espace de travail
- Réattribuez ses numéros de téléphone au besoin
- Confirmez le retrait
Le retrait des membres ne peut être effectué que via l’appli Web ou de bureau, pas sur mobile.
Gestion des numéros de téléphone
Attribution de numéros aux membres
- Lors du processus d’invitation
- Depuis les paramètres du numéro
- Via la page de gestion des membres
- Accès exclusif : seul ce membre peut l’utiliser
- Accès partagé : plusieurs membres collaborent
- Lecture seule : voir l’activité sans appeler ni envoyer de messages
- Définir l’ordre de sonnerie pour les appels entrants
- Configurer les notifications individuelles
- Suivre l’activité avec l’attribution des conversations
- Conserver une vue unifiée de la boîte de réception
Incidence sur la facturation
- Des frais calculés au prorata s’appliquent immédiatement
- Facturation pour le reste de la période en cours
- Chaque membre doit avoir un abonnement
- Premier numéro inclus, numéros additionnels à 5 $/mois
- Crédits au prorata appliqués au compte
- Crédits utilisés pour de futurs frais
- Non remboursables et non transférables
- Expirent si l’abonnement est annulé
- Starter : 15 $/utilisateur/mois (annuel)
- Business : 23 $/utilisateur/mois (annuel)
- Scale : 35 $/utilisateur/mois (annuel)
- Chacun inclut un numéro
- Aucune limite quant à la taille de l’équipe
Fonctions de collaboration
- Voir qui s’occupe des conversations
- Laisser des commentaires internes
- Transférer des conversations entre membres
- Définir les horaires de disponibilité de l’équipe
Outils de communication
- Envoyer des messages directs aux collègues
- Mentionner des collègues dans les fils de discussion
- Partager des coordonnées
- Collaborer sur les demandes des clients
Fonctions de visibilité
- Suivi de l’activité par membre
- Analyses des appels et des messages texte
- Aperçus de performance
- Répartition de la charge de travail
Protégez votre compte
- Appliquez le principe du moindre privilège : les personnes ne devraient avoir accès qu’aux éléments dont elles ont réellement besoin au quotidien
- Vérifiez régulièrement les accès des membres pour vous assurer que personne n’a accès à des éléments inappropriés
- Retirez rapidement les membres inactifs pour éviter les oublis (des vérifications régulières aident aussi)
- Consignez l’attribution des rôles dans un endroit consultable par vous et vos collègues
- Limitez le nombre de comptes propriétaires au strict nécessaire
- Restreignez l’accès administrateur à une ou deux personnes
- Utilisez les numéros partagés avec précaution
- Surveillez les modifications d’autorisations pour vous assurer qu’aucun changement n’est effectué à votre insu
Dépannage
Problèmes d’invitation
- Vérifiez les dossiers de pourriels/courrier indésirable
- Vérifiez l’adresse courriel
- Renvoyez l’invitation
- Essayez une autre adresse courriel
- Assurez-vous d’utiliser l’adresse courriel invitée
- Vérifiez si le domaine est revendiqué
- Vérifiez que l’espace de travail est toujours actif
- Communiquez avec l’administrateur de l’espace de travail
Problèmes d’autorisations
- Vérifiez que le bon rôle est attribué
- Vérifiez les autorisations du numéro de téléphone
- Actualisez l’application/le navigateur
- Passez en revue les paramètres de l’espace de travail
- Passez en revue les autorisations actuelles
- Vérifiez les changements récents
- Vérifiez la propriété du numéro
- Communiquez avec le soutien au besoin
FAQ
Les membres peuvent-ils voir l’historique d’appels des autres?
Les membres peuvent-ils voir l’historique d’appels des autres?
Par défaut, les membres ne voient que leur propre activité. Pour consulter les appels d’autres personnes, ils doivent avoir accès aux boîtes de réception partagées ou à des numéros de téléphone précis.
Combien d’administrateurs devrions-nous avoir?
Combien d’administrateurs devrions-nous avoir?
Nous recommandons 2 à 3 administrateurs pour la plupart des organisations. Cela assure une bonne couverture tout en maintenant la sécurité. Les équipes plus importantes pourraient avoir besoin d’en avoir davantage.
Que se passe-t-il lorsque je retire un membre?
Que se passe-t-il lorsque je retire un membre?
Son accès est immédiatement révoqué et il est déconnecté. Les numéros de téléphone et l’historique des conversations restent dans l’espace de travail pour réaffectation.
Puis-je créer des rôles personnalisés?
Puis-je créer des rôles personnalisés?
Actuellement, OpenPhone propose trois rôles prédéfinis. Pour des besoins d’autorisations spécifiques, combinez les rôles avec les contrôles d’accès aux numéros de téléphone.
Comment transférer la propriété?
Comment transférer la propriété?
Seul le propriétaire actuel peut transférer la propriété. Allez à Paramètres → Membres, cliquez sur votre nom, puis sélectionnez « Transfer ownership » pour l’assigner à un autre membre.
Les membres peuvent-ils inviter d’autres membres?
Les membres peuvent-ils inviter d’autres membres?
Oui, tous les rôles peuvent envoyer des invitations. Cependant, seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent retirer des membres ou modifier les rôles après leur arrivée.
Quelle est la différence entre les rôles d’espace de travail et de numéro?
Quelle est la différence entre les rôles d’espace de travail et de numéro?
Les rôles d’espace de travail contrôlent les autorisations globales. Les rôles de numéro déterminent l’accès à des numéros de téléphone précis. Un membre qui est propriétaire d’un numéro a le contrôle total de ce numéro.
Comment les numéros partagés influencent-ils la facturation?
Comment les numéros partagés influencent-ils la facturation?
Vous êtes facturé par utilisateur, et non selon l’accès aux numéros. Plusieurs membres peuvent partager un numéro sans frais supplémentaires au-delà de leur abonnement individuel.