Groupes
Organisez les membres de l’équipe en départements ou en équipes pour favoriser une collaboration efficace et le partage de ressources
Aperçu
Comprendre les groupes
Qu’est-ce qu’un groupe
- Partagent des responsabilités ou relèvent des mêmes services
- Ont besoin d’accéder aux mêmes ressources
- Collaborent fréquemment sur les communications avec les clients
- Peuvent être mentionnés d’un seul @mention
Principaux avantages
- Partage efficace : Partagez des contacts ou des Snippets avec des équipes entières en une seule étape
- Mentions rapides : Avisez plusieurs personnes d’un seul @mention
- Meilleure organisation : Représentation visuelle de la structure de votre équipe
Seuls les propriétaires et les administrateurs de l’espace de travail peuvent créer et gérer des groupes. Les membres peuvent être ajoutés à des groupes et les utiliser pour les mentions et le partage.
Création de groupes
Accéder aux paramètres de groupe
- Cliquez sur Settings dans le menu de gauche
- Sélectionnez Groups sous la section Workspace
- Cliquez sur Create new group
Configurer votre groupe
-
Nom du groupe : identifiant clair et descriptif
- Exemples : « Sales Team », « Support Dept », « East Coast »
-
Icône émoji : identifiant visuel pour une reconnaissance rapide
- Cliquez sur l’émoji par défaut pour en sélectionner un nouveau
- Choisissez des émojis qui représentent la fonction du groupe
-
Description (optionnel) : expliquez l’objectif du groupe
- Qui devrait être inclus
- À quelles ressources le groupe aura accès
- Responsabilités principales
-
Ajouter des membres : sélectionnez des membres de l’équipe
- Cliquez sur Add a member
- Choisissez parmi la liste de votre espace de travail
- Ajoutez plusieurs membres à la fois
- Enregistrer : cliquez sur Save group pour créer
Utilisez des conventions d’appellation cohérentes pour les groupes (p. ex., « Team - Sales », « Team - Support ») afin de les garder bien organisés dans les listes et les mentions.
Gérer les groupes existants
Modifier des groupes
- Allez dans Paramètres → Groupes
- Cliquez sur le groupe à modifier
- Mettez à jour l’un des éléments suivants :
- Nom du groupe
- Icône emoji
- Description
- Liste des membres
- Enregistrez les modifications
Ajouter ou retirer des membres
- Ajouter des membres : Cliquez sur « Ajouter un membre » et sélectionnez parmi les utilisateurs disponibles
- Retirer des membres : Cliquez sur le X à côté du nom d’un membre
- Les changements prennent effet immédiatement
Supprimer des groupes
- Sélectionnez le groupe dans les paramètres
- Cliquez sur Supprimer le groupe
- Confirmez la suppression
- Les mentions et les partages du groupe demeurent dans l’historique
Supprimer un groupe ne retire aucune ressource partagée ni permission — cela supprime uniquement le groupe comme entité pouvant être mentionnée ou partagée.
Utiliser les groupes efficacement
Mentionner des groupes
- Tapez @ dans un fil ou un message d’équipe
- Commencez à saisir le nom du groupe
- Sélectionnez-le dans le menu déroulant
- Tous les membres du groupe recevront une notification
Contacts
- Partagez des contacts clients avec des services entiers
- Assurez-vous que les équipes ont accès aux renseignements pertinents sur les clients
- Maintenez des relations avec les clients de façon uniforme
Snippets
- Distribuez des modèles de réponse aux équipes
- Assurez la cohérence des messages entre les services
- Mettez à jour les modèles pour tous les membres simultanément
FAQ
Qui peut créer et gérer des groupes?
Qui peut créer et gérer des groupes?
Seuls les propriétaires et les administrateurs de l’espace de travail peuvent créer, modifier ou supprimer des groupes. Les membres peuvent faire partie de groupes et les utiliser pour des mentions, mais ne peuvent pas les gérer.
Puis-je créer des groupes privés?
Puis-je créer des groupes privés?
Tous les groupes sont visibles par l’ensemble de l’espace de travail. Pour des communications privées, utilisez plutôt des messages directs entre certains membres de l’équipe.
Que se passe-t-il lorsque je mentionne un groupe?
Que se passe-t-il lorsque je mentionne un groupe?
Tous les membres du groupe reçoivent une notification dans leur fil d’activité. Ils doivent avoir accès au numéro partagé où la mention a eu lieu pour la voir.
Les groupes peuvent-ils avoir des sous-groupes?
Les groupes peuvent-ils avoir des sous-groupes?
Les groupes ne peuvent pas être imbriqués. Toutefois, vous pouvez créer plusieurs groupes avec des membres qui se chevauchent pour une organisation similaire.
Les groupes ont-ils une incidence sur la facturation?
Les groupes ont-ils une incidence sur la facturation?
Non, les groupes sont une fonctionnalité d’organisation et n’ont aucune incidence sur la facturation. La facturation est faite par utilisateur, peu importe le nombre de groupes auxquels il appartient.
Puis-je mentionner plusieurs groupes à la fois?
Puis-je mentionner plusieurs groupes à la fois?
Oui, vous pouvez mentionner plusieurs groupes dans le même message. Les membres de chaque groupe recevront des notifications distinctes.
Quelle est la différence entre les groupes et la messagerie de groupe?
Quelle est la différence entre les groupes et la messagerie de groupe?
Les groupes de l’espace de travail servent à organiser les membres de l’équipe pour les mentions et le partage. Les messages de groupe (SMS/MMS) sont des conversations par texto avec plusieurs destinataires externes.
Des utilisateurs externes peuvent-ils être ajoutés aux groupes?
Des utilisateurs externes peuvent-ils être ajoutés aux groupes?
Non, les groupes peuvent uniquement contenir des membres de votre espace de travail OpenPhone. Les contacts externes ne peuvent pas être ajoutés aux groupes internes.