Organisez les membres de l’équipe en départements ou en équipes pour favoriser une collaboration efficace et le partage de ressources
Aperçu
Les groupes vous permettent d’organiser les membres de l’équipe en unités logiques comme les services, les équipes ou les projets. Au lieu de sélectionner individuellement les membres d’équipe à répétition, créez des groupes pour faciliter le partage, les mentions et la collaboration dans votre espace de travail.Comprendre les groupes
Qu’est-ce que les groupes
Les groupes sont des regroupements de membres d’équipe qui :- Partagent des responsabilités ou des services communs
- Ont besoin d’accéder aux mêmes ressources
- Collaborent fréquemment sur les communications clients
- Peuvent être mentionnés avec un seul @mention
Principaux avantages
- Partage efficace : Partagez des contacts ou des extraits avec des équipes entières d’un coup
- Mentions rapides : Avisez plusieurs personnes avec un seul @mention
- Meilleure organisation : Représentation visuelle de la structure de votre équipe
Seuls les propriétaires et administrateurs de l’espace de travail peuvent créer et gérer des groupes. Les membres peuvent être ajoutés aux groupes et les utiliser pour les mentions et le partage.
Créer des groupes
Accéder aux paramètres de groupe
Les groupes ne peuvent être créés qu’à partir des applications web ou de bureau :- Cliquez sur Paramètres dans le menu de gauche
- Sélectionnez Groupes sous la section Espace de travail
- Cliquez sur Créer un nouveau groupe
Configurer votre groupe
Configurez votre groupe avec ces éléments :-
Nom du groupe : Identifiant clair et descriptif
- Exemples : « Équipe des ventes », « Service de support », « Côte Est »
-
Icône emoji : Identifiant visuel pour une reconnaissance rapide
- Cliquez sur l’emoji par défaut pour en sélectionner un nouveau
- Choisissez des emojis qui représentent la fonction du groupe
-
Description (facultatif) : Expliquez l’objectif du groupe
- Qui devrait être inclus
- À quelles ressources ils auront accès
- Responsabilités principales
-
Ajouter des membres : Sélectionnez les membres de l’équipe
- Cliquez sur Ajouter un membre
- Choisissez parmi la liste de votre espace de travail
- Ajoutez plusieurs membres à la fois
- Enregistrer : Cliquez sur Enregistrer le groupe pour créer
Utilisez des conventions de nommage cohérentes pour les groupes (p. ex., « Équipe - Ventes », « Équipe - Support ») pour les garder organisés dans les listes et les mentions.
Gestion des groupes existants
Modifier les groupes
Pour modifier un groupe :- Allez dans Paramètres → Groupes
- Cliquez sur le groupe à modifier
- Mettez à jour l’un ou l’autre de ces éléments :
- Nom du groupe
- Icône emoji
- Description
- Liste des membres
- Enregistrez les modifications
Ajouter ou retirer des membres
Ajustez les membres du groupe selon l’évolution de votre équipe :- Ajouter des membres : Cliquez sur « Ajouter un membre » et sélectionnez parmi les utilisateurs disponibles
- Retirer des membres : Cliquez sur le X à côté du nom d’un membre
- Les modifications prennent effet immédiatement
Supprimer des groupes
Supprimez les groupes qui ne sont plus nécessaires :- Sélectionnez le groupe dans les paramètres
- Cliquez sur Supprimer le groupe
- Confirmez la suppression
- Les mentions et partages du groupe demeurent dans l’historique
Supprimer un groupe ne supprime aucune ressource partagée ou permission — cela ne fait que retirer le groupe en tant qu’entité pouvant être mentionnée ou partagée.
Utiliser les groupes efficacement
Mentionner les groupes
Avisez des équipes entières d’un seul coup :
- Tapez @ dans un fil de discussion ou un message d’équipe
- Commencez à taper le nom du groupe
- Sélectionnez dans le menu déroulant
- Tous les membres du groupe reçoivent une notification
Partager avec les groupes
Partagez les ressources de façon efficace :Contacts
- Partagez les contacts clients avec des services entiers
- Assurez-vous que les équipes ont accès aux informations clients pertinentes
- Maintenez des relations clients cohérentes
Extraits
- Distribuez les modèles de réponse aux équipes
- Assurez-vous d’une messagerie cohérente dans tous les services
- Mettez à jour les modèles pour tous les membres en même temps
FAQ
Qui peut créer et gérer des groupes ?
Qui peut créer et gérer des groupes ?
Seuls les propriétaires et administrateurs d’espace de travail peuvent créer, modifier ou supprimer des groupes. Les membres peuvent faire partie de groupes et les utiliser pour les mentions, mais ne peuvent pas les gérer.
Puis-je créer des groupes privés ?
Puis-je créer des groupes privés ?
Tous les groupes sont visibles à l’ensemble de l’espace de travail. Pour les communications privées, utilisez plutôt les messages directs entre membres spécifiques de l’équipe.
Que se passe-t-il lorsque je mentionne un groupe ?
Que se passe-t-il lorsque je mentionne un groupe ?
Tous les membres du groupe reçoivent une notification dans leur fil d’activité. Ils doivent avoir accès au numéro partagé où la mention a eu lieu pour la voir.
Les groupes peuvent-ils avoir des sous-groupes ?
Les groupes peuvent-ils avoir des sous-groupes ?
Les groupes ne peuvent pas être imbriqués. Cependant, vous pouvez créer plusieurs groupes avec des membres en commun pour obtenir une organisation similaire.
Les groupes affectent-ils la facturation ?
Les groupes affectent-ils la facturation ?
Non, les groupes sont une fonctionnalité organisationnelle et n’ont pas d’impact sur la facturation. Vous êtes facturé par utilisateur, peu importe le nombre de groupes auxquels il appartient.
Puis-je mentionner plusieurs groupes à la fois ?
Puis-je mentionner plusieurs groupes à la fois ?
Oui, vous pouvez mentionner plusieurs groupes dans le même message. Les membres de chaque groupe recevront des notifications distinctes.
Quelle est la différence entre les groupes et les messages de groupe ?
Quelle est la différence entre les groupes et les messages de groupe ?
Les groupes d’espace de travail organisent les membres de l’équipe pour les mentions et le partage. Les messages de groupe (SMS/MMS) sont des conversations texte avec plusieurs destinataires externes.
Les utilisateurs externes peuvent-ils être ajoutés aux groupes ?
Les utilisateurs externes peuvent-ils être ajoutés aux groupes ?
Non, les groupes ne peuvent contenir que des membres de votre espace de travail OpenPhone. Les contacts externes ne peuvent pas être ajoutés aux groupes internes.