Filtros de bandeja de entrada

​

Descripción general

El filtrado de la bandeja de entrada en OpenPhone transforma la forma en que gestionas las comunicaciones al permitirte concentrarte en tipos específicos de conversaciones, estados y criterios. Ya sea que necesites ver solo mensajes no leídos, filtrar por miembro del equipo u organizar por propiedades personalizadas de contactos, las potentes herramientas de filtrado te ayudan a mantener un flujo de trabajo organizado y eficiente.

​

Conceptos básicos de filtrado

OpenPhone ofrece múltiples opciones de filtrado para ayudarte a organizar y priorizar tus comunicaciones: Filtros de estado de conversación:

• Abiertas: Conversaciones activas que requieren atención
• Finalizadas: Conversaciones completadas archivadas de la vista principal
• No leídas: Mensajes que aún no ha visto ningún miembro del equipo

Opciones de filtrado avanzadas:

• Sin responder: Conversaciones que requieren seguimiento del equipo
• Empresa: Filtrar por información de empresa del contacto
• Propiedades personalizadas: Usar etiquetas de contacto y campos personalizados
• Miembro del equipo: Ver conversaciones por persona asignada

​

Gestión básica del estado de conversaciones

Entender cuándo y cómo usar cada estado ayuda a mantener organizada la bandeja de entrada: Marcar como Finalizada:

• Usar cuando las conversaciones estén completadas y resueltas
• Perfecto para códigos de verificación, confirmaciones y comunicaciones puntuales
• Elimina las conversaciones de la vista principal manteniendo el historial

Marcar como No Leída:

• Crea notificaciones activas como recordatorio de seguimiento
• Útil cuando necesitas responder pero no estás disponible en ese momento
• Ayuda a coordinar las responsabilidades del equipo en conversaciones compartidas

​

Flujo de trabajo de estados en web y escritorio

1. Selecciona la conversación de tu bandeja de entrada
2. Elige la acción de estado:
   • Haz clic en el ícono de sobre para marcar como no leída
   • Haz clic en el ícono de marca de verificación (✓) para marcar como finalizada
3. Aplica filtros para ver tipos específicos de conversaciones

​

Flujo de trabajo de estados en móvil

​

Funciones de filtrado avanzado

Filtros de estado de conversación:

• No leídos: Ningún miembro del equipo ha visto mensajes nuevos o llamadas perdidas
• Sin respuesta: No hay respuesta del equipo a mensajes o llamadas entrantes, conversación no marcada como finalizada
• Empresa: Filtrar por nombre de empresa asociado con contactos
• Propiedades de selección múltiple: Etiquetas personalizadas de contacto para categorización (p. ej., clientes VIP)

​

Configuración de filtros avanzados

Desde la aplicación web o de escritorio:

1. Haz clic en el botón Filtrar en tu bandeja de entrada
2. Selecciona el tipo de filtro de las opciones disponibles:
   • No leídos o Sin respuesta para conversaciones prioritarias
   • Empresa para filtrado por organización
   • Propiedades personalizadas para contactos etiquetados
3. Configura los criterios si filtras por propiedades de contacto
4. Añade múltiples filtros usando el icono + para filtrado complejo

​

Gestión de múltiples filtros

Añadir filtros:

• Haz clic en el icono + para añadir criterios de filtro adicionales
• Combina diferentes tipos de filtros para obtener resultados precisos
• Crea reglas de filtrado complejas para flujos de trabajo específicos

Modificar filtros:

• Haz clic en es entre el nombre del filtro y el valor para ajustar criterios
• Cambia los parámetros del filtro sin eliminar el filtro completo

Eliminar filtros:

• Haz clic en la x junto al nombre del filtro para eliminar filtros individuales
• Borra todos los filtros para volver a la vista completa de la bandeja de entrada

​

Flujos de trabajo de filtrado móvil

Disponible en la app de iOS:

1. Toca el ícono de filtro en cualquier bandeja de entrada del espacio de trabajo
2. Selecciona criterios de filtro:
   • Conversaciones no leídas que requieren atención
   • Conversaciones sin respuesta que necesitan seguimiento
   • Propiedades de contacto para organización personalizada

Configurar filtros de propiedades de contacto:

1. Elige el tipo de propiedad de los campos personalizados disponibles
2. Selecciona criterios específicos tocando los valores
3. Guarda la configuración para aplicar el filtro

Gestionar filtros en iOS:

• Modifica filtros existentes tocando el ícono de filtro y ajustando los criterios
• Añade múltiples filtros seleccionando opciones adicionales antes de guardar
• Elimina todos los filtros usando la opción “Eliminar todo” para restablecer la vista

​

Gestión de múltiples números de teléfono

​

Filtrado específico por número de teléfono

Cada número de teléfono en tu espacio de trabajo mantiene un filtrado de conversaciones independiente: Usuarios de un solo número:

• Aplica filtros estándar de estado de conversación (Abiertas, Finalizadas, No leídas)
• Utiliza filtros avanzados para propiedades de contacto y gestión de equipo
• Concéntrate en la optimización del flujo de trabajo dentro de una sola bandeja de entrada

Usuarios de múltiples números:

• Filtrado independiente por bandeja de entrada: Cada número de teléfono tiene configuraciones de filtro independientes
• Organización coherente: Aplica estrategias de filtrado similares en todos los números
• Cambio de contexto: Alterna fácilmente entre números manteniendo las preferencias de filtro

​

Cambiar entre números de teléfono

Desde web y escritorio:

1. Ver números disponibles en “Bandejas de entrada” en la barra lateral izquierda
2. Hacer clic en el número específico para cambiar el contexto de la bandeja de entrada
3. Aplicar los filtros apropiados para las conversaciones de ese número

Desde la aplicación móvil:

1. Tocar la imagen de cuenta en la esquina superior izquierda
2. Seleccionar el número deseado en “Tus números”
3. Aplicar filtros específicos para las conversaciones de ese número

​

Estrategias de flujo de trabajo con filtros

​

Flujos de trabajo de productividad diaria

Rutina matutina:

1. Comienza con el filtro No leídos para ver nuevos mensajes que requieren atención
2. Cambia al filtro Sin responder para prioridades de seguimiento
3. Revisa las conversaciones Finalizadas para cualquier oportunidad perdida
4. Aplica filtros de miembros del equipo para coordinar la cobertura

Organización continua:

• Marca las conversaciones como finalizadas inmediatamente al completarlas
• Usa el estado de no leído estratégicamente para seguimientos genuinos
• Aplica filtros de propiedades personalizadas para categorización de clientes
• Revisión regular de filtros para mantener estados precisos de conversaciones

​

Estrategias de colaboración en equipo

Estándares de filtrado compartidos:

• Uso consistente de estados: Establece convenciones de equipo para marcar conversaciones
• Estandarización de propiedades: Usa propiedades de contacto personalizadas uniformes
• Documentación de filtros: Comparte combinaciones efectivas de filtros en todo el equipo
• Coordinación regular: Revisa el uso de filtros durante las reuniones de equipo

Optimización de cobertura:

• Monitoreo de sin responder: Verifica regularmente las conversaciones que necesitan atención del equipo
• Filtros de miembros del equipo: Monitorea cargas de trabajo individuales y patrones de respuesta
• Flujos de trabajo de escalación: Usa filtros para identificar conversaciones que requieren atención de la gerencia
• Seguimiento del rendimiento: Analiza patrones de filtros para mejoras en el flujo de trabajo

​

Solución de problemas de filtrado

Los filtros no muestran los resultados esperados:

1. Verificar la selección del número de teléfono: Asegúrate de estar viendo la bandeja de entrada correcta
2. Revisar los criterios del filtro: Confirma que la configuración del filtro coincida con tus intenciones
3. Revisar los estados de las conversaciones: Las conversaciones pueden estar en un estado diferente al esperado
4. Considerar el período de tiempo: Algunas conversaciones pueden ser más antiguas de lo esperado

Conversaciones faltantes en la vista filtrada:

1. Ampliar los criterios del filtro: Prueba combinaciones de filtros más amplias o diferentes
2. Revisar conversaciones Finalizadas: Las conversaciones completadas pueden estar archivadas
3. Verificar las propiedades del contacto: Asegúrate de que los contactos tengan las etiquetas o propiedades necesarias
4. Revisar los permisos del equipo: Confirma el acceso a las conversaciones relevantes

Mantener un filtrado efectivo:

• Revisión regular de filtros: Evalúa y actualiza periódicamente las estrategias de filtrado
• Mantenimiento de propiedades de contacto: Mantén las propiedades personalizadas actualizadas y relevantes
• Capacitación del equipo: Asegúrate de que todos los miembros del equipo comprendan las convenciones de filtrado
• Documentación del flujo de trabajo: Documenta las combinaciones de filtros efectivas para un uso consistente

​

Preguntas frecuentes