Filtros de bandeja de entrada
Utiliza filtros y vistas para organizar conversaciones por estado, propiedades y criterios personalizados para gestionar eficientemente tu bandeja de entrada
Descripción general
Comprender los conceptos de filtrado
- Abierto: Conversaciones activas que requieren atención
- Hecho: Conversaciones completadas y archivadas de la vista principal
- No leído: Mensajes que aún no ha visto ningún miembro del equipo
- Sin respuesta: Conversaciones que necesitan seguimiento del equipo
- Empresa: Filtra por la empresa del contacto
- Propiedades personalizadas: Usa etiquetas y campos personalizados del contacto
- Miembro del equipo: Ve conversaciones por persona asignada
Los filtros funcionan dentro de cada bandeja de entrada (bandeja de OpenPhone) asociada a un número, así que selecciona la bandeja correcta antes de aplicar filtros para obtener resultados completos.
Gestión básica del estado de las conversaciones
- Úsalo cuando las conversaciones estén finalizadas y resueltas
- Ideal para códigos de verificación, confirmaciones y comunicaciones puntuales
- Quita las conversaciones de la vista principal, pero conserva el historial
- Genera notificaciones activas como recordatorios de seguimiento
- Útil cuando necesitas responder, pero no estás disponible de inmediato
- Ayuda a coordinar responsabilidades del equipo en conversaciones compartidas
Flujo de estados en web y escritorio
- Selecciona la conversación en tu bandeja de entrada
- Elige la acción de estado:
- Haz clic en el ícono de sobre para marcar como no leído
- Haz clic en el ícono de verificación (✓) para marcar como hecho
- Aplica filtros para ver tipos específicos de conversaciones
Flujo de estados en dispositivos móviles
Acciones rápidas con gestos de deslizamiento:
- Desliza a la derecha para marcar la conversación como no leída
- Desliza a la izquierda para marcar la conversación como hecha
- Toca el ícono de filtro en la esquina superior derecha
- Selecciona las vistas Abierto, Hecho o No leído
- Aplica filtros adicionales según sea necesario
Funciones avanzadas de filtrado
- No leído: Ningún miembro del equipo ha visto los mensajes nuevos ni las llamadas perdidas
- Sin responder: No hay respuesta del equipo a mensajes o llamadas entrantes; la conversación no está marcada como hecha
- Empresa: Filtra por el nombre de la empresa asociado a los contactos
- Propiedades de selección múltiple: Etiquetas personalizadas de contactos para su categorización (p. ej., clientes VIP)
Configuración de filtros avanzados
- Haz clic en el botón Filtrar en tu bandeja de entrada
- Selecciona el tipo de filtro entre las opciones disponibles:
- No leído o Sin responder para priorizar conversaciones
- Empresa para filtrar por organización
- Propiedades personalizadas para contactos con etiquetas
- Configura los criterios si filtras por propiedades de contacto
- Agrega varios filtros usando el ícono + para un filtrado más complejo
Gestión de múltiples filtros
- Haz clic en el ícono + para añadir criterios de filtro adicionales
- Combina distintos tipos de filtros para obtener resultados precisos
- Crea reglas de filtrado complejas para flujos de trabajo específicos
- Haz clic en es entre el nombre del filtro y el valor para ajustar los criterios
- Cambia los parámetros del filtro sin eliminarlo por completo
- Haz clic en la x junto al nombre del filtro para eliminar filtros individuales
- Borra todos los filtros para volver a la vista completa de la bandeja de entrada
Flujos de filtrado en dispositivos móviles
- Toca el icono de filtro en cualquier bandeja de entrada del espacio de trabajo
- Selecciona los criterios del filtro:
- Conversaciones no leídas que requieren atención
- Conversaciones sin respuesta que necesitan seguimiento
- Propiedades de contacto para una organización personalizada
- Elige el tipo de propiedad de los campos personalizados disponibles
- Selecciona criterios específicos tocando los valores
- Guarda la configuración para aplicar el filtro
- Modifica filtros existentes tocando el icono de filtro y ajustando los criterios
- Agrega varios filtros seleccionando opciones adicionales antes de guardar
- Borra todos los filtros usando la opción “Borrar todo” para restablecer la vista
Gestión de varios números de teléfono
Filtrado específico por número
- Aplica filtros estándar del estado de la conversación (Abierto, Hecho, No leído)
- Usa filtros avanzados por propiedades de contacto y gestión del equipo
- Enfócate en optimizar el flujo de trabajo dentro de una sola bandeja de entrada
- Filtrado separado por bandeja: Cada número de teléfono tiene configuraciones de filtro independientes
- Organización coherente: Aplica estrategias de filtrado similares en todos los números
- Cambio de contexto: Alterna fácilmente entre números manteniendo tus preferencias de filtro
Cambiar entre números de teléfono
- Ve los números disponibles en “Bandejas de entrada” en la barra lateral izquierda
- Haz clic en el número para cambiar el contexto de la bandeja
- Aplica los filtros correspondientes para las conversaciones de ese número
- Toca tu imagen de cuenta en la esquina superior izquierda
- Selecciona el número deseado en “Tus números”
- Aplica filtros específicos para las conversaciones de ese número
Estrategias de flujo de trabajo con filtros
Flujos de trabajo de productividad diaria
- Comienza con el filtro No leído para ver los mensajes nuevos que requieren atención
- Cambia al filtro Sin responder para priorizar los seguimientos
- Revisa las conversaciones marcadas como Hecho por si hubo oportunidades perdidas
- Aplica filtros por miembro del equipo para coordinar la cobertura
- Marca las conversaciones como Hecho inmediatamente al completarlas
- Usa el estado No leído estratégicamente para seguimientos genuinos
- Aplica filtros de propiedades personalizadas para la categorización de clientes
- Revisa periódicamente los filtros para mantener estados de conversación precisos
Estrategias de colaboración del equipo
- Uso consistente de estados: Establezcan convenciones del equipo para marcar conversaciones
- Estandarización de propiedades: Usen propiedades personalizadas de contacto uniformes
- Documentación de filtros: Compartan combinaciones de filtros efectivas entre el equipo
- Coordinación periódica: Revisen el uso de filtros durante las reuniones del equipo
- Monitoreo de Sin responder: Revisen regularmente las conversaciones que requieren atención del equipo
- Filtros por miembro del equipo: Supervisen cargas de trabajo individuales y patrones de respuesta
- Flujos de escalamiento: Usen filtros para identificar conversaciones que requieren atención de la gerencia
- Seguimiento del rendimiento: Analicen patrones de filtros para mejorar los flujos de trabajo
Solución de problemas con los filtros
- Verifica la selección del número de teléfono: Asegúrate de estar viendo la bandeja de entrada correcta
- Revisa los criterios de filtro: Confirma que la configuración de los filtros coincide con tu intención
- Revisa los estados de las conversaciones: Puede que las conversaciones estén en un estado distinto al esperado
- Considera el periodo de tiempo: Algunas conversaciones pueden ser más antiguas de lo previsto
- Amplía los criterios de filtro: Prueba combinaciones de filtros más amplias o diferentes
- Revisa las conversaciones marcadas como Hecho: Las conversaciones completadas pueden estar archivadas
- Verifica las propiedades del contacto: Asegúrate de que los contactos tengan las etiquetas o propiedades necesarias
- Revisa los permisos del equipo: Confirma que tienes acceso a las conversaciones relevantes
- Revisión periódica de los filtros: Evalúa y actualiza regularmente tus estrategias de filtrado
- Mantenimiento de propiedades de contacto: Mantén actualizadas y relevantes las propiedades personalizadas
- Formación del equipo: Asegúrate de que todos los miembros del equipo comprendan las convenciones de filtrado
- Documentación del flujo de trabajo: Documenta combinaciones de filtros eficaces para un uso coherente
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre los filtros No leído y Sin respuesta?
¿Cuál es la diferencia entre los filtros No leído y Sin respuesta?
No leído muestra conversaciones donde ningún miembro del equipo ha visto los mensajes nuevos, mientras que Sin respuesta muestra conversaciones donde recibiste mensajes o llamadas perdidas pero no has intentado responder. No leído se centra en la actividad de visualización, mientras que Sin respuesta se centra en la actividad de respuesta.
¿Puedo guardar combinaciones de filtros personalizadas?
¿Puedo guardar combinaciones de filtros personalizadas?
Actualmente, OpenPhone no guarda combinaciones de filtros personalizadas, pero puedes recrear rápidamente conjuntos de filtros útiles. Considera documentar combinaciones de filtros efectivas para tu equipo para asegurar un uso coherente en todo tu espacio de trabajo.
¿Los filtros funcionan en todos mis números de teléfono?
¿Los filtros funcionan en todos mis números de teléfono?
No, los filtros se aplican a las bandejas de entrada de números de teléfono individuales. Cada número de teléfono mantiene su propia configuración de filtros, lo que te permite personalizar estrategias de organización para distintas líneas o fines comerciales.
¿Cómo funcionan las propiedades personalizadas de contactos con el filtrado?
¿Cómo funcionan las propiedades personalizadas de contactos con el filtrado?
Las propiedades personalizadas de contactos que hayas creado (como etiquetas o campos multiselección) pasan a estar disponibles como opciones de filtro. Esto te permite categorizar contactos (p. ej., VIP, Lead, Customer) y filtrar conversaciones según estas categorías para una gestión de comunicaciones más dirigida.
¿Qué ocurre cuando filtro por miembro del equipo?
¿Qué ocurre cuando filtro por miembro del equipo?
Filtrar por miembro del equipo muestra las conversaciones en las que han participado personas específicas. Esto es útil para monitorear cargas de trabajo individuales, seguir patrones de respuesta o revisar conversaciones gestionadas por miembros concretos del equipo.
¿Puedo filtrar por rangos de fechas?
¿Puedo filtrar por rangos de fechas?
Aunque no hay un filtro específico por rango de fechas, puedes usar los filtros de estado de la conversación junto con una revisión manual de fechas para enfocarte en conversaciones recientes o antiguas. Las conversaciones marcadas como Hecho conservan las marcas de tiempo para referencia histórica.
¿Cómo afectan los filtros a los resultados de búsqueda?
¿Cómo afectan los filtros a los resultados de búsqueda?
Los filtros funcionan junto con la búsqueda para acotar los resultados. Cuando buscas con filtros activos, los resultados solo incluirán conversaciones que coincidan tanto con tus términos de búsqueda como con tus criterios de filtrado activos.
¿Qué pasa con los filtros cuando los miembros del equipo se van?
¿Qué pasa con los filtros cuando los miembros del equipo se van?
Los filtros siguen funcionando incluso después de que los miembros del equipo abandonen tu espacio de trabajo. Sin embargo, las conversaciones asociadas previamente con quienes se fueron pueden mostrar una atribución diferente, por lo que quizá quieras revisar y actualizar los filtros basados en el equipo en consecuencia.