Búsqueda en la bandeja de entrada
Encuentra contactos y conversaciones rápidamente con las potentes funciones de búsqueda de tu espacio de trabajo de OpenPhone
Descripción general
Comprender las capacidades de búsqueda
- Nombres de contactos e información de la empresa
- Números de teléfono y datos de contacto
- Contenido de conversaciones y texto de mensajes
- Propiedades personalizadas de contactos y etiquetas
- Historial de llamadas y transcripciones de correo de voz
- Conversaciones del número de teléfono actual
- Todos los contactos del espacio de trabajo
- Conversaciones archivadas con estado “Hecho”
- Actividad y asignaciones de los miembros del equipo
Los resultados de la búsqueda se filtran según el número de teléfono seleccionado, así que asegúrate de estar viendo la bandeja de entrada correcta para obtener resultados completos.
Búsqueda de contactos
Desde la app web o de escritorio
- Abre la app web de OpenPhone
- Haz clic en «Contacts» en la barra lateral izquierda
- Usa la barra de búsqueda en la parte superior de la lista de contactos
- Escribe el nombre del contacto, la empresa o el número de teléfono
- Selecciona el contacto que corresponda en los resultados
- Usa los iconos de llamada (📞) o mensaje (💬) para iniciar la comunicación
Desde la app móvil
- Abre la app móvil de OpenPhone
- Toca el icono de búsqueda (🔍) en la esquina superior derecha
- Escribe el nombre del contacto, el número o la empresa
- Selecciona el contacto en los resultados de búsqueda
- Elige llamar o enviar un mensaje directamente desde el perfil del contacto
Búsqueda de conversaciones
Búsqueda específica de la bandeja de entrada
- Selecciona la bandeja de entrada correcta: Elige el número de teléfono donde ocurrió la conversación.
- Usa la búsqueda de conversaciones: Busca mensajes recientes dentro de esa bandeja de entrada.
- Revisa múltiples estados: Busca en los filtros de conversación Abierto, Hecho y No leído.
- Amplía el periodo de tiempo: Algunas conversaciones pueden estar archivadas con el estado “Hecho”.
Si no encuentras una conversación en la bandeja de entrada actual, revisa el filtro “Hecho”, donde se almacenan las conversaciones completadas.
Seguimiento de contactos entre bandejas de entrada
Técnicas avanzadas de búsqueda
Operadores y filtros de búsqueda
- Usa comillas para buscar una coincidencia exacta de la frase
- Ejemplo: “project update” solo encuentra mensajes que contienen esa frase exacta
- Busca por campos personalizados y etiquetas del contacto
- Filtra resultados por empresa, puesto o propiedades personalizadas
- Combina varios criterios de búsqueda para resultados precisos
- Usa los filtros de conversación para acotar por periodo de tiempo
- Combínalos con términos de búsqueda para obtener resultados específicos por fecha
- Accede a conversaciones históricas mediante el filtro “Hecho”
Mejores prácticas de búsqueda
- Sé específico: Usa nombres únicos o frases distintivas
- Prueba variaciones: Busca distintas grafías o formatos
- Usa la información de contacto: Busca por números de teléfono si los nombres no funcionan
- Revisa todas las bandejas: Verifica que estés buscando en el número de teléfono correcto
- Incluye archivados: No olvides revisar las conversaciones en “Hecho”
- Completa los perfiles de contacto: Agrega nombres de empresa y detalles relevantes
- Usa una nomenclatura consistente: Estandariza cómo guardas los nombres de contacto
- Agrega notas descriptivas: Incluye contexto que ayude en búsquedas futuras
- Etiqueta adecuadamente: Usa propiedades personalizadas para la categorización
Solución de problemas de búsqueda
Problemas de búsqueda comunes
- Verifica que estés en la bandeja de entrada del número correcto
- Revisa si la conversación está marcada como “Hecho”
- Asegúrate de tener acceso a ese número
- Intenta buscar por el número de teléfono del contacto en lugar de por su nombre
- Confirma que el contacto esté guardado en tu espacio de trabajo
- Revisa si hay errores tipográficos en el nombre del contacto o en el término de búsqueda
- Intenta buscar por número de teléfono o por nombre de la empresa
- Verifica que el contacto no esté eliminado o archivado
- Amplía la búsqueda para incluir conversaciones marcadas como “Hecho”
- Prueba con términos más amplios o coincidencias parciales
- Verifica si las propiedades del contacto contienen información que se pueda buscar
- Considera si el contacto se comunicó desde un número de teléfono diferente
Estrategias para optimizar la búsqueda
- Limpieza periódica: Elimina contactos duplicados o desactualizados
- Formato coherente: Usa convenciones estándar de nomenclatura
- Perfiles completos: Agrega empresa, cargo y detalles relevantes
- Etiquetado estratégico: Usa propiedades personalizadas para facilitar el filtrado
- Convenciones de nombres compartidas: Establezcan estándares del equipo para los nombres de contactos
- Responsables de contactos: Asigna gestores principales para cuentas complejas
- Documentación de búsqueda: Comparte consejos para encontrar tipos específicos de contactos
- Capacitación continua: Mantén al equipo al día sobre las funciones de búsqueda y las mejores prácticas
Integración de la búsqueda en el flujo de trabajo
Hábitos de búsqueda diarios
- Buscar contactos prioritarios que requieren seguimiento
- Revisar conversaciones recientes con clientes clave
- Identificar contactos nuevos que necesitan completar su perfil
- Consultar rápidamente contactos antes de llamadas importantes
- Buscar el historial de conversaciones para obtener contexto antes de responder
- Encontrar a los miembros del equipo pertinentes para colaborar
- Buscar conversaciones incompletas que requieren seguimiento
- Actualizar la información de contacto según las interacciones recientes
- Etiquetar conversaciones para facilitar su recuperación en el futuro
Colaboración del equipo
- Documentar términos de búsqueda comunes para clientes importantes
- Compartir convenciones sobre propiedades de contacto en todo el equipo
- Crear referencias consultables para estructuras de cuentas complejas
- Mantener perfiles de contacto actualizados para facilitar el acceso del equipo
Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo encontrar una conversación que sé que existe?
¿Por qué no puedo encontrar una conversación que sé que existe?
La razón más común es que estás buscando en la bandeja de entrada del número equivocado. Las conversaciones están vinculadas a números específicos, así que asegúrate de haber seleccionado la bandeja de entrada correcta. También revisa el filtro “Hecho”, ya que las conversaciones completadas se archivan allí, pero siguen siendo buscables.
¿Puedo buscar el contenido de los mensajes dentro de las conversaciones?
¿Puedo buscar el contenido de los mensajes dentro de las conversaciones?
Actualmente, la búsqueda de OpenPhone se centra en nombres de contacto, números de teléfono y propiedades de contacto, en lugar de buscar en todo el contenido de los mensajes. Para encontrar mensajes específicos, ve a la conversación y usa la función de búsqueda de tu navegador (Ctrl+F o Cmd+F).
¿Cómo busco en todos los números de teléfono a la vez?
¿Cómo busco en todos los números de teléfono a la vez?
La búsqueda de contactos funciona en todo tu espacio de trabajo sin importar el número, pero la búsqueda de conversaciones es específica de cada bandeja de entrada. Para encontrar conversaciones en varios números, tendrás que buscar en cada bandeja de entrada por separado.
¿Qué información se incluye en la búsqueda de contactos?
¿Qué información se incluye en la búsqueda de contactos?
La búsqueda de contactos incluye nombres, nombres de empresa, números de teléfono y propiedades de contacto personalizadas que hayas agregado. También busca notas y etiquetas asociadas a los contactos, por lo que contar con perfiles de contacto completos es clave para obtener buenos resultados.
¿Puedo guardar búsquedas usadas con frecuencia?
¿Puedo guardar búsquedas usadas con frecuencia?
Aunque no hay una función para guardar búsquedas, puedes usar propiedades de contacto personalizadas y etiquetas para crear categorías buscables. Esto te permite filtrar contactos por criterios específicos de forma rápida y recurrente.
¿Cómo encuentro contactos sin historial de conversaciones?
¿Cómo encuentro contactos sin historial de conversaciones?
Usa la sección Contactos en lugar de buscar dentro de las bandejas de entrada de conversaciones. Esto muestra todos los contactos guardados, tengan o no conversaciones activas, lo que te permite encontrar contactos que has guardado pero con los que no te has comunicado recientemente.
¿Qué sucede con los resultados de búsqueda cuando los miembros del equipo se van?
¿Qué sucede con los resultados de búsqueda cuando los miembros del equipo se van?
Los contactos y las conversaciones siguen apareciendo en las búsquedas incluso después de que los miembros del equipo se vayan. Sin embargo, la propiedad o asignación del contacto puede cambiar, por lo que conviene actualizar los registros de contacto cuando haya cambios en el equipo.
¿Puedo buscar por rangos de fecha u hora?
¿Puedo buscar por rangos de fecha u hora?
Aunque no hay una función específica de búsqueda por fecha, puedes usar los filtros de conversación (Abierto, Hecho, No leído) combinados con la búsqueda de contactos para acotar los resultados. Para búsquedas más específicas basadas en fechas, navega manualmente por el historial de la conversación relevante.