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Descripción general

La gestión del estado de las conversaciones es la base para organizar eficientemente la bandeja de entrada en OpenPhone. Al comprender y usar estratégicamente los tres estados de conversación —Abierto, No leído y Hecho— puedes mantener claridad sobre qué requiere atención, qué ya se completó y qué necesita seguimiento.
Para conocer flujos de trabajo detallados de gestión de conversaciones y estrategias avanzadas, consulta la guía de conversaciones.

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Los tres estados de la conversación

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Conversaciones abiertas

El estado activo predeterminado para comunicaciones en curso
  • Asignado automáticamente a todos los mensajes y llamadas entrantes nuevos
  • Indica conversaciones que pueden requerir atención o monitoreo
  • Visible en la vista principal de tu bandeja de entrada sin filtros adicionales
  • Permanece en abierto hasta que se cambie manualmente a no leída o hecho
Cuándo mantener las conversaciones abiertas:
  • Conversaciones activas con clientes en curso
  • Comunicaciones de proyectos en marcha
  • Conversaciones que estás monitoreando pero que no requieren acción inmediata

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Conversaciones no leídas

Sistema de recordatorios personal y de equipo
  • Crea indicadores de notificación visibles en todos los dispositivos
  • Alerta a los miembros del equipo sobre mensajes que requieren atención
  • Funciona como un sistema de gestión de tareas para las comunicaciones
  • Se sincroniza en tiempo real entre todos los miembros del equipo
Usos estratégicos del estado no leído:
  • Recordatorios personales: Marca conversaciones a las que necesites responder más tarde
  • Coordinación del equipo: Alerta a colegas sobre mensajes entrantes importantes
  • Priorización: Destaca conversaciones urgentes para atención inmediata
  • Gestión de traspasos: Señala cuando se transfieren conversaciones entre miembros del equipo

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Conversaciones hechas

Sistema de archivo para interacciones completadas
  • Mueve las conversaciones fuera de la vista principal de la bandeja de entrada mientras preserva el historial
  • Accesible mediante el filtro “Hecho” para consulta y seguimiento
  • Ideal para mantener la bandeja de entrada en cero sin perder el historial de la conversación
  • Las conversaciones se pueden reabrir si es necesario dar seguimiento
Ideal para marcar como hecho:
  • Incidencias de soporte al cliente resueltas
  • Comunicaciones de proyectos finalizadas
  • Intercambios informativos puntuales (códigos de verificación, confirmaciones)
  • Mensajes promocionales o de marketing que no requieren respuesta

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Gestión rápida de estados

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Atajos de teclado (Web/Escritorio)

  • E - Marcar conversación como hecha
  • U - Marcar conversación como no leída
  • O - Marcar conversación como abierta
  • ↑/↓ - Navegar entre conversaciones

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Gestos en el móvil

  • Deslizar a la izquierda → Marcar como hecha
  • Deslizar a la derecha → Marcar como no leída
  • Tocar la conversación → Marcar como leída (si no está leída)

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Indicadores de estado

  • Punto azul → Mensajes no leídos que requieren atención
  • Sin indicador → Conversación abierta (leída pero activa)
  • Oculta de la vista principal → Conversación hecha (revisa el filtro Hecho)

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Principios del flujo de trabajo de estado

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Ciclo diario de productividad

  1. Mañana: Empieza con el filtro de no leídos para ver los mensajes de la noche
  2. Durante el día: Mantén abiertas las conversaciones importantes y marca como hecho lo rutinario
  3. Fin del día: Revisa las conversaciones abiertas y marca como hecho lo completado
  4. Semanal: Revisa las conversaciones marcadas como hechas por si hubo oportunidades de seguimiento que se pasaron por alto

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Coordinación del equipo

Modelo de responsabilidad compartida:
  • El estado No leído indica que se necesita la atención del equipo
  • El estado Abierto indica un monitoreo continuo por parte del equipo
  • El estado Hecho confirma la finalización para todo el equipo
Evita conflictos de estado:
  • Establece convenciones del equipo sobre cuándo marcar las conversaciones como hechas
  • Usa No leído de forma estratégica en lugar de como predeterminado para todos los seguimientos
  • Comunica claramente los traspasos al cambiar la titularidad de la conversación

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Integración con el filtrado

Los estados de la conversación funcionan a la perfección con el sistema de filtrado de OpenPhone:
  • Filtra por estado para centrarte en tipos específicos de conversaciones
  • Combínalos con otros filtros (miembro del equipo, empresa, propiedades personalizadas)
  • Crea flujos de trabajo enfocados usando combinaciones de estado + filtro
  • Supervisa el rendimiento del equipo haciendo seguimiento de los cambios de estado a lo largo del tiempo
La gestión de estados es aún más potente cuando se combina con el filtrado de la bandeja de entrada y la búsqueda.

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Escenarios comunes de estado

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Flujos de trabajo de soporte al cliente

  • Abierto: Casos de soporte activos en curso
  • No leído: Incidencias nuevas que requieren asignación del equipo
  • Hecho: Casos resueltos con clientes satisfechos

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Comunicaciones de ventas

  • Abierto: Conversaciones activas con prospectos
  • No leído: Leads nuevos que requieren seguimiento
  • Hecho: Acuerdos cerrados o prospectos descalificados

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Coordinación interna

  • Abierto: Conversaciones de proyecto en curso
  • No leído: Pendientes que requieren la atención de un miembro específico del equipo
  • Hecho: Tareas completadas y conversaciones resueltas

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Preguntas frecuentes