Estado de la conversación
Rastrea y gestiona los estados de las conversaciones para organizar tus comunicaciones y garantizar seguimientos oportunos
Resumen
La gestión del estado de las conversaciones es la base de una organización eficiente de la bandeja de entrada en OpenPhone. Al comprender y usar estratégicamente los tres estados de conversación - Abierta, No leída y Finalizada - puedes mantener claridad sobre lo que necesita atención, lo que se ha completado y lo que requiere seguimiento.Para flujos de trabajo detallados de gestión de conversaciones y estrategias avanzadas, consulta la guía de Conversaciones.
Los tres estados de conversación
Conversaciones abiertas
El estado activo predeterminado para comunicaciones en curso- Se asigna automáticamente a todos los mensajes y llamadas entrantes nuevos
- Indica conversaciones que pueden necesitar atención o seguimiento
- Visible en la vista principal de tu bandeja de entrada sin filtrado adicional
- Permanece abierta hasta que se cambie manualmente a no leída o finalizada
- Conversaciones activas con clientes en progreso
- Comunicaciones de proyectos en curso
- Conversaciones que estás supervisando pero no requieren acción inmediata
Conversaciones no leídas
Sistema de recordatorios personal y de equipo- Crea indicadores de notificación visibles en todos los dispositivos
- Alerta a los miembros del equipo sobre mensajes que requieren atención
- Funciona como un sistema de gestión de tareas para comunicaciones
- Se sincroniza entre todos los miembros del equipo en tiempo real
- Recordatorios personales: Marca conversaciones a las que necesitas responder más tarde
- Coordinación de equipo: Alerta a colegas sobre mensajes entrantes importantes
- Marcado de prioridad: Resalta conversaciones urgentes para atención inmediata
- Gestión de traspasos: Señala cuando se transfieren conversaciones entre miembros del equipo
Conversaciones finalizadas
Sistema de archivo para interacciones completadas- Mueve conversaciones fuera de la vista principal de la bandeja de entrada mientras conserva el historial
- Accesible a través del filtro “Finalizadas” para referencia y revisión de seguimiento
- Perfecto para mantener “bandeja de entrada cero” sin perder el historial de conversaciones
- Las conversaciones pueden reabrirse si el seguimiento se vuelve necesario
- Problemas de soporte al cliente resueltos
- Comunicaciones de proyectos completadas
- Intercambios informativos puntuales (códigos de verificación, confirmaciones)
- Mensajes promocionales o de marketing que no requieren respuesta
Gestión rápida de estados
Atajos de teclado (Web/Escritorio)
- E - Marcar conversación como finalizada
- U - Marcar conversación como no leída
- O - Marcar conversación como abierta
- ↑/↓ - Navegar entre conversaciones
Gestos móviles
- Deslizar hacia la izquierda → Marcar como finalizada
- Deslizar hacia la derecha → Marcar como no leída
- Tocar conversación → Marcar como leída (si está sin leer)
Indicadores de estado
- Punto azul → Mensajes sin leer que requieren atención
- Sin indicador → Conversación abierta (leída pero activa)
- Oculta de la vista principal → Conversación finalizada (consultar filtro Finalizadas)
Principios del flujo de trabajo de estados
Ciclo de productividad diario
- Mañana: Comienza con el filtro de no leídos para ver los mensajes de la noche
- Durante el día: Mantén abiertas las conversaciones importantes, marca como hechos los elementos rutinarios
- Final del día: Revisa las conversaciones abiertas, marca como hechos los elementos finalizados
- Semanal: Revisa las conversaciones completadas para identificar oportunidades de seguimiento que se hayan pasado por alto
Coordinación del equipo
Modelo de responsabilidad compartida:- El estado no leído indica que se necesita atención del equipo
- El estado abierto indica seguimiento continuo del equipo
- El estado hecho confirma la finalización a todo el equipo
- Establece convenciones del equipo sobre cuándo marcar las conversaciones como hechas
- Usa el estado no leído de manera estratégica en lugar de como opción predeterminada para todos los seguimientos
- Comunica claramente los traspasos al cambiar la responsabilidad de la conversación
Integración con filtros
Los estados de conversación funcionan perfectamente con el sistema de filtros de OpenPhone:- Filtrar por estado para centrarse en tipos específicos de conversación
- Combinar con otros filtros (miembro del equipo, empresa, propiedades personalizadas)
- Crear flujos de trabajo específicos usando combinaciones de estado + filtro
- Supervisar el rendimiento del equipo mediante el seguimiento de cambios de estado a lo largo del tiempo
La gestión de estados se vuelve más potente cuando se combina con el filtrado de bandeja de entrada y las funciones de búsqueda.
Escenarios de estado comunes
Flujos de trabajo de atención al cliente
- Abierto: Casos de soporte activos en proceso
- Sin leer: Nuevos problemas que requieren asignación de equipo
- Finalizado: Casos resueltos con clientes satisfechos
Comunicaciones de ventas
- Abierto: Conversaciones activas con prospectos
- Sin leer: Nuevos leads que requieren seguimiento
- Finalizado: Tratos cerrados o prospectos descalificados
Coordinación interna
- Abierto: Discusiones de proyecto en curso
- Sin leer: Elementos de acción que requieren atención de miembros específicos del equipo
- Finalizado: Tareas completadas y discusiones resueltas
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre conversaciones leídas y abiertas?
¿Cuál es la diferencia entre conversaciones leídas y abiertas?
Cuando visualizas una conversación no leída, automáticamente se marca como “leída” pero permanece “abierta”. Abierta es el estado activo por defecto, mientras que no leída es específicamente para mensajes que ningún miembro del equipo ha visto todavía. Puedes marcar manualmente las conversaciones leídas como no leídas de nuevo para recordatorios de seguimiento.
¿Los cambios de estado se sincronizan con mi equipo?
¿Los cambios de estado se sincronizan con mi equipo?
Sí, los cambios de estado de las conversaciones se comparten con todo tu equipo en tiempo real. Cuando cualquier miembro del equipo marca una conversación como finalizada, no leída o abierta, se actualiza para todos al instante. Esto evita el trabajo duplicado y garantiza un seguimiento consistente de las conversaciones.
¿Puedo deshacer los cambios de estado?
¿Puedo deshacer los cambios de estado?
Por supuesto. Los estados de las conversaciones son flexibles y reversibles. Si marcas algo como finalizado por error, simplemente búscalo en el filtro de Finalizadas y márcalo como abierto o no leído de nuevo. Los cambios de estado son instantáneos y se pueden modificar las veces que sea necesario.
¿Por cuánto tiempo permanecen accesibles las conversaciones finalizadas?
¿Por cuánto tiempo permanecen accesibles las conversaciones finalizadas?
Las conversaciones finalizadas permanecen accesibles indefinidamente a través del filtro de Finalizadas. No hay eliminación automática, así que siempre puedes consultar comunicaciones anteriores, reabrir conversaciones si es necesario, o revisar el historial de conversaciones para obtener contexto.