Estado de la conversación
Rastrea y gestiona los estados de las conversaciones para organizar tus comunicaciones y garantizar seguimientos oportunos
Descripción general
Para conocer flujos de trabajo detallados de gestión de conversaciones y estrategias avanzadas, consulta la guía de conversaciones.
Los tres estados de la conversación
Conversaciones abiertas
- Asignado automáticamente a todos los mensajes y llamadas entrantes nuevos
- Indica conversaciones que pueden requerir atención o monitoreo
- Visible en la vista principal de tu bandeja de entrada sin filtros adicionales
- Permanece en abierto hasta que se cambie manualmente a no leída o hecho
- Conversaciones activas con clientes en curso
- Comunicaciones de proyectos en marcha
- Conversaciones que estás monitoreando pero que no requieren acción inmediata
Conversaciones no leídas
- Crea indicadores de notificación visibles en todos los dispositivos
- Alerta a los miembros del equipo sobre mensajes que requieren atención
- Funciona como un sistema de gestión de tareas para las comunicaciones
- Se sincroniza en tiempo real entre todos los miembros del equipo
- Recordatorios personales: Marca conversaciones a las que necesites responder más tarde
- Coordinación del equipo: Alerta a colegas sobre mensajes entrantes importantes
- Priorización: Destaca conversaciones urgentes para atención inmediata
- Gestión de traspasos: Señala cuando se transfieren conversaciones entre miembros del equipo
Conversaciones hechas
- Mueve las conversaciones fuera de la vista principal de la bandeja de entrada mientras preserva el historial
- Accesible mediante el filtro “Hecho” para consulta y seguimiento
- Ideal para mantener la bandeja de entrada en cero sin perder el historial de la conversación
- Las conversaciones se pueden reabrir si es necesario dar seguimiento
- Incidencias de soporte al cliente resueltas
- Comunicaciones de proyectos finalizadas
- Intercambios informativos puntuales (códigos de verificación, confirmaciones)
- Mensajes promocionales o de marketing que no requieren respuesta
Gestión rápida de estados
Atajos de teclado (Web/Escritorio)
- E - Marcar conversación como hecha
- U - Marcar conversación como no leída
- O - Marcar conversación como abierta
- ↑/↓ - Navegar entre conversaciones
Gestos en el móvil
- Deslizar a la izquierda → Marcar como hecha
- Deslizar a la derecha → Marcar como no leída
- Tocar la conversación → Marcar como leída (si no está leída)
Indicadores de estado
- Punto azul → Mensajes no leídos que requieren atención
- Sin indicador → Conversación abierta (leída pero activa)
- Oculta de la vista principal → Conversación hecha (revisa el filtro Hecho)
Principios del flujo de trabajo de estado
Ciclo diario de productividad
- Mañana: Empieza con el filtro de no leídos para ver los mensajes de la noche
- Durante el día: Mantén abiertas las conversaciones importantes y marca como hecho lo rutinario
- Fin del día: Revisa las conversaciones abiertas y marca como hecho lo completado
- Semanal: Revisa las conversaciones marcadas como hechas por si hubo oportunidades de seguimiento que se pasaron por alto
Coordinación del equipo
- El estado No leído indica que se necesita la atención del equipo
- El estado Abierto indica un monitoreo continuo por parte del equipo
- El estado Hecho confirma la finalización para todo el equipo
- Establece convenciones del equipo sobre cuándo marcar las conversaciones como hechas
- Usa No leído de forma estratégica en lugar de como predeterminado para todos los seguimientos
- Comunica claramente los traspasos al cambiar la titularidad de la conversación
Integración con el filtrado
- Filtra por estado para centrarte en tipos específicos de conversaciones
- Combínalos con otros filtros (miembro del equipo, empresa, propiedades personalizadas)
- Crea flujos de trabajo enfocados usando combinaciones de estado + filtro
- Supervisa el rendimiento del equipo haciendo seguimiento de los cambios de estado a lo largo del tiempo
La gestión de estados es aún más potente cuando se combina con el filtrado de la bandeja de entrada y la búsqueda.
Escenarios comunes de estado
Flujos de trabajo de soporte al cliente
- Abierto: Casos de soporte activos en curso
- No leído: Incidencias nuevas que requieren asignación del equipo
- Hecho: Casos resueltos con clientes satisfechos
Comunicaciones de ventas
- Abierto: Conversaciones activas con prospectos
- No leído: Leads nuevos que requieren seguimiento
- Hecho: Acuerdos cerrados o prospectos descalificados
Coordinación interna
- Abierto: Conversaciones de proyecto en curso
- No leído: Pendientes que requieren la atención de un miembro específico del equipo
- Hecho: Tareas completadas y conversaciones resueltas
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre conversaciones leídas y abiertas?
¿Cuál es la diferencia entre conversaciones leídas y abiertas?
Cuando abres una conversación no leída, automáticamente pasa a “leída” pero permanece “abierta”. Abierta es el estado activo predeterminado, mientras que no leída se usa específicamente para mensajes que ningún miembro del equipo ha visto aún. Puedes volver a marcar manualmente conversaciones leídas como no leídas para recordarlas y darles seguimiento.
¿Los cambios de estado se sincronizan en mi equipo?
¿Los cambios de estado se sincronizan en mi equipo?
Sí, los cambios de estado de las conversaciones se comparten con todo tu equipo en tiempo real. Cuando cualquier miembro marca una conversación como hecha, no leída o abierta, se actualiza para todos de inmediato. Esto evita trabajo duplicado y garantiza un seguimiento coherente de las conversaciones.
¿Puedo deshacer los cambios de estado?
¿Puedo deshacer los cambios de estado?
Por supuesto. Los estados de conversación son flexibles y reversibles. Si marcas algo como hecho por error, simplemente encuéntralo en el filtro Hecho y vuelve a marcarlo como abierto o no leído. Los cambios de estado son instantáneos y pueden modificarse tantas veces como sea necesario.
¿Durante cuánto tiempo permanecen accesibles las conversaciones marcadas como Hecho?
¿Durante cuánto tiempo permanecen accesibles las conversaciones marcadas como Hecho?
Las conversaciones marcadas como Hecho permanecen accesibles indefinidamente desde el filtro Hecho. No hay eliminación automática, por lo que siempre puedes consultar comunicaciones anteriores, reabrir conversaciones si es necesario o revisar el historial para obtener contexto.