Descripción general

La gestión de conversaciones en Quo, anteriormente OpenPhone, te ayuda a mantenerte organizado y garantiza que las comunicaciones importantes no se pierdan. Usa los estados de conversación, las etiquetas de estado y las funciones de organización para mantener un flujo de trabajo eficiente y priorizar eficazmente las interacciones con los clientes.

Comprender los estados de las conversaciones

Las conversaciones en Quo tienen estados distintos que te ayudan a hacer seguimiento y priorizar tus comunicaciones: Conversaciones abiertas:
  • Conversaciones activas que requieren atención o seguimiento
  • Estado predeterminado para nuevos mensajes y llamadas entrantes
  • Visibles en la vista principal de la bandeja de entrada para acceso inmediato
Conversaciones no leídas:
  • Mensajes o llamadas aún no vistos por ningún miembro del equipo
  • Muestran indicadores de notificación en los números de teléfono
  • Funcionan como recordatorios automáticos para responder a tiempo
Conversaciones marcadas como finalizadas:
  • Interacciones completadas archivadas de la vista principal
  • Accesibles mediante el filtro “Finalizadas” cuando sea necesario
  • Mantienen el historial de la conversación para referencia futura
Los estados de las conversaciones te ayudan a mantener la bandeja de entrada en cero mientras conservas el historial de comunicaciones importante.

Marcar conversaciones como resueltas

Usa el estado “Resuelta” para archivar tareas completadas y mantener tu bandeja de entrada organizada:

Desde la app web o de escritorio

  1. Abre la app web de Quo o la app de escritorio
  2. Selecciona la conversación que quieres marcar como hecha
  3. Haz clic en el ícono de verificación (✓) para marcar la conversación como completada
Marcar conversación como hecha en la app web
La conversación saldrá de tu bandeja de entrada principal, pero seguirá disponible mediante el filtro “Hechas”.

Desde la app móvil

  1. Abre Quo en tu dispositivo móvil
  2. En tu bandeja de conversaciones, desliza la conversación hacia la izquierda
  3. Toca “Listo” para marcar la conversación como terminada
Marcar una conversación como terminada en un dispositivo móvil

Marcar conversaciones como no leídas

Usa el estado “No leído” como sistema de recordatorios personal o de equipo:

Desde la app web o de escritorio

  1. Abre la app web de Quo o la app de escritorio
  2. Selecciona la conversación que quieres marcar como no leída
  3. Haz clic en el ícono de sobre para marcarla como no leída
Marcar conversación como no leída en la app web

Desde la app móvil

  1. Abre Quo en tu dispositivo móvil
  2. En tu bandeja de conversaciones, desliza la conversación hacia la derecha
  3. La conversación se marcará como no leída y mostrará un indicador de notificación
Marcar conversación como no leída en el móvil

Estrategias para el flujo de trabajo de las conversaciones

Flujos de trabajo para la productividad personal

Gestión diaria de la bandeja de entrada:
  1. Revisión matutina: Revisa las conversaciones no leídas y prioriza las respuestas
  2. Trabajo activo: Mantén abiertas las conversaciones importantes durante las conversaciones
  3. Finalización: Marca las conversaciones como realizadas cuando se resuelvan
  4. Sistema de seguimiento: Usa el estado “no leído” para los elementos que requieren atención posterior
Priorización de tareas:
  • Urgente: Mantener abiertas para atención inmediata
  • Seguimiento necesario: Marcar como no leído como recordatorio personal
  • Completado: Marcar como realizado para mantener la bandeja de entrada clara
  • Referencia: Acceder mediante el filtro de realizadas cuando sea necesario

Flujos de trabajo de colaboración en equipo

Responsabilidad compartida:
  • Indicadores de no leído: Avisar al equipo sobre nuevos mensajes de clientes
  • Coordinación de estado: Usar un marcado coherente para evitar trabajo duplicado
  • Gestión de traspasos: Marcar como no leído al asignar conversaciones a otro miembro del equipo
  • Seguimiento de finalización: Marcar como resuelto cuando se solucionen los problemas de los clientes
Optimización del flujo de trabajo:
  • Reunión matutina: Revisar en equipo las conversaciones no leídas y abiertas
  • Planificación de cobertura: Asegurarse de que todas las conversaciones no leídas tengan un responsable asignado
  • Cierre de fin de día: Marcar como resueltas las conversaciones completadas
  • Revisión semanal: Revisar las conversaciones resueltas para detectar oportunidades de seguimiento

Estrategias de trabajo en equipo para la gestión de conversaciones

Cuándo marcar las conversaciones como finalizadas

  • Problema del cliente resuelto: Problema solucionado y cliente satisfecho
  • Información entregada: Códigos de verificación, confirmaciones o actualizaciones enviadas
  • Interacciones puntuales: Mensajes promocionales o comunicaciones temporales
  • Tareas completadas: Trabajo delegado finalizado y confirmado
  • Referencias archivadas: Conversaciones importantes pero inactivas

Cuándo marcar conversaciones como no leídas

  • Seguimiento pendiente: Debes responder, pero no puedes hacerlo de inmediato
  • Coordinación del equipo: Avisar al equipo sobre mensajes importantes
  • Sistema de recordatorios: Marcas personales para actuar más tarde
  • Información pendiente: A la espera de datos antes de responder
  • Prioridad: Marca las conversaciones importantes para identificarlas rápidamente

Mantener organizada la bandeja de entrada

Hábitos diarios:
  • Revisa primero las conversaciones no leídas cada mañana
  • Marca las conversaciones como resueltas en cuanto las completes
  • Usa el estado “no leído” de forma estratégica para seguimientos reales
  • Archiva de inmediato los mensajes promocionales o de verificación
Mantenimiento semanal:
  • Revisa las conversaciones marcadas como resueltas por si quedó algún seguimiento pendiente
  • Depura las conversaciones antiguas que ya no necesiten seguimiento
  • Evalúa los patrones de flujo de conversaciones para mejorar procesos
  • Ajusta los flujos de trabajo del equipo según el volumen de conversaciones

Administración avanzada de conversaciones

Atajos de teclado

Para gestionar conversaciones más rápido en la web y en el escritorio:
  • Presiona E para marcar la conversación como completada
  • Presiona U para marcar la conversación como no leída
  • Presiona O para marcar la conversación como abierta
  • Usa las teclas de flecha para navegar entre conversaciones

Integración con otras funciones

Gestión de contactos:
  • Agrega notas a los contactos según los resultados de la conversación
  • Etiqueta a los contactos con información relevante para referencia futura
  • Actualiza las propiedades de los contactos basándote en los hallazgos de la conversación
Coordinación del equipo:
  • Usa @menciones en las conversaciones para alertar a los miembros del equipo
  • Fija conversaciones importantes para que sean visibles para el equipo
  • Comparte hallazgos de las conversaciones durante las reuniones del equipo
Seguimiento del rendimiento:
  • Supervisa los tiempos de respuesta a conversaciones sin leer
  • Haz seguimiento de las tasas de finalización de conversaciones
  • Analiza los patrones de conversación para optimizar el flujo de trabajo

Preguntas frecuentes