Conversaciones
Gestiona el estado de las conversaciones marcándolas como no leídas o finalizadas, y organiza tu bandeja de entrada para un seguimiento eficiente
Descripción general
La gestión de conversaciones en OpenPhone te ayuda a mantenerte organizado y garantiza que las comunicaciones importantes nunca se te escapen. Utiliza los estados de conversación, estados y funciones de organización para mantener un flujo de trabajo eficiente y priorizar las interacciones con los clientes de manera efectiva.Comprender los estados de conversación
Las conversaciones en OpenPhone tienen estados específicos que te ayudan a hacer seguimiento y priorizar tus comunicaciones: Conversaciones abiertas:- Conversaciones activas que requieren atención o seguimiento
- Estado predeterminado para nuevos mensajes y llamadas entrantes
- Visibles en la vista principal de tu bandeja de entrada para acceso inmediato
- Mensajes o llamadas que aún no han sido vistos por ningún miembro del equipo
- Muestran indicadores de notificación en los números de teléfono
- Funcionan como recordatorios automáticos para respuestas oportunas
- Interacciones completadas archivadas de la vista principal
- Accesibles a través del filtro “Finalizadas” cuando sea necesario
- Conservan el historial de conversación para referencia futura
Los estados de conversación te ayudan a mantener la bandeja de entrada limpia mientras conservas el historial importante de comunicación.
Marcar conversaciones como finalizadas
Usa el estado “Finalizado” para limpiar las tareas terminadas y mantener tu bandeja de entrada organizada:Desde la aplicación web o de escritorio
- Abre la aplicación web de OpenPhone o la aplicación de escritorio
- Selecciona la conversación que quieres marcar como finalizada
- Haz clic en el ícono de marca de verificación (✓) para marcar la conversación como completa
Desde la aplicación móvil
- Abre OpenPhone en tu dispositivo móvil
- Desde tu bandeja de entrada de conversaciones, desliza la conversación hacia la izquierda
- Toca “Finalizado” para marcar la conversación como completa
Marcar conversaciones como no leídas
Utiliza el estado “No leído” como sistema de recordatorio personal o de equipo:Desde la aplicación web o de escritorio
- Inicia la aplicación web de OpenPhone o la aplicación de escritorio
- Selecciona la conversación que deseas marcar como no leída
- Haz clic en el ícono del sobre para marcarla como no leída
Desde la aplicación móvil
- Inicia OpenPhone en tu dispositivo móvil
- Desde tu bandeja de entrada de conversaciones, desliza la conversación hacia la derecha
- La conversación se marcará como no leída con un indicador de notificación
Estrategias de flujo de trabajo para conversaciones
Flujos de trabajo de productividad personal
Gestión diaria de la bandeja de entrada:- Revisión matutina: Revisar conversaciones no leídas y priorizar respuestas
- Trabajo activo: Mantener conversaciones importantes abiertas durante las discusiones
- Seguimiento de finalización: Marcar conversaciones como finalizadas cuando se resuelvan
- Sistema de seguimiento: Usar el estado de no leído para elementos que requieran atención posterior
- Urgente: Mantener abierto para atención inmediata
- Requiere seguimiento: Marcar como no leído a modo de recordatorio personal
- Completado: Marcar como finalizado para mantener la bandeja de entrada organizada
- Referencia: Acceder a través del filtro de finalizados cuando sea necesario
Flujos de trabajo de colaboración en equipo
Responsabilidad compartida:- Indicadores de no leído: Alertar a los miembros del equipo sobre nuevos mensajes de clientes
- Coordinación de estado: Usar marcado consistente para evitar duplicar trabajo
- Gestión de transferencias: Marcar como no leído al transferir conversaciones entre miembros del equipo
- Seguimiento de finalización: Marcar como finalizado cuando se resuelvan las consultas del cliente
- Reunión matutina: Revisar conversaciones no leídas y abiertas en equipo
- Planificación de cobertura: Asegurar que todas las conversaciones no leídas tengan responsables asignados
- Limpieza de final del día: Marcar conversaciones completadas como finalizadas
- Revisión semanal: Revisar conversaciones finalizadas para identificar oportunidades de seguimiento
Estrategias de flujo de trabajo en equipo para la gestión de conversaciones
Cuándo marcar conversaciones como finalizadas
- Problema del cliente resuelto: Problema solucionado y cliente satisfecho
- Información entregada: Códigos de verificación, confirmaciones o actualizaciones enviadas
- Interacciones puntuales: Mensajes promocionales o comunicaciones temporales
- Tareas completadas: Trabajo delegado terminado y confirmado
- Referencias archivadas: Conversaciones importantes pero inactivas
Cuándo marcar conversaciones como no leídas
- Seguimiento requerido: Necesidad de responder pero no disponible de inmediato
- Coordinación de equipo: Alertar a colegas sobre mensajes importantes
- Sistema de recordatorios: Marcadores personales para acción posterior
- Información pendiente: Esperando detalles antes de responder
- Marcado de prioridad: Marcar conversaciones importantes para identificación rápida
Mantener la organización de la bandeja de entrada
Hábitos diarios:- Revisar conversaciones no leídas a primera hora cada mañana
- Marcar conversaciones como finalizadas inmediatamente al completarlas
- Usar el estado de no leído de forma estratégica para seguimientos genuinos
- Archivar mensajes promocionales o de verificación de inmediato
- Revisar conversaciones finalizadas para detectar seguimientos pendientes
- Limpiar conversaciones antiguas que ya no requieren seguimiento
- Evaluar patrones de flujo de conversaciones para mejoras de proceso
- Actualizar flujos de trabajo del equipo según el volumen de conversaciones
Gestión avanzada de conversaciones
Atajos de teclado
Para gestionar conversaciones más rápidamente en web y escritorio:- Presiona E para marcar la conversación como finalizada
- Presiona U para marcar la conversación como no leída
- Presiona O para marcar la conversación como abierta
- Usa las teclas de dirección para navegar entre conversaciones
Integración con otras funcionalidades
Gestión de contactos:- Añade notas a los contactos según los resultados de las conversaciones
- Etiqueta contactos con información relevante para consultas futuras
- Actualiza las propiedades de contactos según la información obtenida de las conversaciones
- Usa menciones @ en conversaciones para notificar a miembros del equipo
- Ancla conversaciones importantes para que el equipo las vea
- Comparte información de conversaciones durante las reuniones de equipo
- Supervisa los tiempos de respuesta a conversaciones no leídas
- Hace seguimiento de las tasas de finalización de conversaciones
- Analiza patrones de conversación para optimizar el flujo de trabajo
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre conversaciones abiertas y no leídas?
¿Cuál es la diferencia entre conversaciones abiertas y no leídas?
Las conversaciones abiertas son discusiones activas que pueden haber sido leídas o no, mientras que las conversaciones no leídas contienen específicamente mensajes que ningún miembro del equipo ha visto todavía. Una conversación puede estar tanto abierta como no leída, pero una vez marcada como finalizada, no está ni abierta ni no leída.
¿Puedo recuperar conversaciones marcadas como finalizadas?
¿Puedo recuperar conversaciones marcadas como finalizadas?
Sí, las conversaciones marcadas como finalizadas no se eliminan. Puedes acceder a ellas a través del filtro “Finalizadas” en tu bandeja de entrada. También puedes marcarlas como abiertas o no leídas nuevamente si necesitas continuar la comunicación.
¿Se sincronizan los estados de conversación entre dispositivos?
¿Se sincronizan los estados de conversación entre dispositivos?
Sí, los estados de conversación (abierta, no leída, finalizada) se sincronizan en tiempo real entre todos tus dispositivos y miembros del equipo. Cuando marcas una conversación como finalizada en tu teléfono, se actualiza inmediatamente en tu computadora y para tu equipo.
¿Cómo funcionan los estados de conversación con los miembros del equipo?
¿Cómo funcionan los estados de conversación con los miembros del equipo?
Los estados de conversación se comparten entre tu equipo. Cuando cualquier miembro del equipo marca una conversación como leída, no leída o finalizada, se actualiza para todos. Esto evita el trabajo duplicado y garantiza un seguimiento consistente de las conversaciones.
¿Puedo marcar conversaciones como finalizadas de forma masiva?
¿Puedo marcar conversaciones como finalizadas de forma masiva?
Actualmente, las conversaciones deben marcarse individualmente. Sin embargo, puedes procesar rápidamente múltiples conversaciones usando atajos de teclado en web y computadora, o gestos de deslizamiento en dispositivos móviles.
¿Qué sucede con los estados de conversación cuando archivo un número de teléfono?
¿Qué sucede con los estados de conversación cuando archivo un número de teléfono?
Cuando archivas un número de teléfono, todos los estados de conversación se conservan. Si posteriormente reactivas el número, las conversaciones mantendrán sus estados anteriores (abierta, finalizada, no leída).
¿Por cuánto tiempo permanecen accesibles las conversaciones finalizadas?
¿Por cuánto tiempo permanecen accesibles las conversaciones finalizadas?
Las conversaciones finalizadas permanecen accesibles indefinidamente a través del filtro Finalizadas. No hay eliminación automática del historial de conversaciones, lo que garantiza que siempre tengas acceso a comunicaciones anteriores cuando las necesites.
¿Puedo configurar el marcado automático de conversaciones?
¿Puedo configurar el marcado automático de conversaciones?
Aunque no existe el marcado automático de conversaciones, puedes usar filtros para identificar rápidamente conversaciones que podrían estar listas para marcar como finalizadas, como conversaciones que solo contienen códigos de verificación o mensajes promocionales.