Conversaciones
Gestiona el estado de las conversaciones marcándolas como no leídas o finalizadas, y organiza tu bandeja de entrada para un seguimiento eficiente
Descripción general
Comprender los estados de la conversación
- Conversaciones activas que requieren atención o seguimiento
- Estado predeterminado para nuevos mensajes y llamadas entrantes
- Visibles en la vista principal de tu bandeja de entrada para un acceso inmediato
- Mensajes o llamadas aún no vistos por ningún miembro del equipo
- Muestran indicadores de notificación en los números de teléfono
- Funcionan como recordatorios automáticos para respuestas oportunas
- Interacciones completadas archivadas de la vista principal
- Accesibles mediante el filtro “Hecho” cuando sea necesario
- Mantienen el historial de la conversación para referencia futura
Los estados de la conversación te ayudan a mantener la bandeja de entrada en cero mientras preservas el historial de comunicaciones importante.
Marcar conversaciones como hechas
Desde la app web o de escritorio
- Abre la app web de OpenPhone o la aplicación de escritorio
- Selecciona la conversación que quieres marcar como hecha
- Haz clic en el icono de verificación (✓) para marcar la conversación como completada
Desde la app móvil
- Abre OpenPhone en tu dispositivo móvil
- En la bandeja de entrada de conversaciones, desliza la conversación hacia la izquierda
- Toca “Hecho” para marcar la conversación como completada
Marcar conversaciones como no leídas
Desde la app web o de escritorio
- Abre la app web o de escritorio de OpenPhone
- Selecciona la conversación que quieres marcar como no leída
- Haz clic en el ícono de sobre para marcarla como no leída
Desde la app móvil
- Abre OpenPhone en tu dispositivo móvil
- En tu bandeja de conversaciones, desliza la conversación hacia la derecha
- La conversación se marcará como no leída y mostrará un indicador de notificación
Estrategias de flujo de trabajo de conversaciones
Flujos de trabajo de productividad personal
- Revisión matutina: Revisa las conversaciones no leídas y prioriza las respuestas
- Trabajo activo: Mantén abiertas las conversaciones importantes durante las interacciones
- Seguimiento de finalización: Marca las conversaciones como hechas cuando se resuelvan
- Sistema de seguimiento: Usa el estado No leído para los elementos que requieren atención posterior
- Urgente: Mantener en Abierto para atención inmediata
- Requiere seguimiento: Marcar como No leído como recordatorio personal
- Completado: Marcar como Hecho para mantener la bandeja de entrada ordenada
- Referencia: Acceder mediante el filtro Hecho cuando sea necesario
Flujos de trabajo de colaboración en equipo
- Indicadores de No leído: Alertan al equipo sobre nuevos mensajes de clientes
- Coordinación de estado: Usar un marcado coherente para evitar trabajo duplicado
- Gestión de traspasos: Marcar como No leído al transferir conversaciones entre miembros del equipo
- Seguimiento de finalización: Marcar como Hecho cuando se resuelvan los problemas del cliente
- Reunión matutina: Revisar en equipo las conversaciones No leídas y Abiertas
- Planificación de cobertura: Asegurar que todas las conversaciones No leídas tengan responsables asignados
- Cierre de fin de día: Marcar como Hecho las conversaciones completadas
- Revisión semanal: Revisar las conversaciones en Hecho para identificar oportunidades de seguimiento
Estrategias de trabajo en equipo para gestionar conversaciones
Cuándo marcar las conversaciones como hechas
- Problema del cliente resuelto: Problema solucionado y cliente satisfecho
- Información entregada: Códigos de verificación, confirmaciones o actualizaciones enviadas
- Interacciones puntuales: Mensajes promocionales o comunicaciones temporales
- Tareas completadas: Trabajo delegado finalizado y confirmado
- Referencias archivadas: Conversaciones importantes pero inactivas
Cuándo marcar las conversaciones como no leídas
- Se requiere seguimiento: Hay que responder, pero no de inmediato
- Coordinación del equipo: Avisar a colegas sobre mensajes importantes
- Sistema de recordatorios: Marcadores personales para actuar más tarde
- Información pendiente: A la espera de detalles antes de responder
- Marcado de prioridad: Marcar conversaciones importantes para identificarlas rápidamente
Hábitos diarios:
- Revisa primero las conversaciones no leídas cada mañana
- Marca las conversaciones como hechas en cuanto se completen
- Usa el estado de no leído estratégicamente para seguimientos genuinos
- Archiva cuanto antes los mensajes promocionales o de verificación
- Revisa las conversaciones hechas por si hubo seguimientos omitidos
- Limpia conversaciones antiguas que ya no necesitan seguimiento
- Evalúa patrones del flujo de conversaciones para mejorar procesos
- Actualiza los flujos de trabajo del equipo según el volumen de conversaciones
Gestión avanzada de conversaciones
Atajos de teclado
- Presiona E para marcar la conversación como hecha
- Presiona U para marcar la conversación como no leída
- Presiona O para marcar la conversación como abierta
- Usa las teclas de flecha para navegar entre conversaciones
Integración con otras funciones
- Agrega notas a los contactos según los resultados de la conversación
- Etiqueta a los contactos con información relevante para referencia futura
- Actualiza las propiedades del contacto según los hallazgos de la conversación
- Usa @menciones en las conversaciones para alertar a miembros del equipo
- Fija conversaciones importantes para dar visibilidad al equipo
- Comparte aprendizajes de las conversaciones durante las reuniones del equipo
- Supervisa los tiempos de respuesta a las conversaciones no leídas
- Haz seguimiento de las tasas de finalización de conversaciones
- Analiza patrones de conversación para optimizar el flujo de trabajo
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre las conversaciones abiertas y no leídas?
¿Cuál es la diferencia entre las conversaciones abiertas y no leídas?
Las conversaciones abiertas son conversaciones activas que pueden o no haber sido leídas, mientras que las conversaciones no leídas contienen específicamente mensajes que ningún miembro del equipo ha visto aún. Una conversación puede estar abierta y no leída a la vez, pero una vez que se marca como hecha, deja de estar abierta y de estar no leída.
¿Puedo recuperar conversaciones marcadas como hechas?
¿Puedo recuperar conversaciones marcadas como hechas?
Sí, las conversaciones marcadas como hechas no se eliminan. Accede a ellas mediante el filtro “Hecho” en tu bandeja de entrada. También puedes volver a marcarlas como abiertas o no leídas si necesitas continuar la comunicación.
¿Se sincronizan los estados de las conversaciones entre dispositivos?
¿Se sincronizan los estados de las conversaciones entre dispositivos?
Sí, los estados de las conversaciones (Abierto, No leído, Hecho) se sincronizan en tiempo real en todos tus dispositivos y con los miembros del equipo. Cuando marcas una conversación como hecha en tu teléfono, se actualiza de inmediato en tu computadora y para tu equipo.
¿Cómo funcionan los estados de conversación con los miembros del equipo?
¿Cómo funcionan los estados de conversación con los miembros del equipo?
Los estados de conversación se comparten con todo tu equipo. Cuando cualquier miembro marca una conversación como leída, no leída o hecha, se actualiza para todos. Esto evita trabajo duplicado y garantiza un seguimiento coherente de las conversaciones.
¿Puedo marcar en lote las conversaciones como hechas?
¿Puedo marcar en lote las conversaciones como hechas?
Por ahora, las conversaciones deben marcarse individualmente. Sin embargo, puedes procesar rápidamente varias conversaciones con atajos de teclado en la web y el escritorio, o con gestos de deslizamiento en dispositivos móviles.
¿Qué sucede con los estados de conversación cuando archivo un número de teléfono?
¿Qué sucede con los estados de conversación cuando archivo un número de teléfono?
Cuando archivas un número de teléfono, se conservan todos los estados de conversación. Si más adelante reactivas el número, las conversaciones mantendrán sus estados anteriores (Abierto, Hecho, No leído).
¿Durante cuánto tiempo permanecen accesibles las conversaciones hechas?
¿Durante cuánto tiempo permanecen accesibles las conversaciones hechas?
Las conversaciones hechas permanecen accesibles indefinidamente a través del filtro “Hecho”. No hay eliminación automática del historial de conversaciones, lo que garantiza que siempre tengas acceso a comunicaciones anteriores cuando lo necesites.
¿Puedo configurar el marcado automático de conversaciones?
¿Puedo configurar el marcado automático de conversaciones?
Aunque no existe el marcado automático de conversaciones, puedes usar filtros para identificar rápidamente las que podrían estar listas para marcar como hechas, como las que solo contienen códigos de verificación o mensajes promocionales.