Miembros del equipo y roles

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Descripción general

Los miembros del equipo y los roles te ayudan a colaborar de forma eficaz manteniendo la seguridad. Controla quién puede acceder a tu espacio de trabajo, qué pueden hacer y cómo trabajan en conjunto mediante roles y permisos personalizables.

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Comprensión de roles y permisos

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Tres roles de espacio de trabajo

OpenPhone ofrece tres roles predeterminados, cada uno diseñado para diferentes responsabilidades del equipo: Rol de propietario

• Control administrativo completo sobre el espacio de trabajo
• Puede gestionar la facturación y la configuración de suscripción
• Asignar o cambiar roles para cualquier miembro del equipo
• Agregar o eliminar otros propietarios
• Acceso completo a todas las funciones

Rol de administrador

• Gestionar miembros del equipo y números de teléfono
• Configurar funciones del espacio de trabajo e integraciones
• No puede agregar/eliminar propietarios
• No puede acceder a información de facturación
• Por lo demás, acceso administrativo completo

Rol de miembro

• Usar números de teléfono asignados para llamadas y mensajes de texto
• Gestionar contactos y configuración personal
• Colaborar en bandejas de entrada compartidas
• Acceso administrativo limitado
• No puede modificar la configuración del espacio de trabajo

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Desglose detallado de permisos

Permiso	Propietario	Administrador	Miembro
Enviar mensajes, hacer llamadas, enviar mensajes a compañeros	✓	✓	✓
Gestionar contactos	✓	✓	✓
Importar contactos en lote (Google/CSV)	✓	✓	✓
Invitar miembros del equipo	✓	✓	✓
Eliminar miembros del equipo	✓	✓
Actualizar roles de miembros	✓	✓
Gestionar facturación	✓	✓
Actualizar la configuración de números de teléfono	✓	✓
Agregar nuevos números de teléfono	✓	✓
Crear grupos de espacio de trabajo	✓	✓
Configurar integraciones	✓	✓
Enviar/gestionar solicitudes de portabilidad	✓	✓
Agregar/eliminar otros propietarios	✓

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Propiedad de números de teléfono

Más allá de los roles del espacio de trabajo, los números de teléfono individuales pueden tener propietarios:

• Los propietarios de números controlan quién puede acceder a ese número específico
• Solo los propietarios de números, propietarios del espacio de trabajo o administradores pueden actualizar la configuración del número
• La configuración incluye: nombre de bandeja de entrada, identificador de llamadas, horario comercial, flujos de llamadas

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Agregar miembros del equipo

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Método 1: Invitación directa

1. Ve a Configuración → Miembros
2. Haz clic en Invitar a tu equipo o Invitar un miembro
3. Introduce las direcciones de correo electrónico (separadas por comas para múltiples direcciones)
4. Elige la asignación inicial de teléfono:
   • Asignar un número nuevo: Lo seleccionarán durante la incorporación
   • Compartir número existente: Conceder acceso a números actuales
5. Selecciona su rol (Propietario, Administrador o Miembro)
6. Haz clic en Enviar invitaciones

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Método 2: Reclamar tu dominio

Agiliza la incorporación reclamando el dominio de correo de tu empresa:

1. Ve a Configuración → Miembros
2. Haz clic en Reclamar tu dominio
3. Introduce una dirección de correo con el dominio de tu empresa
4. Verifica la titularidad del dominio

Una vez reclamado:

• Cualquier persona con correo corporativo puede unirse automáticamente
• Se registran normalmente y ven “Unirse al espacio de trabajo existente”
• No necesitan invitación
• El rol por defecto es Miembro (se puede cambiar posteriormente)

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El proceso de invitación

Lo que reciben los invitados

1. Invitación por correo electrónico con detalles del espacio de trabajo
2. Enlace para aceptar la invitación
3. Proceso de incorporación guiado:
   • Creación de cuenta
   • Selección de número de teléfono
   • Instrucciones para descargar la aplicación
4. Acceso inmediato a los recursos asignados

Qué sucede después Los nuevos miembros pueden:

• Comenzar a llamar y enviar mensajes inmediatamente
• Acceder a números de teléfono compartidos
• Ver el historial de conversaciones
• Colaborar con sus compañeros de equipo

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Gestionar miembros existentes

Ver plantilla del equipo

1. Ve a Configuración → Miembros
2. Consulta todos los miembros con:
   • Nombre y correo electrónico
   • Rol actual
   • Números de teléfono asignados
   • Estado de última actividad

Actualizar permisos de miembros Para modificar el rol de un miembro existente:

1. Haz clic en los tres puntos (…) junto a su nombre
2. Selecciona Cambiar rol
3. Elige el nuevo rol
4. Confirma el cambio

Eliminar miembros del equipo Cuando alguien abandone tu organización:

1. Ve a Configuración → Miembros
2. Haz clic en los tres puntos (…) junto a su nombre
3. Selecciona Eliminar usuario del espacio de trabajo
4. Reasigna sus números de teléfono si es necesario
5. Confirma la eliminación

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Gestión de números telefónicos

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Asignación de números a miembros

Otorga a los miembros del equipo acceso a números telefónicos:

1. Durante el proceso de invitación
2. Desde la configuración de números telefónicos
3. A través de la página de gestión de miembros

Opciones de asignación:

• Acceso exclusivo: Solo ese miembro puede usarlo
• Acceso compartido: Varios miembros colaboran
• Solo lectura: Ver actividad sin poder llamar o enviar mensajes

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Gestión de números compartidos

Para números utilizados por varios miembros del equipo:

• Establecer orden de llamada para llamadas entrantes
• Configurar notificaciones individuales
• Hacer seguimiento de la actividad con atribución de conversaciones
• Mantener vista unificada de la bandeja de entrada

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Cómo afecta la facturación

Agregar miembros

• Los cargos prorrateados se aplican inmediatamente
• Se factura por el resto del período actual
• Cada miembro requiere una suscripción
• Primer número incluido, números adicionales $5/mes

Eliminar miembros

• Los créditos prorrateados se aplican a la cuenta
• Los créditos se usan para cargos futuros
• No pueden ser reembolsados o transferidos
• Expiran si se cancela la suscripción

Estructura de precios

• Starter: $15/usuario/mes (anual)
• Business: $23/usuario/mes (anual)
• Scale: $35/usuario/mes (anual)
• Cada uno incluye un número
• Sin límite en el tamaño del equipo

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Funciones de colaboración

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Para números compartidos

• Ver quién está gestionando las conversaciones
• Dejar comentarios internos
• Transferir conversaciones entre miembros
• Configurar horarios de disponibilidad del equipo

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Herramientas de comunicación

• Enviar mensajes directos a compañeros de equipo
• Mencionar colegas en conversaciones
• Compartir información de contacto
• Colaborar en incidencias de clientes

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Funciones de visibilidad

• Seguimiento de actividad por miembro
• Análisis de llamadas y mensajes de texto
• Métricas de rendimiento
• Distribución de carga de trabajo

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Mantén tu cuenta segura

Control de acceso

• Aplica el principio de menor privilegio, es decir, que las personas solo tengan acceso a lo que realmente necesiten de forma habitual
• Revisa periódicamente el acceso de los miembros para asegurarte de que nadie tenga acceso a algo indebido
• Elimina a los miembros inactivos de inmediato para no olvidarte (aunque las revisiones periódicas también ayudan)
• Documenta las asignaciones de roles en un lugar donde tú y otros puedan consultarlas

Para operaciones críticas

• Limita las cuentas de propietario al menor número posible de personas
• Restringe el acceso de administrador a una o dos personas
• Utiliza números compartidos con precaución
• Supervisa los cambios de permisos para asegurarte de que no se realice ningún cambio sin tu conocimiento

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Solución de problemas

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Problemas con invitaciones

El miembro no recibió la invitación

• Revisar carpetas de spam/correo no deseado
• Verificar la dirección de correo electrónico
• Reenviar invitación
• Probar con un correo electrónico alternativo

No puede unirse al espacio de trabajo

• Asegurarse de usar el correo electrónico invitado
• Verificar si el dominio está reclamado
• Confirmar que el espacio de trabajo sigue activo
• Contactar al administrador del espacio de trabajo

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Problemas de permisos

El miembro no puede acceder a las funciones

• Verificar que se asignó el rol correcto
• Revisar permisos del número de teléfono
• Actualizar la aplicación/navegador
• Revisar la configuración del espacio de trabajo

Niveles de acceso inesperados

• Auditar permisos actuales
• Verificar cambios recientes
• Confirmar la propiedad del número
• Contactar al soporte si es necesario

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Preguntas Frecuentes