Descripción general
Comprender los roles y permisos
Tres roles del espacio de trabajo
- Control administrativo total del espacio de trabajo
- Puede gestionar la facturación y la configuración de la suscripción
- Asignar o cambiar roles de cualquier miembro del equipo
- Agregar o eliminar a otros propietarios
- Acceso completo a todas las funciones
- Gestionar miembros del equipo y números de teléfono
- Configurar funciones del espacio de trabajo e integraciones
- No puede agregar/eliminar propietarios
- No puede acceder a la información de facturación
- Por lo demás, acceso administrativo completo
- Usar los números de teléfono asignados para llamadas y mensajes de texto
- Gestionar contactos y configuraciones personales
- Colaborar en bandejas de entrada compartidas
- Acceso administrativo limitado
- No puede modificar la configuración del espacio de trabajo
Solo los propietarios y los administradores pueden invitar a nuevos miembros del equipo o modificar roles.
Desglose detallado de permisos
| Permiso | Propietario | Admin | Miembro |
|---|---|---|---|
| Enviar mensajes de texto, hacer llamadas, enviar mensajes a compañeros | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gestionar contactos | ✓ | ✓ | ✓ |
| Importar contactos en lote (Google/CSV) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Invitar a miembros del equipo | ✓ | ✓ | ✓ |
| Eliminar miembros del equipo | ✓ | ✓ | |
| Actualizar roles de miembros | ✓ | ✓ | |
| Gestionar la facturación | ✓ | ✓ | |
| Actualizar la configuración del número de teléfono | ✓ | ✓ | |
| Agregar nuevos números de teléfono | ✓ | ✓ | |
| Crear grupos del espacio de trabajo | ✓ | ✓ | |
| Configurar integraciones | ✓ | ✓ | |
| Enviar/gestionar solicitudes de portabilidad | ✓ | ✓ | |
| Agregar/eliminar a otros propietarios | ✓ |
Propiedad de números de teléfono
- Los propietarios del número controlan quién puede acceder a ese número específico
- Solo los propietarios del número, los propietarios del espacio de trabajo o los administradores pueden actualizar la configuración del número
- La configuración incluye: nombre de la bandeja de entrada, identificador de llamadas, horario comercial, flujos de llamadas
Agregar miembros del equipo
Método 1: Invitación directa
- Ve a Settings → Members
- Haz clic en Invite your team o Invite a member
- Ingresa direcciones de correo electrónico (separadas por comas si son varias)
- Elige la asignación inicial de teléfono:
- Assign a new number: Lo elegirán durante la incorporación
- Share existing: Concede acceso a los números existentes
- Selecciona su rol (Owner, Admin o Member)
- Haz clic en Send invitations
Usa correos electrónicos de trabajo para las invitaciones. Esto ayuda con la reclamación del dominio y garantiza una comunicación profesional.
Método 2: Reclama tu dominio
- Ve a Settings → Members
- Haz clic en Claim your domain
- Ingresa una dirección de correo con el dominio de tu empresa
- Verifica la propiedad del dominio
- Cualquier persona con un correo de tu empresa puede unirse automáticamente
- Se registran normalmente y ven “Join existing workspace”
- No se necesita invitación
- El rol predeterminado es Member (puede cambiarse más tarde)
Solo Owners y Admins pueden reclamar dominios de correo. Asegúrate de confiar en todas las personas que tengan correos de la empresa antes de habilitar esta función.
El proceso de invitación
- Invitación por correo electrónico con detalles del espacio de trabajo
- Enlace para aceptar la invitación
- Incorporación guiada:
- Creación de cuenta
- Selección del número de teléfono
- Instrucciones para descargar la app
- Acceso inmediato a los recursos asignados
- Empezar a llamar y enviar mensajes de texto de inmediato
- Acceder a números de teléfono compartidos
- Ver el historial de conversaciones
- Colaborar con sus compañeros de equipo
Gestión de miembros existentes
- Ve a Settings → Members
- Verás a todos los miembros con:
- Nombre y correo electrónico
- Rol actual
- Números de teléfono asignados
- Última actividad
- Haz clic en los tres puntos (…) junto a su nombre
- Selecciona Change role
- Elige el nuevo rol
- Confirma el cambio
Los cambios de rol se aplican de inmediato. Es posible que los miembros necesiten actualizar su app para ver los permisos actualizados.
- Ve a Settings → Members
- Haz clic en los tres puntos (…) junto a su nombre
- Selecciona Remove user from workspace
- Reasigna sus números de teléfono si es necesario
- Confirma la eliminación
La eliminación de miembros solo se puede realizar desde la app web o de escritorio, no desde la app móvil.
Administración de números de teléfono
Asignación de números a miembros
- Durante el proceso de invitación
- Desde la configuración del número
- Desde la página de administración de miembros
- Acceso exclusivo: Solo ese miembro puede usarlo
- Acceso compartido: Varios miembros colaboran
- Solo visualización: Ver actividad sin llamar ni enviar mensajes
- Define el orden de timbrado para las llamadas entrantes
- Configura notificaciones individuales
- Haz seguimiento de la actividad con atribución de conversaciones
- Mantén una vista unificada de la bandeja de entrada
Cómo impacta en la facturación
- Los cargos prorrateados se aplican de inmediato
- Se factura el resto del período actual
- Cada miembro requiere una suscripción
- Primer número incluido; números adicionales: $5/mes
- Se aplican créditos prorrateados a la cuenta
- Los créditos se usan para cargos futuros
- No se pueden reembolsar ni transferir
- Vencen si se cancela la suscripción
- Starter: $15/usuario/mes (anual)
- Business: $23/usuario/mes (anual)
- Scale: $35/usuario/mes (anual)
- Cada uno incluye un número
- Sin límite en el tamaño del equipo
Funciones de colaboración
- Ver quién está atendiendo las conversaciones
- Dejar comentarios internos
- Transferir conversaciones entre miembros
- Establecer horarios de disponibilidad del equipo
Herramientas de comunicación
- Enviar mensajes directos a compañeros
- Mencionar a colegas en las conversaciones
- Compartir información de contacto
- Colaborar en asuntos de clientes
Funciones de visibilidad
- Seguimiento de la actividad por miembro
- Analíticas de llamadas y mensajes
- Información sobre el rendimiento
- Distribución de la carga de trabajo
Mantén tu cuenta segura
- Aplica el principio de privilegios mínimos: las personas solo deberían tener acceso a lo que realmente necesitan de forma habitual
- Revisa periódicamente el acceso de los miembros para asegurarte de que nadie tenga acceso a algo que no debería
- Elimina con prontitud a los miembros inactivos para que no se te pase por alto (las auditorías periódicas ayudan)
- Documenta las asignaciones de roles en un lugar donde tú y otros puedan verlas
- Limita las cuentas de propietario al número mínimo de personas
- Restringe el acceso de administrador a una o dos personas
- Usa los números compartidos con cuidado
- Supervisa los cambios de permisos para asegurarte de que no se realice ningún cambio sin tu conocimiento
Solución de problemas
Problemas con las invitaciones
- Revisa las carpetas de spam/correo no deseado
- Verifica la dirección de correo electrónico
- Reenvía la invitación
- Prueba con un correo alternativo
- Asegúrate de usar el correo con el que fue invitado
- Verifica si el dominio está reclamado
- Confirma que el espacio de trabajo siga activo
- Ponte en contacto con el administrador del espacio de trabajo
Problemas de permisos
- Verifica que tenga asignado el rol correcto
- Revisa los permisos del número de teléfono
- Actualiza la app o el navegador
- Revisa la configuración del espacio de trabajo
- Revisa los permisos actuales
- Verifica si hubo cambios recientes
- Confirma la propiedad del número
- Contacta a soporte si es necesario
Preguntas frecuentes
¿Pueden los miembros ver el historial de llamadas de otros?
¿Pueden los miembros ver el historial de llamadas de otros?
De forma predeterminada, los miembros solo pueden ver su propia actividad. Para ver las llamadas de otros, necesitan acceso a bandejas de entrada compartidas o a números de teléfono específicos.
¿Cuántos administradores deberíamos tener?
¿Cuántos administradores deberíamos tener?
Recomendamos 2–3 administradores para la mayoría de las organizaciones. Esto garantiza cobertura sin comprometer la seguridad. Los equipos más grandes pueden necesitar más.
¿Qué sucede cuando elimino a un miembro?
¿Qué sucede cuando elimino a un miembro?
Su acceso se revoca de inmediato y se cierra su sesión. Los números de teléfono y el historial de conversaciones permanecen en el espacio de trabajo para su reasignación.
¿Puedo crear roles personalizados?
¿Puedo crear roles personalizados?
Actualmente, OpenPhone ofrece tres roles predefinidos. Para necesidades de permisos específicas, combina roles con controles de acceso a números de teléfono.
¿Cómo transfiero la propiedad?
¿Cómo transfiero la propiedad?
Solo el propietario actual puede transferir la propiedad. Ve a Settings → Members, haz clic en tu nombre y selecciona “Transfer ownership” para asignarla a otro miembro.
¿Pueden los miembros invitar a otros miembros?
¿Pueden los miembros invitar a otros miembros?
Sí, todos los roles pueden enviar invitaciones. Sin embargo, solo los propietarios y administradores pueden eliminar miembros o cambiar roles después de que se unan.
¿Cuál es la diferencia entre los roles del espacio de trabajo y los roles de número?
¿Cuál es la diferencia entre los roles del espacio de trabajo y los roles de número?
Los roles del espacio de trabajo controlan los permisos generales. Los roles de número determinan el acceso a números de teléfono específicos. Un miembro con propiedad de un número tiene control total sobre ese número.
¿Cómo afectan los números compartidos a la facturación?
¿Cómo afectan los números compartidos a la facturación?
Se factura por usuario, no por acceso a números. Varios miembros pueden compartir un número sin cargos adicionales más allá de sus suscripciones individuales.