Descripción general
Comprender los roles y los permisos
Tres roles del espacio de trabajo
- Control administrativo total del espacio de trabajo
- Puede gestionar la facturación y la configuración de la suscripción
- Asignar o cambiar roles de cualquier miembro del equipo
- Agregar o eliminar a otros propietarios
- Acceso completo a todas las funciones
- Gestionar miembros del equipo y números de teléfono
- Configurar funciones e integraciones del espacio de trabajo
- No puede agregar ni eliminar propietarios
- No puede acceder a la información de facturación
- Por lo demás, acceso administrativo completo
- Usar los números de teléfono asignados para llamadas y mensajes de texto
- Gestionar contactos y ajustes personales
- Colaborar en bandejas de entrada compartidas
- Acceso administrativo limitado
- No puede modificar la configuración del espacio de trabajo
Solo los propietarios y administradores pueden invitar a nuevos miembros del equipo o modificar roles.
Desglose detallado de permisos
| Permiso | Propietario | Admin | Miembro |
|---|---|---|---|
| Enviar mensajes de texto, hacer llamadas, chatear con compañeros | ✓ | ✓ | ✓ |
| Administrar contactos | ✓ | ✓ | ✓ |
| Importar contactos de forma masiva (Google/CSV) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Invitar a miembros del equipo | ✓ | ✓ | ✓ |
| Eliminar miembros del equipo | ✓ | ✓ | |
| Actualizar roles de miembros | ✓ | ✓ | |
| Administrar la facturación | ✓ | ✓ | |
| Actualizar la configuración del número de teléfono | ✓ | ✓ | |
| Agregar nuevos números de teléfono | ✓ | ✓ | |
| Crear grupos del espacio de trabajo | ✓ | ✓ | |
| Configurar integraciones | ✓ | ✓ | |
| Enviar/gestionar solicitudes de portabilidad | ✓ | ✓ | |
| Agregar/quitar a otros propietarios | ✓ |
Propiedad del número de teléfono
- Los propietarios del número controlan quién puede acceder a ese número en particular
- Solo los propietarios del número, los propietarios del espacio de trabajo o los administradores pueden actualizar la configuración del número
- La configuración incluye: nombre del buzón, identificador de llamadas, horario de atención, flujos de llamadas
Añadir miembros al equipo
Método 1: Invitación directa
- Ve a Settings → Members
- Haz clic en Invite your team o Invite a member
- Ingresa las direcciones de correo electrónico (separadas por comas si son varias)
- Elige la asignación inicial de teléfono:
- Assign a new number: Lo seleccionarán durante la incorporación
- Share existing: Concede acceso a los números actuales
- Selecciona su rol (Owner, Admin o Member)
- Haz clic en Send invitations
Usa direcciones de correo electrónico laborales para las invitaciones. Esto ayuda con la reivindicación del dominio y garantiza una comunicación profesional.
Método 2: Reclama tu dominio
- Ve a Settings → Members
- Haz clic en Claim your domain
- Ingresa una dirección de correo con el dominio de tu empresa
- Verifica la propiedad del dominio
- Cualquiera con un correo de tu empresa puede unirse automáticamente
- Se registran normalmente y verán “Join existing workspace”
- No se necesita invitación
- El rol predeterminado es Member (puede cambiarse más adelante)
Solo Owners y Admins pueden reclamar dominios de correo. Asegúrate de confiar en todas las personas con direcciones de correo de la empresa antes de habilitar esta función.
El proceso de invitación
- Invitación por correo electrónico con detalles del espacio de trabajo
- Enlace para aceptar la invitación
- Incorporación guiada:
- Creación de la cuenta
- Selección del número de teléfono
- Instrucciones para descargar la app
- Acceso inmediato a los recursos asignados
- Empezar a llamar y enviar mensajes de texto de inmediato
- Acceder a números de teléfono compartidos
- Ver el historial de conversaciones
- Colaborar con su equipo
Gestión de miembros existentes
- Ve a Settings → Members
- Verás a todos los miembros con:
- Nombre y correo electrónico
- Rol actual
- Números de teléfono asignados
- Última actividad
- Haz clic en los tres puntos (…) junto a su nombre
- Selecciona Change role
- Elige el nuevo rol
- Confirma el cambio
Los cambios de rol se aplican de inmediato. Es posible que los miembros deban actualizar la app para ver los permisos actualizados.
- Ve a Settings → Members
- Haz clic en los tres puntos (…) junto a su nombre
- Selecciona Remove user from workspace
- Reasigna sus números de teléfono si es necesario
- Confirma la eliminación
La eliminación de miembros solo puede realizarse desde la app web o de escritorio, no desde la app móvil.
Administración de números de teléfono
Asignación de números a miembros
- Durante el proceso de invitación
- Desde la configuración del número de teléfono
- Desde la página de gestión de miembros
- Acceso exclusivo: Solo ese miembro puede usarlo
- Acceso compartido: Varios miembros colaboran
- Solo visualización: Ver actividad sin llamar ni enviar mensajes
- Define el orden de timbrado para las llamadas entrantes
- Configura notificaciones individuales
- Haz seguimiento de la actividad con atribución de conversaciones
- Mantén una vista unificada de la bandeja de entrada
Cómo impacta en la facturación
- Los cargos prorrateados se aplican de inmediato
- Se factura por el resto del período actual
- Cada miembro requiere una suscripción
- El primer número está incluido; números adicionales: $5/mes
- Se aplican créditos prorrateados a la cuenta
- Los créditos se usarán para cargos futuros
- No se pueden reembolsar ni transferir
- Vencen si se cancela la suscripción
- Starter: $15/usuario/mes (anual)
- Business: $23/usuario/mes (anual)
- Scale: $35/usuario/mes (anual)
- Cada plan incluye un número
- Sin límite en el tamaño del equipo
Funciones de colaboración
- Mira quién está gestionando las conversaciones
- Deja comentarios internos
- Transfiere conversaciones entre miembros
- Establece horarios de disponibilidad del equipo
Herramientas de comunicación
- Enviar mensajes directos a los miembros del equipo
- Mencionar a colegas en hilos
- Compartir información de contacto
- Colaborar en asuntos de clientes
Funciones de visibilidad
- Seguimiento de la actividad por miembro
- Análisis de llamadas y mensajes
- Información sobre el rendimiento
- Distribución de la carga de trabajo
Mantén segura tu cuenta
- Aplica el principio de privilegios mínimos: las personas solo deben tener acceso a lo que realmente necesiten de forma habitual
- Revisa periódicamente los accesos de los miembros para asegurarte de que nadie tenga permisos indebidos
- Elimina con prontitud a los miembros inactivos para evitar olvidos (las revisiones periódicas ayudan)
- Documenta las asignaciones de roles en un lugar donde tú y otras personas puedan consultarlas
- Limita las cuentas de propietario al mínimo imprescindible de personas
- Restringe el acceso de administrador a una o dos personas
- Usa los números compartidos con cuidado
- Supervisa los cambios de permisos para asegurarte de que no se realicen sin tu conocimiento
Resolución de problemas
Problemas con las invitaciones
- Revisa las carpetas de spam/correo no deseado
- Verifica la dirección de correo electrónico
- Vuelve a enviar la invitación
- Prueba con un correo alternativo
- Asegúrate de usar el correo electrónico con el que fue invitado
- Verifica si el dominio está reclamado
- Confirma que el espacio de trabajo siga activo
- Contacta al administrador del espacio de trabajo
Problemas de permisos
- Verificar que tenga asignado el rol correcto
- Revisar los permisos del número de teléfono
- Actualizar la app o el navegador
- Revisar la configuración del espacio de trabajo
- Auditar los permisos actuales
- Verificar cambios recientes
- Confirmar la propiedad del número
- Contactar al soporte si es necesario
Preguntas frecuentes
¿Pueden los miembros ver el historial de llamadas de otros?
¿Pueden los miembros ver el historial de llamadas de otros?
De forma predeterminada, los miembros solo pueden ver su propia actividad. Para ver las llamadas de otros, necesitan acceso a bandejas de entrada compartidas o a números de teléfono específicos.
¿Cuántos administradores deberíamos tener?
¿Cuántos administradores deberíamos tener?
Recomendamos 2 o 3 administradores para la mayoría de las organizaciones. Esto garantiza cobertura sin comprometer la seguridad. Los equipos más grandes pueden necesitar más.
¿Qué sucede cuando elimino a un miembro?
¿Qué sucede cuando elimino a un miembro?
Su acceso se revoca de inmediato y se cierra su sesión. Los números de teléfono y el historial de conversaciones permanecen en el espacio de trabajo para su reasignación.
¿Puedo crear roles personalizados?
¿Puedo crear roles personalizados?
Actualmente, Quo ofrece tres roles predefinidos. Para necesidades de permisos específicas, combina roles con controles de acceso a números de teléfono.
¿Cómo transfiero la propiedad?
¿Cómo transfiero la propiedad?
Solo el propietario actual puede transferir la propiedad. Ve a Configuración → Miembros, haz clic en tu nombre y selecciona “Transfer ownership” para asignarla a otro miembro.
¿Pueden los miembros invitar a otros miembros?
¿Pueden los miembros invitar a otros miembros?
Sí, todos los roles pueden enviar invitaciones. Sin embargo, solo los propietarios y administradores pueden eliminar miembros o cambiar roles después de que se unan.
¿Cuál es la diferencia entre los roles del espacio de trabajo y los roles del número?
¿Cuál es la diferencia entre los roles del espacio de trabajo y los roles del número?
Los roles del espacio de trabajo controlan los permisos generales. Los roles del número determinan el acceso a números de teléfono específicos. Un miembro con propiedad del número tiene control total de ese número.
¿Cómo afectan los números compartidos a la facturación?
¿Cómo afectan los números compartidos a la facturación?
La facturación es por usuario, no por acceso al número. Varios miembros pueden compartir un número sin cargos adicionales más allá de sus suscripciones individuales.