Descripción general

Los miembros del equipo y los roles te ayudan a colaborar de forma eficaz manteniendo la seguridad. Controla quién puede acceder a tu espacio de trabajo, qué pueden hacer y cómo trabajan en conjunto mediante roles y permisos personalizables.

Comprender los roles y permisos

Tres roles del espacio de trabajo

OpenPhone ofrece tres roles predeterminados, cada uno diseñado para distintas responsabilidades del equipo: Rol de propietario
  • Control administrativo total del espacio de trabajo
  • Puede gestionar la facturación y la configuración de la suscripción
  • Asignar o cambiar roles de cualquier miembro del equipo
  • Agregar o eliminar a otros propietarios
  • Acceso completo a todas las funciones
Rol de administrador
  • Gestionar miembros del equipo y números de teléfono
  • Configurar funciones del espacio de trabajo e integraciones
  • No puede agregar/eliminar propietarios
  • No puede acceder a la información de facturación
  • Por lo demás, acceso administrativo completo
Rol de miembro
  • Usar los números de teléfono asignados para llamadas y mensajes de texto
  • Gestionar contactos y configuraciones personales
  • Colaborar en bandejas de entrada compartidas
  • Acceso administrativo limitado
  • No puede modificar la configuración del espacio de trabajo
Solo los propietarios y los administradores pueden invitar a nuevos miembros del equipo o modificar roles.

Desglose detallado de permisos

PermisoPropietarioAdminMiembro
Enviar mensajes de texto, hacer llamadas, enviar mensajes a compañeros
Gestionar contactos
Importar contactos en lote (Google/CSV)
Invitar a miembros del equipo
Eliminar miembros del equipo
Actualizar roles de miembros
Gestionar la facturación
Actualizar la configuración del número de teléfono
Agregar nuevos números de teléfono
Crear grupos del espacio de trabajo
Configurar integraciones
Enviar/gestionar solicitudes de portabilidad
Agregar/eliminar a otros propietarios

Propiedad de números de teléfono

Más allá de los roles del espacio de trabajo, los números de teléfono individuales pueden tener propietarios:
  • Los propietarios del número controlan quién puede acceder a ese número específico
  • Solo los propietarios del número, los propietarios del espacio de trabajo o los administradores pueden actualizar la configuración del número
  • La configuración incluye: nombre de la bandeja de entrada, identificador de llamadas, horario comercial, flujos de llamadas

Agregar miembros del equipo

Método 1: Invitación directa

Interfaz para invitar a miembros del equipo
  1. Ve a SettingsMembers
  2. Haz clic en Invite your team o Invite a member
  3. Ingresa direcciones de correo electrónico (separadas por comas si son varias)
  4. Elige la asignación inicial de teléfono:
    • Assign a new number: Lo elegirán durante la incorporación
    • Share existing: Concede acceso a los números existentes
  5. Selecciona su rol (Owner, Admin o Member)
  6. Haz clic en Send invitations
Usa correos electrónicos de trabajo para las invitaciones. Esto ayuda con la reclamación del dominio y garantiza una comunicación profesional.

Método 2: Reclama tu dominio

Agiliza la incorporación reclamando el dominio de correo electrónico de tu empresa:
Interfaz para reclamar el dominio de correo electrónico
  1. Ve a SettingsMembers
  2. Haz clic en Claim your domain
  3. Ingresa una dirección de correo con el dominio de tu empresa
  4. Verifica la propiedad del dominio
Una vez reclamado:
  • Cualquier persona con un correo de tu empresa puede unirse automáticamente
  • Se registran normalmente y ven “Join existing workspace”
  • No se necesita invitación
  • El rol predeterminado es Member (puede cambiarse más tarde)
Pantalla para unirse al espacio de trabajo para usuarios del dominio
Solo Owners y Admins pueden reclamar dominios de correo. Asegúrate de confiar en todas las personas que tengan correos de la empresa antes de habilitar esta función.

El proceso de invitación

Qué reciben los invitados
  1. Invitación por correo electrónico con detalles del espacio de trabajo
  2. Enlace para aceptar la invitación
  3. Incorporación guiada:
    • Creación de cuenta
    • Selección del número de teléfono
    • Instrucciones para descargar la app
  4. Acceso inmediato a los recursos asignados
Qué sucede después Los nuevos miembros pueden:
  • Empezar a llamar y enviar mensajes de texto de inmediato
  • Acceder a números de teléfono compartidos
  • Ver el historial de conversaciones
  • Colaborar con sus compañeros de equipo

Gestión de miembros existentes

Ver el equipo
  1. Ve a SettingsMembers
  2. Verás a todos los miembros con:
    • Nombre y correo electrónico
    • Rol actual
    • Números de teléfono asignados
    • Última actividad
Actualizar permisos de miembros Para modificar el rol de un miembro:
  1. Haz clic en los tres puntos (…) junto a su nombre
  2. Selecciona Change role
  3. Elige el nuevo rol
  4. Confirma el cambio
Los cambios de rol se aplican de inmediato. Es posible que los miembros necesiten actualizar su app para ver los permisos actualizados.
Eliminar miembros del equipo
Interfaz para eliminar miembros del equipo
Cuando alguien deja tu organización:
  1. Ve a SettingsMembers
  2. Haz clic en los tres puntos (…) junto a su nombre
  3. Selecciona Remove user from workspace
  4. Reasigna sus números de teléfono si es necesario
  5. Confirma la eliminación
La eliminación de miembros solo se puede realizar desde la app web o de escritorio, no desde la app móvil.

Administración de números de teléfono

Asignación de números a miembros

Concede a los miembros del equipo acceso a números de teléfono:
  1. Durante el proceso de invitación
  2. Desde la configuración del número
  3. Desde la página de administración de miembros
Opciones de asignación:
  • Acceso exclusivo: Solo ese miembro puede usarlo
  • Acceso compartido: Varios miembros colaboran
  • Solo visualización: Ver actividad sin llamar ni enviar mensajes

Gestión de números compartidos

Para números usados por varios miembros del equipo:
  • Define el orden de timbrado para las llamadas entrantes
  • Configura notificaciones individuales
  • Haz seguimiento de la actividad con atribución de conversaciones
  • Mantén una vista unificada de la bandeja de entrada

Cómo impacta en la facturación

Agregar miembros
  • Los cargos prorrateados se aplican de inmediato
  • Se factura el resto del período actual
  • Cada miembro requiere una suscripción
  • Primer número incluido; números adicionales: $5/mes
Eliminar miembros
  • Se aplican créditos prorrateados a la cuenta
  • Los créditos se usan para cargos futuros
  • No se pueden reembolsar ni transferir
  • Vencen si se cancela la suscripción
Estructura de precios
  • Starter: $15/usuario/mes (anual)
  • Business: $23/usuario/mes (anual)
  • Scale: $35/usuario/mes (anual)
  • Cada uno incluye un número
  • Sin límite en el tamaño del equipo

Funciones de colaboración

Para números compartidos

  • Ver quién está atendiendo las conversaciones
  • Dejar comentarios internos
  • Transferir conversaciones entre miembros
  • Establecer horarios de disponibilidad del equipo

Herramientas de comunicación

  • Enviar mensajes directos a compañeros
  • Mencionar a colegas en las conversaciones
  • Compartir información de contacto
  • Colaborar en asuntos de clientes

Funciones de visibilidad

  • Seguimiento de la actividad por miembro
  • Analíticas de llamadas y mensajes
  • Información sobre el rendimiento
  • Distribución de la carga de trabajo

Mantén tu cuenta segura

Control de acceso
  • Aplica el principio de privilegios mínimos: las personas solo deberían tener acceso a lo que realmente necesitan de forma habitual
  • Revisa periódicamente el acceso de los miembros para asegurarte de que nadie tenga acceso a algo que no debería
  • Elimina con prontitud a los miembros inactivos para que no se te pase por alto (las auditorías periódicas ayudan)
  • Documenta las asignaciones de roles en un lugar donde tú y otros puedan verlas
Para operaciones sensibles
  • Limita las cuentas de propietario al número mínimo de personas
  • Restringe el acceso de administrador a una o dos personas
  • Usa los números compartidos con cuidado
  • Supervisa los cambios de permisos para asegurarte de que no se realice ningún cambio sin tu conocimiento

Solución de problemas

Problemas con las invitaciones

El miembro no recibió la invitación
  • Revisa las carpetas de spam/correo no deseado
  • Verifica la dirección de correo electrónico
  • Reenvía la invitación
  • Prueba con un correo alternativo
No puede unirse al espacio de trabajo
  • Asegúrate de usar el correo con el que fue invitado
  • Verifica si el dominio está reclamado
  • Confirma que el espacio de trabajo siga activo
  • Ponte en contacto con el administrador del espacio de trabajo

Problemas de permisos

El miembro no puede acceder a ciertas funciones
  • Verifica que tenga asignado el rol correcto
  • Revisa los permisos del número de teléfono
  • Actualiza la app o el navegador
  • Revisa la configuración del espacio de trabajo
Niveles de acceso inesperados
  • Revisa los permisos actuales
  • Verifica si hubo cambios recientes
  • Confirma la propiedad del número
  • Contacta a soporte si es necesario

Preguntas frecuentes