Grupos
Organiza a los miembros del equipo en departamentos o equipos para una colaboración eficiente y compartir recursos
Descripción general
Comprender los grupos
Qué son los grupos
- Comparten responsabilidades o pertenecen al mismo departamento
- Necesitan acceso a los mismos recursos
- Colaboran con frecuencia en la comunicación con clientes
- Pueden mencionarse con una sola @mención
Beneficios clave
- Compartir de forma eficiente: Comparte contactos o Snippets con equipos completos de una sola vez
- Menciones rápidas: Notifica a varias personas con una sola @mención
- Mejor organización: Representación visual de la estructura de tu equipo
Solo los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden crear y administrar grupos. Se puede agregar a los miembros a grupos y usarlos para menciones y para compartir.
Creación de grupos
Acceder a la configuración de grupos
- Haz clic en Settings en el menú de la izquierda
- Selecciona Groups en la sección Workspace
- Haz clic en Create new group
Configura tu grupo
-
Group name: Identificador claro y descriptivo
- Ejemplos: “Sales Team”, “Support Dept”, “East Coast”
-
Emoji icon: Identificador visual para un reconocimiento rápido
- Haz clic en el emoji predeterminado para seleccionar uno nuevo
- Elige emojis que representen la función del grupo
-
Description (opcional): Explica el propósito del grupo
- Quién debe estar incluido
- A qué recursos tendrán acceso
- Responsabilidades principales
-
Add members: Selecciona a los miembros del equipo
- Haz clic en Add a member
- Elige desde la lista de tu espacio de trabajo
- Agrega varios miembros a la vez
- Save: Haz clic en Save group para crear
Usa convenciones de nombres coherentes para los grupos (p. ej., “Team - Sales”, “Team - Support”) para mantenerlos organizados en listas y menciones.
Gestionar grupos existentes
Editar grupos
- Ve a Settings → Groups
- Haz clic en el grupo que quieras editar
- Actualiza cualquiera de estos elementos:
- Nombre del grupo
- Emoji del grupo
- Descripción
- Lista de miembros
- Guarda los cambios
Agregar o quitar miembros
- Agregar miembros: Haz clic en “Add a member” y selecciona entre los usuarios disponibles
- Quitar miembros: Haz clic en la X junto al nombre de un miembro
- Los cambios se aplican de inmediato
Eliminar grupos
- Selecciona el grupo en la configuración
- Haz clic en Delete group
- Confirma la eliminación
- Las menciones y los elementos compartidos del grupo permanecen en el historial
Eliminar un grupo no elimina recursos compartidos ni permisos: solo quita el grupo como entidad mencionable/compartible.
Uso eficaz de los grupos
Mencionar a los grupos
- Escribe @ en un hilo o mensaje de equipo
- Empieza a escribir el nombre del grupo
- Selecciona en el menú desplegable
- Todos los miembros del grupo recibirán una notificación
Contactos
- Comparte contactos de clientes con departamentos completos
- Asegura que los equipos tengan acceso a la información de clientes relevante
- Mantén relaciones con los clientes de forma coherente
Snippets
- Distribuye plantillas de respuesta a los equipos
- Garantiza mensajes coherentes entre departamentos
- Actualiza las plantillas para todos los miembros simultáneamente
Preguntas frecuentes
¿Quién puede crear y gestionar grupos?
¿Quién puede crear y gestionar grupos?
Solo los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden crear, editar o eliminar grupos. Los miembros pueden formar parte de grupos y usarlos para menciones, pero no pueden gestionarlos.
¿Puedo crear grupos privados?
¿Puedo crear grupos privados?
Todos los grupos son visibles para todo el espacio de trabajo. Para comunicaciones privadas, usa mensajes directos entre miembros específicos del equipo.
¿Qué sucede cuando menciono a un grupo?
¿Qué sucede cuando menciono a un grupo?
Todos los miembros del grupo reciben una notificación en su actividad. Para verla, deben tener acceso al número compartido donde se hizo la mención.
¿Pueden los grupos tener subgrupos?
¿Pueden los grupos tener subgrupos?
Los grupos no pueden anidarse. Sin embargo, puedes crear varios grupos con miembros que se superpongan para lograr una organización similar.
¿Los grupos afectan la facturación?
¿Los grupos afectan la facturación?
No, los grupos son una función de organización y no afectan la facturación. Se te factura por usuario sin importar a cuántos grupos pertenezca.
¿Puedo mencionar varios grupos a la vez?
¿Puedo mencionar varios grupos a la vez?
Sí, puedes mencionar varios grupos en el mismo mensaje. Los miembros de cada grupo recibirán notificaciones por separado.
¿Cuál es la diferencia entre grupos y mensajes grupales?
¿Cuál es la diferencia entre grupos y mensajes grupales?
Los grupos del espacio de trabajo organizan a los miembros del equipo para menciones y uso compartido. Los mensajes grupales (SMS/MMS) son conversaciones de texto con varios destinatarios externos.
¿Se pueden añadir usuarios externos a los grupos?
¿Se pueden añadir usuarios externos a los grupos?
No, los grupos solo pueden incluir miembros de tu espacio de trabajo de OpenPhone. Los contactos externos no pueden añadirse a los grupos internos.