Organiza a los miembros del equipo en departamentos o equipos para una colaboración eficiente y compartir recursos
Descripción general
Los grupos te permiten organizar a los miembros del equipo en unidades lógicas como departamentos, equipos o proyectos. En lugar de seleccionar miembros individuales del equipo una y otra vez, crea grupos para facilitar el uso compartido, las menciones y la colaboración en tu espacio de trabajo.Comprender los grupos
Qué son los grupos
Los grupos son conjuntos de miembros del equipo que:- Comparten responsabilidades comunes o pertenecen al mismo departamento
- Necesitan acceso a los mismos recursos
- Colaboran frecuentemente en comunicaciones con clientes
- Pueden mencionarse con una sola @mención
Principales beneficios
- Uso compartido eficiente: Comparte contactos o fragmentos con equipos completos de una sola vez
- Menciones rápidas: Notifica a varias personas con una sola @mención
- Mejor organización: Representación visual de la estructura de tu equipo
Solo los Propietarios y Administradores del espacio de trabajo pueden crear y gestionar grupos. Los Miembros pueden agregarse a grupos y utilizarlos para menciones y uso compartido.
Crear grupos
Acceder a la configuración de grupos
Los grupos solo se pueden crear desde aplicaciones web o de escritorio:- Haz clic en Configuración en el menú de la izquierda
- Selecciona Grupos en la sección Espacio de trabajo
- Haz clic en Crear nuevo grupo
Configurar tu grupo
Configura tu grupo con estos elementos:-
Nombre del grupo: Identificador claro y descriptivo
- Ejemplos: “Equipo de Ventas”, “Depto. de Soporte”, “Costa Este”
-
Icono emoji: Identificador visual para reconocimiento rápido
- Haz clic en el emoji predeterminado para seleccionar uno nuevo
- Elige emojis que representen la función del grupo
-
Descripción (opcional): Explica el propósito del grupo
- Quién debería estar incluido
- A qué recursos tendrán acceso
- Responsabilidades principales
-
Agregar miembros: Selecciona miembros del equipo
- Haz clic en Agregar un miembro
- Elige de la lista de tu espacio de trabajo
- Agrega varios miembros a la vez
- Guardar: Haz clic en Guardar grupo para crear
Usa convenciones de nomenclatura consistentes para los grupos (ej.: “Equipo - Ventas”, “Equipo - Soporte”) para mantenerlos organizados en listas y menciones.
Gestión de grupos existentes
Editar grupos
Para modificar un grupo:- Ve a Configuración → Grupos
- Haz clic en el grupo que deseas editar
- Actualiza cualquiera de estos elementos:
- Nombre del grupo
- Ícono emoji
- Descripción
- Lista de miembros
- Guarda los cambios
Agregar o quitar miembros
Ajusta la membresía del grupo conforme evoluciona tu equipo:- Agregar miembros: Haz clic en “Agregar un miembro” y selecciona entre los usuarios disponibles
- Quitar miembros: Haz clic en la X junto al nombre de un miembro
- Los cambios se aplican inmediatamente
Eliminar grupos
Elimina grupos que ya no sean necesarios:- Selecciona el grupo en configuración
- Haz clic en Eliminar grupo
- Confirma la eliminación
- Las menciones y recursos compartidos del grupo permanecen en el historial
Eliminar un grupo no elimina ningún recurso compartido o permiso—solo elimina el grupo como entidad mencionable/compartible.
Uso eficaz de grupos
Mencionar grupos
Notifica a equipos completos con una sola mención:
- Escribe @ en un hilo o mensaje de equipo
- Comienza a escribir el nombre del grupo
- Selecciona del menú desplegable
- Todos los miembros del grupo reciben una notificación
Compartir con grupos
Comparte recursos de forma eficiente:Contactos
- Comparte contactos de clientes con departamentos completos
- Asegúrate de que los equipos tengan acceso a la información relevante del cliente
- Mantén relaciones consistentes con los clientes
Fragmentos
- Distribuye plantillas de respuesta a los equipos
- Garantiza mensajes consistentes entre departamentos
- Actualiza plantillas para todos los miembros de forma simultánea
Preguntas frecuentes
¿Quién puede crear y administrar grupos?
¿Quién puede crear y administrar grupos?
Solo los Propietarios y Administradores del espacio de trabajo pueden crear, editar o eliminar grupos. Los Miembros pueden formar parte de grupos y usarlos para menciones, pero no pueden administrarlos.
¿Puedo crear grupos privados?
¿Puedo crear grupos privados?
Todos los grupos son visibles para todo el espacio de trabajo. Para comunicaciones privadas, utiliza mensajes directos entre miembros específicos del equipo.
¿Qué pasa cuando menciono un grupo?
¿Qué pasa cuando menciono un grupo?
Todos los miembros del grupo reciben una notificación en su feed de actividad. Deben tener acceso al número compartido donde se realizó la mención para poder verla.
¿Pueden los grupos tener subgrupos?
¿Pueden los grupos tener subgrupos?
Los grupos no se pueden anidar. Sin embargo, puedes crear varios grupos con miembros en común para lograr una organización similar.
¿Los grupos afectan la facturación?
¿Los grupos afectan la facturación?
No, los grupos son una función organizativa y no afectan la facturación. Se te cobra por usuario sin importar a cuántos grupos pertenezcan.
¿Puedo mencionar varios grupos a la vez?
¿Puedo mencionar varios grupos a la vez?
Sí, puedes mencionar varios grupos en el mismo mensaje. Los miembros de cada grupo recibirán notificaciones por separado.
¿Cuál es la diferencia entre grupos y mensajes grupales?
¿Cuál es la diferencia entre grupos y mensajes grupales?
Los grupos del espacio de trabajo organizan a los miembros del equipo para menciones y uso compartido. Los mensajes grupales (SMS/MMS) son conversaciones de texto con varios destinatarios externos.
¿Se pueden añadir usuarios externos a los grupos?
¿Se pueden añadir usuarios externos a los grupos?
No, los grupos solo pueden incluir miembros de tu espacio de trabajo de OpenPhone. Los contactos externos no se pueden añadir a grupos internos.