Boîtes de réception
Découvrez comment les boîtes de réception organisent les conversations et facilitent la communication d’équipe dans OpenPhone
Aperçu
Les boîtes de réception OpenPhone organisent toutes vos communications autour de numéros de téléphone spécifiques, vous offrant une vue unifiée des appels, messages, messageries vocales et enregistrements en un seul endroit. Contrairement aux systèmes téléphoniques traditionnels qui dispersent les communications dans différents menus, les boîtes de réception fournissent un historique complet des conversations pour améliorer les relations client et la collaboration en équipe.Qu’est-ce qu’une boîte de réception ?
Une boîte de réception regroupe toutes les communications liées à un numéro de téléphone spécifique. Chaque appel, SMS, message vocal et enregistrement d’appel s’affiche par ordre chronologique, créant ainsi un historique complet des interactions client.
Principaux avantages
Vue de conversation unifiée- Tous les types de communication dans un seul fil de discussion
- Vue d’ensemble complète des interactions client
- Contexte historique pour les nouveaux membres de l’équipe
- Noms et numéros personnalisés pour une identification facile
- Classification des conversations par catégories
- Basculement rapide entre différents secteurs d’activité
- Contrôle d’accès au niveau de la boîte de réception
- Collaboration en temps réel sur les demandes client
- Analyses de performance et informations détaillées
Collaboration d’équipe avec des boîtes de réception partagées
OpenPhone fonctionne mieux lorsque vous partagez des boîtes de réception avec votre équipe.Pourquoi partager des boîtes de réception ?
Visibilité : Voyez exactement quels membres de l’équipe communiquent avec les clients, assurant ainsi une coordination d’équipe efficace. Collaboration : Obtenez de l’aide des membres de l’équipe en temps réel sans avoir à basculer entre plusieurs applications pour résoudre les problèmes clients. Analyses : Vue d’ensemble claire des performances de l’équipe avec des métriques détaillées de gestion des appels et des messages.
Passer des appels et envoyer des messages
Passer des appels
- Cliquez sur l’icône d’appel dans les menus Appels ou Discussions
- Utilisez le raccourci clavier C et composez un numéro
Envoyer des messages
Vous devrez terminer votre inscription 10DLC ou votre inscription de numéro gratuit pour envoyer des messages.
- Cliquez sur l’icône de discussion dans les menus Appels ou Discussions
- Utilisez le raccourci clavier N pour commencer une nouvelle conversation
Naviguer dans vos communications
Vue des conversations
Votre menu Conversations affiche toutes les interactions avec chaque contact, y compris les messages, les appels, les enregistrements et les commentaires internes. Gestion du statut des conversations :- Ouvertes : Conversations en cours nécessitant votre attention
- Terminées : Conversations terminées prêtes pour l’archivage
- Non lues : Nouveaux messages nécessitant votre attention
- Sans réponse : Messages en attente de votre réponse
- Entreprise : Filtrer par entreprise ou organisation
- Étiquettes personnalisées : Filtrer par statut VIP ou autres propriétés personnalisées
Vue des appels
Votre menu Appels fournit une vue centralisée des données d’appel de votre espace de travail : Statut des appels en un coup d’œil :- Appels sans réponse
- Indicateurs de messagerie vocale
- Sens des appels : entrants ou sortants
- Activité d’appel des membres de l’équipe
- Enregistrements d’appels (si activés)
- Résumés et transcriptions d’appels par IA
- Options de filtrage par membre de l’équipe
Raccourcis clavier
Boostez votre productivité avec ces raccourcis clavier (web et desktop uniquement) :| Raccourci | Action |
|---|---|
| ↑ /↓ | Prévisualiser les conversations sans les marquer comme lues |
| Entrée | Répondre à la conversation sélectionnée |
| E | Marquer la conversation comme Terminée |
| U | Marquer la conversation comme Non lue |
| C | Passer un appel |
| N | Envoyer un nouveau message |
| ⌘ +/ (Mac) ou Ctrl +/ (PC) | Rechercher un contact spécifique |
| ⌘ +K (Mac) ou Ctrl +K (PC) | Accéder au menu des commandes |
| / | Accéder aux snippets, invitations et GIF dans le champ de message |
FAQ
Puis-je avoir plusieurs boîtes de réception pour différentes activités ?
Puis-je avoir plusieurs boîtes de réception pour différentes activités ?
Oui, chaque numéro de téléphone dispose de sa propre boîte de réception. Cela vous permet de séparer différentes activités, services ou types de clients tout en maintenant des conversations bien organisées.
Comment fonctionnent les boîtes de réception partagées avec les autorisations d'équipe ?
Comment fonctionnent les boîtes de réception partagées avec les autorisations d'équipe ?
Lorsque vous partagez une boîte de réception, tous les membres de l’équipe assignés peuvent consulter et participer aux conversations. Vous contrôlez l’accès au niveau du numéro de téléphone, les membres de l’équipe ne voient donc que les boîtes de réception qui leur sont attribuées.
Que deviennent les conversations lorsque je les marque comme Terminées ?
Que deviennent les conversations lorsque je les marque comme Terminées ?
Les conversations terminées sont archivées mais restent consultables dans la recherche. Vous pouvez toujours les remettre au statut Ouvert si un suivi est nécessaire. Cela permet de garder les conversations actives bien visibles tout en conservant l’historique.
Puis-je personnaliser le tri des conversations ?
Puis-je personnaliser le tri des conversations ?
Les conversations sont triées par activité la plus récente par défaut. Vous pouvez appliquer différents filtres (non lues, sans réponse, étiquettes) mais le tri chronologique garantit que vous ne ratez aucune communication importante.