Recherche dans la boîte de réception
Trouvez rapidement contacts et conversations grâce aux puissantes fonctionnalités de recherche de votre espace de travail OpenPhone
Aperçu
La fonction de recherche d’OpenPhone vous permet de localiser rapidement contacts, conversations et messages spécifiques dans votre espace de travail. Que vous cherchiez une conversation récente ou que vous tentiez de retrouver un contact vieux de plusieurs mois, nos outils de recherche performants vous garantissent un accès instantané aux informations dont vous avez besoin.Comprendre les fonctionnalités de recherche
La recherche OpenPhone fonctionne sur plusieurs types de données et emplacements : Contenu recherchable :- Noms de contacts et informations d’entreprise
- Numéros de téléphone et coordonnées
- Contenu des conversations et texte des messages
- Propriétés de contact personnalisées et étiquettes
- Historique d’appels et transcriptions de messagerie vocale
- Conversations du numéro de téléphone actuel
- Tous les contacts de l’espace de travail
- Conversations archivées avec le statut « Terminé »
- Activité et affectations des membres de l’équipe
Les résultats de recherche sont filtrés par le numéro de téléphone actuellement sélectionné, veillez donc à consulter la bonne boîte de réception pour obtenir des résultats exhaustifs.
Rechercher des contacts
Depuis l’application web ou de bureau
- Ouvrez l’application web OpenPhone
- Cliquez sur « Contacts » dans la barre latérale gauche
- Utilisez la barre de recherche en haut de la liste des contacts
- Saisissez le nom du contact, l’entreprise ou le numéro de téléphone
- Sélectionnez le contact souhaité dans les résultats
- Utilisez les icônes d’appel (📞) ou de message (💬) pour lancer la communication
Depuis l’application mobile
- Ouvrez l’application mobile OpenPhone
- Appuyez sur l’icône de recherche (🔍) dans le coin supérieur droit
- Saisissez le nom du contact, le numéro ou l’entreprise
- Sélectionnez le contact dans les résultats de recherche
- Choisissez d’appeler ou d’envoyer un message directement depuis le profil du contact
Recherche de conversations
Recherche dans une boîte de réception spécifique
Lors de la recherche dans la boîte de réception d’un numéro de téléphone spécifique :- Sélectionnez la bonne boîte de réception : Choisissez le numéro de téléphone où la conversation a eu lieu
- Utilisez la recherche de conversation : Recherchez les messages récents dans cette boîte de réception
- Vérifiez plusieurs statuts : Recherchez dans les filtres de conversation Ouvertes, Terminées et Non lues
- Élargissez la période : Certaines conversations peuvent être archivées avec le statut « Terminées »
Si vous ne trouvez pas une conversation dans la boîte de réception actuelle, vérifiez le filtre « Terminées » où sont stockées les conversations terminées.
Suivi des contacts entre plusieurs boîtes de réception
Pour les contacts qui communiquent via plusieurs numéros de téléphone : Ajoutez des notes de contact : Indiquez quel numéro OpenPhone vous utilisez pour communiquer avec des contacts spécifiques :
Techniques de recherche avancées
Opérateurs de recherche et filtres
Recherche de phrase exacte :- Utilisez des guillemets pour rechercher une phrase exacte
- Exemple : « mise à jour du projet » trouve uniquement les messages contenant cette phrase exacte
- Recherchez par champs de contact personnalisés et étiquettes
- Filtrez les résultats par entreprise, rôle ou propriétés personnalisées
- Combinez plusieurs critères de recherche pour des résultats précis
- Utilisez les filtres de conversation pour affiner par période
- Combinez avec des termes de recherche pour des résultats spécifiques à une période
- Accédez aux conversations historiques via le filtre « Terminé »
Bonnes pratiques de recherche
Optimiser le succès de la recherche :- Soyez précis : Utilisez des noms uniques ou des phrases distinctives
- Essayez des variantes : Recherchez différentes orthographes ou formats
- Utilisez les informations de contact : Recherchez par numéros de téléphone si les noms ne donnent rien
- Vérifiez toutes les boîtes de réception : Assurez-vous de rechercher dans le bon numéro de téléphone
- Incluez les archives : N’oubliez pas de vérifier les conversations « Terminées »
- Complétez les profils de contact : Ajoutez les noms d’entreprise et les détails pertinents
- Utilisez une nomenclature cohérente : Standardisez la façon dont vous enregistrez les noms de contact
- Ajoutez des notes descriptives : Incluez le contexte qui facilite les recherches futures
- Étiquetez de manière appropriée : Utilisez des propriétés personnalisées pour la catégorisation
Résolution des problèmes de recherche
Problèmes de recherche courants
Impossible de trouver les conversations récentes :- Vérifiez que vous êtes dans la bonne boîte de réception du numéro de téléphone
- Vérifiez si la conversation est marquée comme « Terminée »
- Assurez-vous d’avoir accès à ce numéro de téléphone
- Essayez de rechercher par numéro de téléphone du contact plutôt que par nom
- Confirmez que le contact est enregistré dans votre espace de travail
- Vérifiez les fautes de frappe dans le nom du contact ou le terme de recherche
- Essayez de rechercher par numéro de téléphone ou nom d’entreprise
- Vérifiez que le contact n’est pas supprimé ou archivé
- Élargissez la recherche pour inclure les conversations « Terminées »
- Essayez des termes de recherche plus larges ou des correspondances partielles
- Vérifiez si les propriétés du contact contiennent des informations consultables
- Vérifiez si le contact a communiqué via un autre numéro de téléphone
Stratégies d’optimisation de la recherche
Gestion proactive des contacts :- Nettoyage régulier : Supprimez les contacts en double ou obsolètes
- Formatage cohérent : Utilisez des conventions de nommage standardisées
- Profils enrichis : Ajoutez l’entreprise, le poste et les détails pertinents
- Étiquetage stratégique : Utilisez des propriétés personnalisées pour faciliter le filtrage
- Conventions de nommage partagées : Établissez des standards d’équipe pour les noms de contacts
- Responsabilité des contacts : Assignez des gestionnaires de contacts principaux pour les comptes complexes
- Documentation de recherche : Partagez des conseils pour trouver des types de contacts spécifiques
- Formation continue : Tenez l’équipe informée des fonctionnalités de recherche et des bonnes pratiques
Intégration du flux de travail de recherche
Habitudes de recherche quotidiennes
Routine matinale :- Rechercher les contacts prioritaires nécessitant un suivi
- Examiner les conversations récentes avec les clients clés
- Identifier les nouveaux contacts nécessitant la finalisation de leur profil
- Recherche rapide de contact avant les appels importants
- Consulter l’historique des conversations pour le contexte avant de répondre
- Trouver les membres d’équipe pertinents pour la collaboration
- Rechercher les conversations incomplètes nécessitant un suivi
- Mettre à jour les informations de contact en fonction des interactions récentes
- Étiqueter les conversations pour faciliter leur récupération ultérieure
Collaboration d’équipe
Stratégies de recherche partagées :- Documenter les termes de recherche courants pour les clients importants
- Partager les conventions de propriétés de contact au sein de l’équipe
- Créer des références consultables pour les structures de compte complexes
- Maintenir des profils de contact à jour pour l’accessibilité de l’équipe
FAQ
Pourquoi ne puis-je pas trouver une conversation dont je sais qu'elle existe ?
Pourquoi ne puis-je pas trouver une conversation dont je sais qu'elle existe ?
La raison la plus courante est que vous recherchez dans la mauvaise boîte de réception. Les conversations sont liées à des numéros de téléphone spécifiques, alors assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne boîte de réception. Vérifiez également le filtre « Terminées », car les conversations terminées y sont archivées mais restent consultables.
Puis-je rechercher le contenu des messages dans les conversations ?
Puis-je rechercher le contenu des messages dans les conversations ?
Actuellement, la recherche OpenPhone se concentre sur les noms de contacts, les numéros de téléphone et les propriétés de contact plutôt que sur le contenu complet des messages. Pour trouver des messages spécifiques, accédez à la conversation et utilisez la fonction de recherche de votre navigateur (Ctrl+F ou Cmd+F).
Comment rechercher dans tous les numéros de téléphone à la fois ?
Comment rechercher dans tous les numéros de téléphone à la fois ?
La recherche de contacts fonctionne dans tout votre espace de travail quel que soit le numéro de téléphone, mais la recherche de conversations est spécifique à chaque boîte de réception. Pour trouver des conversations sur plusieurs numéros, vous devrez effectuer une recherche dans chaque boîte de réception individuellement.
Quelles informations sont incluses dans la recherche de contacts ?
Quelles informations sont incluses dans la recherche de contacts ?
La recherche de contacts inclut les noms, les noms d’entreprise, les numéros de téléphone et les propriétés de contact personnalisées que vous avez ajoutées. Elle recherche également dans les notes et les étiquettes associées aux contacts, ce qui rend les profils de contact complets importants pour le succès de la recherche.
Puis-je enregistrer les recherches fréquemment utilisées ?
Puis-je enregistrer les recherches fréquemment utilisées ?
Bien qu’il n’y ait pas de fonction de recherche enregistrée, vous pouvez utiliser des propriétés de contact personnalisées et des étiquettes pour créer des catégories consultables. Cela vous permet de filtrer les contacts selon des critères spécifiques rapidement et de manière répétée.
Comment trouver des contacts sans historique de conversation ?
Comment trouver des contacts sans historique de conversation ?
Utilisez la section Contacts plutôt que de rechercher dans les boîtes de réception de conversation. Cela affiche tous les contacts enregistrés, qu’ils aient ou non des conversations actives, vous permettant de trouver des contacts que vous avez enregistrés mais avec lesquels vous n’avez pas communiqué récemment.
Que se passe-t-il avec les résultats de recherche quand les membres de l'équipe partent ?
Que se passe-t-il avec les résultats de recherche quand les membres de l'équipe partent ?
Les contacts et conversations restent consultables même après le départ des membres de l’équipe. Cependant, les informations de propriété ou d’attribution des contacts peuvent changer, il est donc utile de mettre à jour les fiches de contact lorsque des changements d’équipe se produisent.
Puis-je rechercher par plages de dates ou d'heures ?
Puis-je rechercher par plages de dates ou d'heures ?
Bien qu’il n’y ait pas de fonction de recherche par date spécifique, vous pouvez utiliser les filtres de conversation (Ouvertes, Terminées, Non lues) combinés avec la recherche de contacts pour affiner les résultats. Pour des recherches plus spécifiques basées sur les dates, naviguez manuellement vers l’historique de conversation pertinent.