Statut de conversation
Suivez et gérez les états de conversation pour organiser vos communications et assurer un suivi dans les délais
Aperçu
La gestion du statut des conversations constitue le fondement d’une organisation efficace de la boîte de réception dans OpenPhone. En comprenant et en utilisant stratégiquement les trois états de conversation - Ouvert, Non lu et Terminé - vous pouvez garder une vision claire de ce qui nécessite votre attention, de ce qui a été traité et de ce qui demande un suivi.Pour des workflows détaillés de gestion des conversations et des stratégies avancées, consultez le guide des Conversations.
Les trois états de conversation
Conversations ouvertes
L’état actif par défaut pour les communications en cours- Automatiquement attribué à tous les nouveaux messages et appels entrants
- Indique les conversations qui peuvent nécessiter une attention ou un suivi
- Visible dans votre boîte de réception principale sans filtrage supplémentaire
- Reste ouvert jusqu’à ce qu’il soit manuellement changé en non lu ou terminé
- Discussions clients actives en cours
- Communications de projet en cours
- Conversations que vous suivez mais qui ne nécessitent pas d’action immédiate
Conversations non lues
Système de rappel personnel et d’équipe- Crée des indicateurs de notification visibles sur tous les appareils
- Alerte les membres de l’équipe des messages nécessitant une attention
- Fonctionne comme un système de gestion des tâches pour les communications
- Se synchronise entre tous les membres de l’équipe en temps réel
- Rappels personnels : Marquez les conversations auxquelles vous devez répondre plus tard
- Coordination d’équipe : Alertez les collègues des messages entrants importants
- Signalement de priorité : Mettez en évidence les conversations urgentes pour une attention immédiate
- Gestion des transferts : Signalez lors du transfert de conversations entre membres de l’équipe
Conversations terminées
Système d’archivage pour les interactions terminées- Déplace les conversations hors de la vue principale de la boîte de réception tout en préservant l’historique
- Accessible via le filtre « Terminé » pour référence et révision de suivi
- Parfait pour maintenir une « boîte de réception zéro » sans perdre l’historique des conversations
- Les conversations peuvent être rouvertes si un suivi devient nécessaire
- Problèmes de support client résolus
- Communications de projet terminées
- Échanges informationnels ponctuels (codes de vérification, confirmations)
- Messages promotionnels ou marketing qui ne nécessitent pas de réponse
Gestion rapide des statuts
Raccourcis clavier (Web/Bureau)
- E - Marquer la conversation comme terminée
- U - Marquer la conversation comme non lue
- O - Marquer la conversation comme ouverte
- ↑/↓ - Naviguer entre les conversations
Gestes mobiles
- Glisser vers la gauche → Marquer comme terminée
- Glisser vers la droite → Marquer comme non lue
- Toucher la conversation → Marquer comme lue (si non lue)
Indicateurs de statut
- Point bleu → Messages non lus nécessitant votre attention
- Aucun indicateur → Conversation ouverte (lue mais active)
- Masquée de la vue principale → Conversation terminée (consulter le filtre Terminées)
Principes du flux de travail des statuts
Cycle de productivité quotidien
- Matin : Commencer avec le filtre non lu pour voir les messages de la nuit
- Tout au long de la journée : Garder les conversations importantes ouvertes, marquer les éléments de routine comme terminés
- Fin de journée : Examiner les conversations ouvertes, marquer les éléments terminés comme traités
- Hebdomadaire : Vérifier les conversations terminées pour identifier toute opportunité de suivi manquée
Coordination d’équipe
Modèle de responsabilité partagée :- Le statut non lu signale un besoin d’attention de l’équipe
- Le statut ouvert indique un suivi continu de l’équipe
- Le statut terminé confirme l’achèvement à toute l’équipe
- Établir des conventions d’équipe pour déterminer quand marquer les conversations comme terminées
- Utiliser le statut non lu de manière stratégique plutôt que par défaut pour tous les suivis
- Communiquer clairement les passations lors du changement de responsable de conversation
Intégration avec le filtrage
Les statuts de conversation s’intègrent parfaitement au système de filtrage d’OpenPhone :- Filtrer par statut pour se concentrer sur des types de conversation spécifiques
- Combiner avec d’autres filtres (membre d’équipe, entreprise, propriétés personnalisées)
- Créer des flux de travail ciblés en utilisant des combinaisons statut + filtre
- Suivre les performances de l’équipe en surveillant l’évolution des statuts dans le temps
La gestion des statuts devient plus puissante lorsqu’elle est combinée au filtrage de la boîte de réception et aux fonctionnalités de recherche.
Scénarios de statut courants
Flux de travail du support client
- Ouvert : Dossiers de support actifs en cours de traitement
- Non lu : Nouveaux incidents nécessitant une assignation d’équipe
- Terminé : Dossiers résolus avec des clients satisfaits
Communications commerciales
- Ouvert : Conversations actives avec les prospects
- Non lu : Nouveaux leads nécessitant un suivi
- Terminé : Ventes conclues ou prospects disqualifiés
Coordination interne
- Ouvert : Discussions de projet en cours
- Non lu : Actions à traiter nécessitant l’attention d’un membre d’équipe spécifique
- Terminé : Tâches accomplies et discussions résolues
FAQ
Quelle est la différence entre les conversations lues et ouvertes ?
Quelle est la différence entre les conversations lues et ouvertes ?
Lorsque vous consultez une conversation non lue, elle devient automatiquement « lue » mais reste « ouverte ». Le statut « ouverte » est l’état actif par défaut, tandis que « non lue » concerne spécifiquement les messages qu’aucun membre de l’équipe n’a encore vus. Vous pouvez marquer manuellement les conversations lues comme non lues pour vous créer des rappels de suivi.
Les changements de statut se synchronisent-ils au sein de mon équipe ?
Les changements de statut se synchronisent-ils au sein de mon équipe ?
Oui, les changements de statut des conversations sont partagés avec toute votre équipe en temps réel. Lorsqu’un membre de l’équipe marque une conversation comme terminée, non lue ou ouverte, la mise à jour s’applique immédiatement pour tous. Cela évite les doublons et garantit un suivi cohérent des conversations.
Puis-je annuler les changements de statut ?
Puis-je annuler les changements de statut ?
Tout à fait. Les statuts des conversations sont flexibles et réversibles. Si vous marquez une conversation comme terminée par erreur, il vous suffit de la retrouver dans le filtre « Terminées » et de la marquer à nouveau comme ouverte ou non lue. Les changements de statut sont instantanés et peuvent être modifiés autant de fois que nécessaire.
Combien de temps les conversations terminées restent-elles accessibles ?
Combien de temps les conversations terminées restent-elles accessibles ?
Les conversations terminées restent accessibles indéfiniment via le filtre « Terminées ». Il n’y a pas de suppression automatique, vous pouvez donc toujours consulter les échanges passés, rouvrir des conversations si besoin, ou parcourir l’historique pour avoir du contexte.