Filtres de boîte de réception

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Aperçu

Le filtrage de la boîte de réception dans OpenPhone transforme votre gestion des communications en vous permettant de vous concentrer sur des types de conversations, statuts et critères spécifiques. Que vous souhaitiez voir uniquement les messages non lus, filtrer par membre d’équipe ou organiser selon des propriétés de contact personnalisées, ces outils de filtrage performants vous aident à maintenir un flux de travail organisé et efficace.

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Comprendre les concepts de filtrage

OpenPhone propose plusieurs approches de filtrage pour vous aider à organiser et hiérarchiser vos communications : Filtres de statut de conversation :

• Ouvertes : Conversations actives nécessitant votre attention
• Terminées : Conversations finalisées et archivées de la vue principale
• Non lues : Messages pas encore consultés par aucun membre de l’équipe

Options de filtrage avancées :

• Sans réponse : Conversations nécessitant un suivi de l’équipe
• Entreprise : Filtrer par informations d’entreprise du contact
• Propriétés personnalisées : Utiliser les étiquettes de contact et les champs personnalisés
• Membre de l’équipe : Afficher les conversations par personne assignée

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Gestion de base du statut des conversations

Comprendre quand et comment utiliser chaque statut permet de maintenir l’organisation de votre boîte de réception : Marquer comme terminé :

• À utiliser lorsque les conversations sont terminées et résolues
• Idéal pour les codes de vérification, confirmations et communications ponctuelles
• Retire les conversations de la vue principale tout en conservant l’historique

Marquer comme non lu :

• Crée des notifications actives pour les rappels de suivi
• Utile lorsque vous devez répondre mais n’êtes pas immédiatement disponible
• Aide à coordonner les responsabilités d’équipe pour les conversations partagées

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Flux de travail des statuts sur web et ordinateur

1. Sélectionnez une conversation dans votre boîte de réception
2. Choisissez l’action de statut :
   • Cliquez sur l’icône enveloppe pour marquer comme non lu
   • Cliquez sur l’icône coche (✓) pour marquer comme terminé
3. Appliquez des filtres pour afficher des types de conversations spécifiques

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Flux de travail des statuts sur mobile

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Fonctionnalités de filtrage avancé

Filtres d’état de conversation :

• Non lus : Aucun membre de l’équipe n’a consulté les nouveaux messages ou appels manqués
• Sans réponse : Aucune réponse de l’équipe aux messages ou appels entrants, conversation non marquée comme terminée
• Entreprise : Filtrer par nom d’entreprise associé aux contacts
• Propriétés à sélection multiple : Étiquettes de contact personnalisées pour la catégorisation (ex. : clients VIP)

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Configuration des filtres avancés

Depuis l’application web ou de bureau :

1. Cliquez sur le bouton Filtrer dans votre boîte de réception
2. Sélectionnez le type de filtre parmi les options disponibles :
   • Non lus ou Sans réponse pour les conversations prioritaires
   • Entreprise pour le filtrage par organisation
   • Propriétés personnalisées pour les contacts étiquetés
3. Configurez les critères si vous filtrez par propriétés de contact
4. Ajoutez plusieurs filtres en utilisant l’icône + pour un filtrage complexe

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Gestion de plusieurs filtres

Ajout de filtres :

• Cliquez sur l’icône + pour ajouter des critères de filtre supplémentaires
• Combinez différents types de filtres pour des résultats précis
• Créez des règles de filtrage complexes pour des workflows spécifiques

Modification des filtres :

• Cliquez sur est entre le nom du filtre et la valeur pour ajuster les critères
• Modifiez les paramètres du filtre sans supprimer l’intégralité du filtre

Suppression des filtres :

• Cliquez sur le x à côté du nom du filtre pour supprimer des filtres individuels
• Effacez tous les filtres pour revenir à la vue complète de la boîte de réception

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Flux de travail de filtrage mobile

Disponible sur l’application iOS :

1. Appuyez sur l’icône de filtre dans n’importe quelle boîte de réception d’espace de travail
2. Sélectionnez les critères de filtre :
   • Conversations non lues nécessitant votre attention
   • Conversations sans réponse nécessitant un suivi
   • Propriétés de contact pour une organisation personnalisée

Paramétrage des filtres de propriétés de contact :

1. Choisissez le type de propriété parmi les champs personnalisés disponibles
2. Sélectionnez des critères spécifiques en appuyant sur les valeurs
3. Enregistrez la configuration pour appliquer le filtre

Gestion des filtres iOS :

• Modifiez les filtres existants en appuyant sur l’icône de filtre et en ajustant les critères
• Ajoutez plusieurs filtres en sélectionnant des options supplémentaires avant d’enregistrer
• Supprimez tous les filtres en utilisant l’option « Tout effacer » pour réinitialiser la vue

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Gestion de plusieurs numéros de téléphone

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Filtrage spécifique par numéro de téléphone

Chaque numéro de téléphone de votre espace de travail dispose d’un filtrage de conversations distinct : Utilisateurs avec un seul numéro :

• Appliquez les filtres de statut de conversation standard (Ouvert, Terminé, Non lu)
• Utilisez les filtres avancés pour les propriétés de contact et la gestion d’équipe
• Concentrez-vous sur l’optimisation du flux de travail dans une seule boîte de réception

Utilisateurs avec plusieurs numéros :

• Filtrage distinct par boîte de réception : Chaque numéro de téléphone dispose de paramètres de filtre indépendants
• Organisation cohérente : Appliquez des stratégies de filtrage similaires pour tous les numéros
• Changement de contexte : Passez facilement d’un numéro à l’autre tout en conservant vos préférences de filtre

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Passer d’un numéro de téléphone à l’autre

Depuis le web et le bureau :

1. Consultez les numéros disponibles sous « Boîtes de réception » dans la barre latérale gauche
2. Cliquez sur un numéro spécifique pour changer le contexte de la boîte de réception
3. Appliquez les filtres appropriés pour les conversations de ce numéro

Depuis l’application mobile :

1. Appuyez sur l’image du compte dans le coin supérieur gauche
2. Sélectionnez le numéro souhaité sous « Vos numéros »
3. Appliquez les filtres spécifiques aux conversations de ce numéro

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Stratégies de flux de travail avec filtres

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Flux de travail de productivité quotidienne

Routine matinale :

1. Commencer avec le filtre Non lus pour voir les nouveaux messages nécessitant une attention
2. Passer au filtre Sans réponse pour les priorités de suivi
3. Examiner les conversations Terminées pour identifier toute opportunité manquée
4. Appliquer les filtres par membre d’équipe pour coordonner la couverture

Organisation continue :

• Marquer les conversations comme terminées immédiatement après finalisation
• Utiliser le statut non lu de manière stratégique pour les vrais suivis
• Appliquer les filtres de propriétés personnalisées pour la catégorisation des clients
• Révision régulière des filtres pour maintenir des états de conversation précis

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Stratégies de collaboration d’équipe

Standards de filtrage partagés :

• Utilisation cohérente des statuts : Établir des conventions d’équipe pour marquer les conversations
• Standardisation des propriétés : Utiliser des propriétés de contact personnalisées uniformes
• Documentation des filtres : Partager les combinaisons de filtres efficaces au sein de l’équipe
• Coordination régulière : Réviser l’utilisation des filtres lors des réunions d’équipe

Optimisation de la couverture :

• Surveillance des sans réponse : Vérifier régulièrement les conversations nécessitant l’attention de l’équipe
• Filtres par membre d’équipe : Surveiller les charges de travail individuelles et les schémas de réponse
• Flux d’escalade : Utiliser les filtres pour identifier les conversations nécessitant l’attention de la direction
• Suivi des performances : Analyser les schémas de filtres pour améliorer les flux de travail

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Résolution des problèmes de filtrage

Les filtres n’affichent pas les résultats attendus :

1. Vérifiez la sélection du numéro de téléphone : Assurez-vous de consulter la bonne boîte de réception
2. Vérifiez les critères de filtrage : Confirmez que les paramètres de filtre correspondent à vos attentes
3. Examinez l’état des conversations : Les conversations peuvent avoir un statut différent de celui attendu
4. Tenez compte de la période : Certaines conversations peuvent être plus anciennes que prévu

Conversations manquantes dans la vue filtrée :

1. Élargissez les critères de filtrage : Essayez des combinaisons de filtres plus larges ou différentes
2. Vérifiez les conversations Terminées : Les conversations terminées peuvent être archivées
3. Vérifiez les propriétés des contacts : Assurez-vous que les contacts disposent des étiquettes ou propriétés nécessaires
4. Examinez les autorisations d’équipe : Confirmez l’accès aux conversations concernées

Maintenir un filtrage efficace :

• Révision régulière des filtres : Évaluez et mettez à jour périodiquement les stratégies de filtrage
• Maintenance des propriétés de contact : Maintenez les propriétés personnalisées à jour et pertinentes
• Formation d’équipe : Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent les conventions de filtrage
• Documentation des processus : Documentez les combinaisons de filtres efficaces pour une utilisation cohérente

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FAQ