Membres et rôles de l'équipe

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Aperçu

Les membres d’équipe et les rôles vous permettent de collaborer efficacement tout en préservant la sécurité. Contrôlez qui peut accéder à votre espace de travail, ce que chacun peut faire, et la façon dont ils collaborent grâce à des rôles et autorisations personnalisables.

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Comprendre les rôles et autorisations

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Trois rôles d’espace de travail

OpenPhone propose trois rôles par défaut, chacun conçu pour différentes responsabilités d’équipe : Rôle propriétaire

• Contrôle administratif complet sur l’espace de travail
• Peut gérer la facturation et les paramètres d’abonnement
• Attribuer ou modifier les rôles de tout membre de l’équipe
• Ajouter ou supprimer d’autres propriétaires
• Accès complet à toutes les fonctionnalités

Rôle administrateur

• Gérer les membres de l’équipe et les numéros de téléphone
• Configurer les fonctionnalités de l’espace de travail et les intégrations
• Ne peut pas ajouter/supprimer des propriétaires
• Ne peut pas accéder aux informations de facturation
• Sinon accès administratif complet

Rôle membre

• Utiliser les numéros de téléphone attribués pour les appels et les SMS
• Gérer les contacts et les paramètres personnels
• Collaborer sur les boîtes de réception partagées
• Accès administratif limité
• Ne peut pas modifier les paramètres de l’espace de travail

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Répartition détaillée des autorisations

Autorisation	Propriétaire	Admin	Membre
Envoyer des SMS, passer des appels, envoyer des messages aux coéquipiers	✓	✓	✓
Gérer les contacts	✓	✓	✓
Importer en masse les contacts (Google/CSV)	✓	✓	✓
Inviter des membres d’équipe	✓	✓	✓
Supprimer des membres d’équipe	✓	✓
Mettre à jour les rôles des membres	✓	✓
Gérer la facturation	✓	✓
Mettre à jour les paramètres des numéros de téléphone	✓	✓
Ajouter de nouveaux numéros de téléphone	✓	✓
Créer des groupes d’espace de travail	✓	✓
Configurer les intégrations	✓	✓
Soumettre/gérer les demandes de portabilité	✓	✓
Ajouter/supprimer d’autres propriétaires	✓

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Propriété des numéros de téléphone

Au-delà des rôles d’espace de travail, les numéros de téléphone individuels peuvent avoir des propriétaires :

• Les propriétaires de numéros contrôlent qui peut accéder à ce numéro spécifique
• Seuls les propriétaires de numéros, les propriétaires d’espace de travail ou les administrateurs peuvent mettre à jour les paramètres des numéros
• Les paramètres incluent : nom de la boîte de réception, identification de l’appelant, heures d’ouverture, flux d’appels

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Ajouter des membres à l’équipe

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Méthode 1 : Invitation directe

1. Accédez à Paramètres → Membres
2. Cliquez sur Inviter votre équipe ou Inviter un membre
3. Saisissez les adresses e-mail (séparées par des virgules pour plusieurs adresses)
4. Choisissez l’attribution téléphonique initiale :
   • Attribuer un nouveau numéro : Ils choisiront lors de l’intégration
   • Partager un numéro existant : Donner accès aux numéros actuels
5. Sélectionnez leur rôle (Propriétaire, Administrateur ou Membre)
6. Cliquez sur Envoyer les invitations

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Méthode 2 : Revendiquer votre domaine

Simplifiez l’intégration en revendiquant le domaine e-mail de votre entreprise :

1. Rendez-vous dans Paramètres → Membres
2. Cliquez sur Revendiquer votre domaine
3. Saisissez une adresse e-mail avec le domaine de votre entreprise
4. Vérifiez la propriété du domaine

Une fois revendiqué :

• Toute personne disposant d’un e-mail de votre entreprise peut rejoindre automatiquement l’équipe
• Elle s’inscrit normalement et voit « Rejoindre l’espace de travail existant »
• Aucune invitation n’est nécessaire
• Le rôle par défaut est Membre (modifiable ultérieurement)

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Le processus d’invitation

Ce que reçoivent les invités

1. Invitation par e-mail avec les détails de l’espace de travail
2. Lien Accepter l’invitation
3. Intégration guidée :
   • Création de compte
   • Sélection du numéro de téléphone
   • Instructions de téléchargement de l’application
4. Accès immédiat aux ressources attribuées

Ce qui se passe ensuite Les nouveaux membres peuvent :

• Commencer à appeler et envoyer des messages immédiatement
• Accéder aux numéros de téléphone partagés
• Consulter l’historique des conversations
• Collaborer avec leurs collègues

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Gestion des membres existants

Afficher la liste de l’équipe

1. Accédez à Paramètres → Membres
2. Consultez tous les membres avec :
   • Nom et e-mail
   • Rôle actuel
   • Numéros de téléphone attribués
   • Statut de dernière activité

Modifier les permissions des membres Pour modifier le rôle d’un membre existant :

1. Cliquez sur les trois points (…) à côté de son nom
2. Sélectionnez Modifier le rôle
3. Choisissez le nouveau rôle
4. Confirmez la modification

Supprimer des membres de l’équipe Lorsque quelqu’un quitte votre organisation :

1. Accédez à Paramètres → Membres
2. Cliquez sur les trois points (…) à côté de son nom
3. Sélectionnez Supprimer l’utilisateur de l’espace de travail
4. Réattribuez ses numéros de téléphone si nécessaire
5. Confirmez la suppression

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Gestion des numéros de téléphone

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Attribution des numéros aux membres

Donnez aux membres de l’équipe l’accès aux numéros de téléphone :

1. Lors du processus d’invitation
2. Depuis les paramètres du numéro de téléphone
3. Via la page de gestion des membres

Options d’attribution :

• Accès exclusif : Seul ce membre peut l’utiliser
• Accès partagé : Plusieurs membres collaborent
• Lecture seule : Consulter l’activité sans pouvoir appeler/envoyer de SMS

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Gestion des numéros partagés

Pour les numéros utilisés par plusieurs membres de l’équipe :

• Définir l’ordre de sonnerie pour les appels entrants
• Configurer les notifications individuelles
• Suivre l’activité avec attribution des conversations
• Maintenir une vue de boîte de réception unifiée

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Impact sur la facturation

Ajout de membres

• Frais au prorata appliqués immédiatement
• Facturation pour le reste de la période en cours
• Chaque membre nécessite un abonnement
• Premier numéro inclus, numéros supplémentaires 5 $/mois

Suppression de membres

• Crédits au prorata appliqués au compte
• Crédits utilisés pour les frais futurs
• Ne peuvent pas être remboursés ou transférés
• Expirent si l’abonnement est annulé

Structure tarifaire

• Starter : 15 $/utilisateur/mois (annuel)
• Business : 23 $/utilisateur/mois (annuel)
• Scale : 35 $/utilisateur/mois (annuel)
• Chacun inclut un numéro
• Aucune limite sur la taille de l’équipe

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Fonctionnalités de collaboration

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Pour les numéros partagés

• Voir qui gère les conversations
• Laisser des commentaires internes
• Transférer les conversations entre membres
• Définir les créneaux de disponibilité de l’équipe

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Outils de communication

• Envoyer des messages directs aux coéquipiers
• Mentionner des collègues dans les fils de discussion
• Partager les informations de contact
• Collaborer sur les demandes clients

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Fonctionnalités de visibilité

• Suivi d’activité par membre
• Analyses des appels et SMS
• Indicateurs de performance
• Répartition de la charge de travail

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Sécurisez votre compte

Contrôle d’accès

• Appliquez le principe du moindre privilège, c’est-à-dire que les utilisateurs ne doivent avoir accès qu’aux ressources dont ils ont réellement besoin au quotidien
• Effectuez régulièrement un audit des accès des membres pour vous assurer que personne n’a d’autorisation inappropriée
• Supprimez rapidement les membres inactifs pour éviter les oublis (les audits réguliers sont également utiles à cet égard)
• Documentez les attributions de rôles dans un endroit accessible à vous et aux autres parties prenantes

Pour les opérations sensibles

• Limitez le nombre de comptes propriétaires au strict minimum
• Restreignez l’accès administrateur à une ou deux personnes maximum
• Utilisez les numéros partagés avec prudence
• Surveillez les modifications de permissions pour vous assurer qu’aucun changement n’est effectué à votre insu

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Dépannage

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Problèmes d’invitation

Le membre n’a pas reçu l’invitation

• Vérifiez les dossiers spam/courriers indésirables
• Vérifiez l’adresse e-mail
• Renvoyez l’invitation
• Essayez une adresse e-mail alternative

Impossible de rejoindre l’espace de travail

• Assurez-vous d’utiliser l’e-mail d’invitation
• Vérifiez si le domaine est réclamé
• Vérifiez que l’espace de travail est toujours actif
• Contactez l’administrateur de l’espace de travail

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Problèmes d’autorisations

Le membre ne peut pas accéder aux fonctionnalités

• Vérifiez que le bon rôle est attribué
• Vérifiez les autorisations du numéro de téléphone
• Actualisez l’application/le navigateur
• Examinez les paramètres de l’espace de travail

Niveaux d’accès inattendus

• Auditez les autorisations actuelles
• Vérifiez les modifications récentes
• Vérifiez la propriété du numéro
• Contactez le support si nécessaire

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FAQ