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Aperçu

Les réponses automatiques envoient automatiquement des messages texte pour tenir les clients informés lorsque vous ne pouvez pas répondre immédiatement. Qu’il s’agisse de répondre aux appels manqués pendant les heures d’ouverture ou de définir les attentes pour les contacts en dehors des heures d’ouverture, les réponses automatiques permettent de maintenir une communication professionnelle et la satisfaction client.
La configuration des réponses automatiques est actuellement disponible uniquement sur les applications web et de bureau. La configuration sur l’application mobile n’est pas encore prise en charge.

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Configuration des réponses automatiques

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Accès aux paramètres de réponse automatique

  1. Cliquez sur « Paramètres » ⚙️ dans le menu de gauche
  2. Sélectionnez « Numéros de téléphone » sous les paramètres de l’espace de travail
  3. Choisissez le numéro de téléphone spécifique que vous souhaitez configurer
  4. Faites défiler jusqu’à la section Réponses automatiques
Configuration des réponses automatiques dans les paramètres OpenPhone

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Configuration des déclencheurs de réponse automatique

Réponses automatiques pendant les heures d’ouverture :
  • Appels manqués : Répondre lorsque les appels restent sans réponse
  • Nouveaux messages vocaux : Envoyer des messages lorsqu’un message vocal est déposé
  • Messages texte entrants : Accuser réception des messages clients
Réponses automatiques en dehors des heures d’ouverture :
  • Appels manqués hors horaires : Informer les appelants des heures d’ouverture
  • Messages vocaux hors horaires : Définir les attentes concernant les délais de réponse
  • Messages texte hors horaires : Fournir des moyens de contact alternatifs

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Disponibilité des plateformes

Plateformes de configuration :
  • Application web : Configuration et gestion complètes des réponses automatiques
  • Application de bureau : Fonctionnalités complètes de configuration et d’édition
Limitation :
  • Applications mobiles (iOS/Android) : Paramètres de réponse automatique non disponibles - utilisez l’application web ou de bureau pour la configuration

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Gestion des réponses automatiques

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Modification des réponses automatiques actives

Modification des messages :
  1. Accédez à Paramètres → Numéros de téléphone
  2. Sélectionnez le numéro de téléphone avec des réponses automatiques actives
  3. Cliquez sur la réponse automatique que vous souhaitez modifier
  4. Modifiez le contenu du message et enregistrez les modifications
Indicateurs visuels :
  • Statut vert : Indique des réponses automatiques actives
  • Aperçu du message : Affiche le contenu actuel de la réponse automatique
  • Conditions de déclenchement : Indique quand les réponses automatiques s’activent

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Désactivation des réponses automatiques

  1. Accédez aux Paramètres → Numéros de téléphone
  2. Sélectionnez le numéro avec les réponses automatiques à désactiver
  3. Cliquez sur la réponse automatique active (affichée en vert)
  4. Cliquez sur « Supprimer » pour désactiver immédiatement
Interface de suppression des réponses automatiques
La suppression d’une réponse automatique l’arrête immédiatement. Vous devrez la recréer si vous souhaitez réactiver les réponses automatiques.

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Comportement de réponse automatique et mesures de sécurité

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Gestion intelligente de la fréquence

Délai d’attente de 3 heures :
  • Les réponses automatiques ne sont envoyées qu’une fois toutes les 3 heures par contact
  • Plusieurs appels manqués en l’espace de 3 heures ne déclenchent qu’une seule réponse automatique
  • Évite d’importuner les clients avec des messages automatisés répétés
Prise en compte du contexte conversationnel :
  • Aucune réponse automatique n’est envoyée si vous avez récemment appelé ou envoyé un message au contact
  • Évite les réponses automatisées pendant les conversations en cours
  • Préserve la fluidité naturelle de la communication
Pour vous inspirer et voir des exemples, consultez notre guide présentant 20 exemples de messages de réponse automatique pour différents contextes professionnels.

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FAQ